Le aziende che passano con successo dai processi di gestione della manutenzione tradizionali a quelli digitalizzati ottengono costantemente risultati estremamente positivi. Questo articolo illustrerà i diversi vantaggi derivanti direttamente dall'implementazione di un CMMS (Computerized Maintenance Management System) di nuova generazione.
Cos'è la trasformazione digitale?
L'era digitale è iniziata oltre 50 anni fa. La rivoluzione digitale, nota anche come terza rivoluzione industriale, corrisponde al passaggio dalla tecnologia meccanica ed elettronica analogica all'elettronica digitale.
A partire dalla seconda metà del XX secolo, questa rivoluzione digitale ha subito una vera e propria accelerazione negli anni '70 e '80, con l'introduzione dei dispositivi di archiviazione di memoria digitale e la riduzione delle loro dimensioni secondo le scale temporali individuate dalla legge di Moore: un aumento della capacità di transazione digitale del 100% ogni 18 mesi.
Ciò ha portato a una sorprendente trasformazione di tutti gli aspetti della vita moderna, sia privata che professionale. Questo fenomeno ha anche una fortissima tendenza a degenerare in modo incontrollabile, ma questo è un altro argomento che affronteremo più avanti.
La trasformazione digitale consente alle organizzazioni di automatizzare e digitalizzare i processi amministrativi manuali, consentendo al personale di concentrarsi su nuove attività a più alto valore aggiunto.
Quali sono i passaggi di una trasformazione digitale?
Possiamo distinguere 4 fasi nell'evoluzione di un'organizzazione:
- Fase 1 – Significativo ritardo in termini di trasformazione digitale
- Fase 2 – Inizio dello sviluppo dei requisiti e volontà organizzativa emergente per l’implementazione
- Fase 3 – Le soluzioni software sono in atto e stanno migliorando i risultati operativi
- Fase 4 – Questa è la fase di automazione: i dipendenti dell'azienda collaborano al 100% in modo digitale. Anche gran parte della comunicazione con clienti e partner è digitalizzata.
Come avviene la trasformazione digitale all'interno di un'azienda?
Naturalmente, non esiste un'unica trasformazione digitale. Ci sono molte aree distinte all'interno di un'organizzazione e, sebbene tutte possano trarre vantaggio da strumenti migliori, il processo non avviene allo stesso ritmo o con la stessa tempistica da un reparto all'altro.
Ad esempio, le aziende possono investire in tecnologie mobili all'avanguardia senza modificare i propri metodi di gestione dell'inventario. Possono automatizzare la pianificazione dei percorsi dei tecnici continuando a utilizzare gli ordini di lavoro cartacei. Esaminiamo i vantaggi della digitalizzazione attraverso diversi casi d'uso.
CMMS: i vantaggi della tecnologia digitale
A proposito, cosa significa GMAO? Un GMAO, acronimo di Computerized Maintenance Management System, è un software che registra tutte le informazioni relative alla manutenzione delle apparecchiature tecniche e supporta gli utenti nelle loro operazioni.
Tempo tra il completamento di un servizio e la sua fatturazione
Si tratta del tempo necessario per fatturare a un cliente la manutenzione eseguita per suo conto, una volta completata. Nelle organizzazioni che non hanno implementato la trasformazione digitale, questo intervallo di tempo può variare da diversi giorni a due o cinque settimane.
Un fornitore di servizi di manutenzione all'avanguardia, nel suo percorso di trasformazione digitale, è in grado di generare fatture in giornata. Questo risultato è possibile perché tutte le informazioni di fatturazione necessarie vengono raccolte in tempo reale durante l'intervento, la fattura proforma del cliente viene generata automaticamente, la firma digitale viene acquisita in loco e il tutto viene condiviso in tempo reale tramite l'applicazione mobile e integrato in un sistema ERP per la fatturazione immediata.
Ciò riduce significativamente i tempi di recupero dei crediti, semplifica l'intero processo di liquidazione dei conti, riduce il carico di lavoro del personale amministrativo e libera enormi quantità di denaro.
Questo denaro è ora disponibile prima per pagare commissioni, bonus, marketing, stipendi, in breve, per essere messo al servizio dell'organizzazione al fine di guadagnare più soldi più velocemente.
