Dans la gestion des activités d’une entreprise, le domaine de la facturation est un point crucial pour assurer le développement de la société. Pour cela, il faudra mettre en place une bonne stratégie de gestion des paiements de facture. À cet effet, certaines étapes méritent d’être suivies. Découvrez ici comment vous y prendre.
Établir une bonne organisation
Bien gérer les paiements de facture consiste en premier lieu à définir une bonne organisation. De façon concrète, établissez une méthodologie assez précise. Étant une étape importante du processus, il est préférable de faire appel à un professionnel pour vous accompagner dans cette démarche. Découvrez sur Upflow des informations intéressantes sur le sujet. Entre autres, vous devez mettre en place des conditions générales de vente. Ces dernières doivent prendre en compte les principales règles que les clients sont appelés à suivre
En outre, cela procure à l’entreprise une preuve qui lui permettra de porter le client en justice lorsque l’engagement ne sera pas respecté. Toutefois, pour assurer l’efficacité de cette méthode, il faudra faire un suivi rigoureux de l’organisation établie. Dans ce cas, il peut être utile d’utiliser certains outils adaptés.
Communiquer sur les conditions de paiement de l’entreprise
Après avoir établi une organisation efficace, il faudra passer aux conditions de paiement de l’entreprise. Celles-ci peuvent faire référence à la nature et aux montants des acomptes versés lors de la signature. Cela peut également concerner la date limite de paiement et les délais.
Par ailleurs, pour permettre à vos clients de payer à temps les factures, vous pouvez simplifier le processus de paiement. Il s’agira dans un premier temps de trouver une solution efficace de gestion des factures qui vous permettra de faire une mise à jour constante. Par exemple, pensez à créer un document ou un tableur auquel vos clients et vous pourriez accéder. Une autre idée géniale serait de proposer une multitude de moyens de paiement aux clients.
Instaurer les limites de la gratuité
Pendant la recherche des prospects, les commerciaux proposent en général des projets pilotes aux clients potentiels. Au cours de la réalisation du projet, ces derniers bénéficient en général de la gratuité des services et produits. Pour éviter les conflits, il faudra délimiter les limites de la gratuité. De même, avant que cette option n’arrive à son terme, l’entreprise doit le notifier au clien
Demander un acompte et contrôler la solvabilité des clients
Pour une entreprise en phase de démarrage ou en pleine croissance, le paiement des factures est très important pour faire évoluer ses activités. À ce titre, il urge de contrôler fréquemment la solvabilité des clients. Vous pouvez en amont vérifier leurs antécédents en faisant une enquête de solvabilité
En outre, il serait aussi mieux d’instaurer des pénalités de retard de paiement sur les factures. Cela est particulièrement utile lorsque l’automatisation des factures ne marcherait pas. Il permettra de limiter le dépassement des délais. Il existe une panoplie de manières d’appliquer les pénalités. Toutefois, pensez à être raisonnable et à le faire en petites tranches. Notez que le but n’est pas d’avoir un revenu complémentaire, mais d’inciter vos clients à payer à temps leur facture.
Réclamer les paiements
La gestion de la facturation vise en premier lieu à optimiser les entrées. Pour augmenter la trésorerie de l’entreprise, vous pouvez dans certains cas réclamer vos paiements. Vous pouvez exiger un accusé de réception afin de limiter les risques de conflit.
Par ailleurs, il sera opportun de faire preuve de politesse lorsque vous rédigez vos factures. Même quand le client n’use pas de bonnes manières, vous devez de votre côté conserver votre professionnalisme.
Relancer le client
Enfin, gérer efficacement ses factures consistera à trouver le bon rythme de relance client. Notez que le rappel de paiement diffère selon qu’il s’agit d’une administration, d’un professionnel ou d’un particulier. Vous pouvez donc établir un calendrier de relance de vos clients selon leur profil. Pour un résultat fiable et efficace, pensez à augmenter le rythme au fur et à mesure que la date d’échéance évolue.
Avant d’adopter une mesure plus sévère, vous devez respecter certaines étapes. Il faudra au minimum 3 relances avant d’envoyer une lettre de mise en demeure. Par ailleurs, vous devez personnaliser vos factures en utilisant des modèles déjà existants. Les feuilles Excel peuvent paraître plus simples dans ce cas. Faire appel à un professionnel est également un excellent moyen pour y arriver.
