Les PDF sont des formats de fichiers très populaires et pratiques pour partager des documents numériques. Ils permettent de conserver la mise en forme, les polices, les images et les liens du document original, quel que soit le logiciel ou le système d’exploitation utilisé pour le lire. Mais les PDF ont aussi un inconvénient majeur : ils sont souvent difficiles à modifier ou à remplir.
C’est pourquoi il peut être utile de convertir vos PDF en formulaires à compléter, c’est-à-dire des documents interactifs qui permettent aux utilisateurs de saisir des informations directement dans les champs prévus à cet effet.
Qu’est-ce qu’un formulaire PDF à compléter et pourquoi l’adopter ?
Un formulaire PDF à compléter est un document interactif utilisé pour recueillir des informations. On le crée en ajoutant au document des champs de signature, des cases à cocher, des espaces de texte à remplir ou encore des options à sélectionner sous forme de menu déroulant.
Le formulaire PDF à compléter est très pratique dans bien des cas, comme :
- Les bons de commande
- Les notes de frais
- Les formulaires de location
- Les fiches horaires des sous-traitants
- Les reçus
- Les enquêtes et études
- Les factures
En convertissant vos PDF en formulaires à compléter, vous pouvez :
- Faciliter la collecte et le traitement des données : vous n’avez plus besoin d’imprimer, de scanner ou de renvoyer les documents par courrier ou par e-mail. Vous pouvez recevoir les réponses directement sur votre ordinateur ou votre smartphone, et les exporter facilement vers d’autres logiciels.
- Améliorer l’expérience utilisateur : vous offrez à vos clients, partenaires ou employés un moyen simple et rapide de remplir vos formulaires. Vous évitez les erreurs de saisie, les ratures ou les documents illisibles. Vous augmentez ainsi le taux de réponse et la satisfaction de vos interlocuteurs.
- Optimiser votre image de marque : vous montrez que vous êtes à la pointe de la technologie et que vous vous souciez de l’écologie. Vous réduisez votre consommation de papier et votre empreinte carbone. Vous renforcez votre crédibilité et votre professionnalisme.
Voici un tutoriel en vidéo pour créer un formulaire PDF interactif
Comment convertir vos PDF en formulaires à compléter ?
Pour convertir vos PDF en formulaires à compléter, vous avez plusieurs options possibles :
- Utiliser un logiciel spécialisé : il existe des logiciels dédiés à la création et à la conversion de formulaires PDF, tels que Adobe Acrobat Pro, Foxit PhantomPDF ou Nitro Pro. Ces logiciels vous permettent de créer des champs de texte, des cases à cocher, des boutons radio, des listes déroulantes, etc. Vous pouvez également personnaliser l’apparence et le comportement des formulaires, et ajouter des fonctions avancées comme la validation des données, le calcul automatique ou la signature électronique.
- Utiliser un service en ligne : il existe également des plateformes web qui vous permettent de convertir vos PDF en formulaires à compléter sans avoir à installer de logiciel sur votre ordinateur. Par exemple, vous pouvez utiliser PDFescape, JotForm ou Smallpdf. Ces services sont généralement gratuits ou peu coûteux, mais ils peuvent avoir des limitations en termes de taille, de nombre ou de sécurité des fichiers.
- Utiliser une application mobile : si vous souhaitez convertir vos PDF en formulaires à compléter sur votre smartphone ou votre tablette, vous pouvez télécharger une application dédiée comme Adobe Fill & Sign, PDFelement ou CamScanner. Ces applications vous permettent de scanner vos documents papier avec l’appareil photo de votre appareil, ou d’importer vos fichiers numériques depuis votre mémoire interne ou depuis un service cloud comme Google Drive ou Dropbox. Vous pouvez ensuite ajouter des champs de formulaire et les remplir avec votre clavier ou votre stylet.
Les 5 avantages de convertir vos PDF en formulaires à compléter
- La garantie d’une vision fiable et solide
Les formulaires PDF sont un moyen intelligent, pertinent et fiable de saisir instantanément des données importantes. Vous pouvez personnaliser vos formulaires en fonction des informations précises que vous souhaitez recueillir et faire les ajustements nécessaires selon l’évolution de vos besoins, pour garantir l’intégrité et l’exactitude de vos données.
- Un gain en efficacité
Infos manquantes, typos ou encore documents entachés : le dossier papier accroît la probabilité d’une erreur humaine. En convertissant vos PDF en formulaires à compléter et en digitalisant vos documents, vous minimisez ces risques. C’est un véritable gain de temps et d’énergie. Les tâches fastidieuses et répétitives engendrées par le papier (imprimer, scanner, stocker, retrouver ses formulaires…) vous sembleront rapidement totalement dépassées.
- Plus de sécurité
Manipuler des données exige d’être absolument certain que vos documents ne tombent pas entre de mauvaises mains – parfois un véritable challenge quand on gère une multitude de dossiers physiques en même temps. Passer au formulaire en ligne apporte la tranquillité d’esprit, en profitant de tous les moyens d’accroître la sécurité. Le formulaire PDF à compléter offre par exemple une protection par mot de passe, ou encore la signature électronique qui engage légalement.
- Une expérience utilisateur simplifiée
Proposer des formulaires faciles et rapides à remplir est essentiel pour augmenter vos taux de réponses. En effet vos utilisateurs peuvent compléter un formulaire PDF à partir de n’importe quel appareil et navigateur, sans avoir à télécharger de logiciel ou à passer d’un outil à un autre. Votre document reste simple et cohérent tout au long du process, sans compromis sur la qualité de l’expérience.
- Un impact environnemental positif
Ce n’est un secret pour personne : l’utilisation de formulaires entraîne beaucoup de paperasserie et un nombre important d’impressions. En optant pour le digital pour moderniser vos documents, vous réduisez votre empreinte environnementale. Et moins de papier, de matériel et de fournitures, c’est aussi des économies sur vos coûts !
Conclusion
En conclusion, convertir vos PDF en formulaires à compléter est une solution efficace pour simplifier la gestion de vos documents numériques. Vous gagnez du temps, de l’argent et de l’espace. Vous améliorez la qualité et la fiabilité de vos données. Vous fidélisez vos utilisateurs et vous valorisez votre image.
