Les entreprises qui réussissent la transition des processus traditionnels de gestion de la maintenance vers des processus digitalisés observent systématiquement des résultats extrêmement favorables. Nous allons présenter, dans cet article, plusieurs avantages directement hérités de la mise en place d’un logiciel de GMAO de dernière génération.
Qu’est-ce que la transformation digitale ?
L’ère numérique a commencé il y a plus de 50 ans. La révolution numérique, également connue sous le nom de troisième révolution industrielle, correspondant au passage de la technologie mécanique et électronique analogique à l’électronique numérique.
Débutée dans la seconde moitié du XXe siècle, cette révolution numérique s’est réellement accélérée dans les années 1970 et 1980 avec l’introduction des dispositifs de stockage de la mémoire numérique et la réduction de leur taille selon les délais identifiés dans la loi de Moore : augmentation de la capacité de transaction numérique de 100 % tous les 18 mois.
Cela a conduit à une transformation étonnante de toutes les facettes de la vie moderne tant sur un point de vue vie privée que vie professionnelle. Ce phénomène a d’ailleurs une très forte tendance à l’emballement, mais c’est là un autre sujet que nous aborderons ultérieurement.
La transformation numérique permet aux organisations d’automatiser et de numériser les processus administratifs manuels, libérant ainsi les personnes pour qu’elles se concentrent sur de nouvelles activités à plus forte valeur ajoutée.
Quelles sont les étapes d’une transformation numérique ?
Nous pouvons distinguer 4 stades de l’évolution d’une organisation :
- Stade 1 – Significativement en retard en ce qui concerne la transformation numérique
- Stade 2 – Début de l’élaboration des exigences et volonté organisationnelle de mise en œuvre naissante
- Stade 3 – Les solutions logicielles sont en place et améliorent les résultats opérationnels
- Stade 4 – C’est le stade de l’automatisation : les salariés de l’entreprise collaborent à 100% en digital. Une grande part de la communication avec les clients et les partenaires est également digitalisée
Comment se déroule la transformation digitale au sein d’une entreprise ?
Bien sûr, il n’y a pas une seule transformation digitale. Il existe de nombreux domaines distincts au sein d’une organisation, et s’ils peuvent tous bénéficier de meilleurs outils, le processus ne se met pas en place au même rythme et au même moment d’un service à l’autre.
Par exemple, les organisations peuvent investir dans une technologie mobile de pointe, mais ne pas changer leur façon de gérer les stocks. Elles peuvent automatiser la planification des tournées des techniciens tout en continuant à utiliser des fiches de travail papier. Etudions, au travers de plusieurs use cases, les bénéfices de la digitalisation.
La GMAO : les bénéfices du digital
Au fait que signifie GMAO ? Une GMAO, qui est l’acronyme de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur, est un logiciel qui enregistre toutes les informations relatives à la maintenance d’équipements techniques et supporte les utilisateurs dans leurs opérations.
Temps entre l’achèvement d’une intervention et sa facturation
C’est le temps qu’il faut pour facturer un client pour un maintenance réalisé pour son compte, une fois que celui-ci est terminé. Dans les organisations qui n’ont pas mis en œuvre de transformation digitale, ce délai peut aller de plusieurs jours à 2 ou 5 semaines.
Un prestataire de maintenance avancé dans sa transition digitale est capable de réaliser une facturation le jour même. Elle y parvient car toutes les informations nécessaires à la facturation sont collectées en temps réel pendant l’intervention, la facture pro forma du client est créée automatiquement, une signature numérique est collectée sur place, puis tout cela est partagé en temps-réel au travers de l’application mobile et intégré à un système ERP pour une facturation immédiate.
Cela permet de réduire considérablement le délai de recouvrement des créances, de simplifier l’ensemble du processus de règlement des comptes, de réduire la charge de travail du personnel administratif et de libérer d’énormes liquidités.
Ces liquidités sont désormais disponibles plus tôt pour payer les commissions, les primes, le marketing, les salaires, bref pour être mises au service de l’organisation afin de gagner plus d’argent plus rapidement.
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Efficacité des techniciens
Avec une application mobile pour la gestion de la maintenance sur le terrain, le technicien n’a plus de bons de travail à remplir, de manuels à transporter, de formulaires de commande de pièces à soumettre, de cartes à consulter – toutes les informations dont il a besoin sont au bout de ses doigts.
L’appareil mobile leur indique le lieu et la date de la prochaine intervention, la meilleure façon de s’y rendre, les pièces dont il aura probablement besoin, ainsi que les manuels et les informations techniques, le tout sous forme numérique, à jour et à la demande.
En outre, l’appareil peut avoir la capacité d’afficher des vidéos des tâches de maintenance, de fournir des sessions de maintenance guidées en réalité augmentée, de tutoriels et de permettre au technicien de téléphoner à un ami et d’activer l’assistance à distance de niveau 2 avec une capacité audio et vidéo.
Si l’on tient compte du temps que les techniciens des organisations moins innovantes passent à effectuer des tâches administratives – recherche d’informations, commande de pièces, recherche de schémas et d’aide-mémoire – nous constations une amélioration comprise entre 20 % et 40 % de l’utilisation des techniciens ou des ingénieurs. Il s’agit d’une augmentation réelle et effective du temps de travail.
Cela peut ouvrir la voie à un plus grand nombre de travaux réalisés par jour, semaine ou mois. Cela peut permettre de passer plus de temps avec le client en développant des relations meilleures et plus profondes. Cela peut même permettre aux techniciens et aux ingénieurs de se concentrer sur des opportunités supplémentaires de ventes. En fait, elle permet aux organisations de faire beaucoup plus avec les personnes dont elles disposent actuellement, sans coût supplémentaire.
Efficacité du back-office
Si la transformation numérique entraîne une nette augmentation de l’efficacité des techniciens, cette augmentation se répercute directement sur leurs homologues du back-office. Dans les opérations moins avancées, toutes les données que les techniciens inscrivent sur les rapports d’intervention, les bons de commande, les rapports d’essai et d’inspection, etc. doivent être lues, interprétées et saisies dans les systèmes ERP ou les logiciels anciens qui n’offrent aucune possibilité de collecte depuis le terrain.
Devoir multiplier les saisies, retrouver l’information manuellement représente une charge énorme pour le personnel de back-office. Lorsque le personnel de back-office n’est pas occupé à déchiffrer les bons d’intervention papier, saisir des données, il doit rechercher dans la bases contrats, valider les informations des clients, localiser des schémas, suivre les commandes de pièces ou les expéditions, ou encore essayer de comprendre les erreurs de facturation.
Dans une entreprise entièrement numérisée, ces activités appartiennent au passé. Toutes les données sont saisies une seule fois, capturées, sauvegardées et réutilisées en cas de besoin.
Les contrats et les droits sont disponibles instantanément. Les clients ont accès à l’historique de leurs contrats et peuvent consulter eux-mêmes l’historique de toutes leurs transactions. Le besoin et le rôle du personnel de back-office changent, passant d’un personnel de soutien administratif à une machine de développement commercial. Nous avons constaté que l’utilisation du back-office a été multipliée par deux.
La fin des services non facturés
La capacité d’enregistrer et de restituer instantanément ce qui se passe dans l’ensemble de l’organisation est une nouvelle possibilité une fois que la transformation digitale a eu lieu.
Souvent, lorsque nous discutons des fuites – le fait de ne pas facturer tout ce qu’une entreprise est en droit de facturer – avec des entreprises du secteur de la maintenance, nous constatons qu’ils savent que cela se produit, mais qu’ils n’ont aucun moyen de capturer ces fuites :
Vous nous demandez de quantifier quelque chose que nous ne pouvons pas voir. Évidemment, si nous le pouvions, nous l’arrêterions.
Les outils numériques permettent une validation instantanée des engagements contractuels et un suivi précis des pièces utilisées dans le cadre d’un contrat. La capacité de mesurer précisément la rentabilité devient très facile.
Nous constatons chez certaines entreprises une réduction de 15 à 20 % des fuites dues à l’incapacité de valider les contrats et/ou de suivre correctement l’utilisation des pièces de rechanges.
Un mode en amélioration continue
S’engager dans une transformation digitale conduit à des améliorations significatives de la performance opérationnelle, entraînant d’énormes avantages financiers pour les entreprises de services de maintenance d’actifs et d’équipements.
La suppression des tâches sans valeur ajoutée permet à vos équipes de se concentrer sur leurs clients, de réparer correctement les équipements du premier coup, de trouver des sources de revenus supplémentaires et de s’assurer que vous pouvez facturer tout ce que vous devez facturer – sans laisser d’argent sur la table.
Il n’y a pas de mot FIN à la transformation digitale. C’est un processus qui ne cessera d’évoluer, de progresser et de s’étendre. Les entreprises qui, pour une raison ou une autre, n’en ont pas profité, se retrouveront de plus en plus distancées par leurs concurrents en termes de rentabilité et de compétitivité et seront inévitablement amener à disparaître.
Conclusion
Les entreprises qui réussissent leur transition des processus traditionnels et manuels vers des processus 100% digitalisés, constatent des améliorations significatives de la performance opérationnelle, ce qui entraîne d’énormes avantages financiers.
En supprimant les tâches fastidieuses, vos équipes peuvent se concentrer sur leurs clients, réparer correctement les équipements du premier coup, trouver des sources de revenus supplémentaires et s’assurer que vous pouvez facturer tout ce que vous devez facturer.