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Efficienza del tecnico
Grazie a un'applicazione mobile per la gestione della manutenzione sul campo, il tecnico non deve più compilare ordini di lavoro, portare con sé manuali, inviare moduli per l'ordine dei ricambi, consultare mappe: tutte le informazioni di cui ha bisogno sono a portata di mano.
Il dispositivo mobile comunica loro il luogo e la data del prossimo intervento, il modo migliore per arrivarci, i pezzi di ricambio di cui avranno probabilmente bisogno, nonché manuali e informazioni tecniche, il tutto in formato digitale, aggiornato e on-demand.
Inoltre, il dispositivo potrebbe essere in grado di visualizzare video di attività di manutenzione, fornire sessioni di manutenzione guidata tramite realtà aumentata, tutorial e consentire al tecnico di telefonare a un amico e attivare l'assistenza remota di livello 2 con funzionalità audio e video.
Considerando il tempo che i tecnici delle organizzazioni meno innovative dedicano a compiti amministrativi – ricerca di informazioni, ordinazione di componenti, reperimento di diagrammi e materiali di riferimento – abbiamo osservato un miglioramento tra il 20% e il 40% nell'impiego di tecnici o ingegneri. Ciò rappresenta un aumento reale ed effettivo dell'orario di lavoro.
Questo può aprire la strada a una maggiore produttività giornaliera, settimanale o mensile. Può consentire di dedicare più tempo al cliente, sviluppando relazioni migliori e più profonde. Può persino consentire a tecnici e ingegneri di concentrarsi su ulteriori opportunità di vendita. Di fatto, consente alle organizzazioni di fare molto di più con le persone che già hanno, senza costi aggiuntivi.
Efficienza del back-office
Sebbene la trasformazione digitale comporti un aumento significativo dell'efficienza dei tecnici, questo aumento ha un impatto diretto sui loro colleghi di back-office. Nelle operazioni meno avanzate, tutti i dati che i tecnici registrano nei report di assistenza, negli ordini di acquisto, nei report di test e ispezione, ecc., devono essere letti, interpretati e inseriti in sistemi ERP o software legacy che non offrono alcuna possibilità di raccolta dati dal campo.
Dover inserire i dati più volte e recuperare manualmente le informazioni rappresenta un enorme onere per il personale di back-office. Quando non è impegnato a decifrare gli ordini di lavoro cartacei e a inserire dati, deve consultare il database dei contratti, convalidare le informazioni dei clienti, individuare i diagrammi, monitorare gli ordini di componenti o le spedizioni o cercare di comprendere gli errori di fatturazione.
In un'azienda completamente digitalizzata, queste attività appartengono ormai al passato. Tutti i dati vengono inseriti una sola volta, acquisiti, salvati e riutilizzati quando necessario.
Contratti e diritti sono disponibili all'istante. I clienti hanno accesso allo storico dei loro contratti e possono consultare autonomamente lo storico delle transazioni. L'esigenza e il ruolo del personale di back-office stanno cambiando, evolvendosi da personale di supporto amministrativo a motore di sviluppo aziendale. Abbiamo visto raddoppiare l'utilizzo del back-office.
La fine dei servizi non fatturati
La possibilità di registrare e riprodurre istantaneamente ciò che accade all'interno dell'organizzazione è una nuova possibilità una volta che la trasformazione digitale avrà avuto luogo.
Spesso, quando parliamo di perdite (la pratica di non addebitare tutto ciò che un'azienda ha il diritto di addebitare) con le aziende del settore della manutenzione, scopriamo che sanno che ciò sta accadendo, ma non hanno modo di rilevare queste perdite:
Ci stai chiedendo di quantificare qualcosa che non possiamo vedere. Ovviamente, se potessimo, lo fermeremmo.
Gli strumenti digitali consentono la convalida immediata degli impegni contrattuali e il monitoraggio preciso dei componenti utilizzati nell'ambito di un contratto. Misurare con precisione la redditività diventa molto semplice.
Stiamo assistendo a una riduzione delle perdite dal 15 al 20% in alcune aziende, dovuta all'incapacità di convalidare i contratti e/o di monitorare adeguatamente l'utilizzo dei pezzi di ricambio.
Una modalità di miglioramento continuo
L'adozione di una trasformazione digitale comporta notevoli miglioramenti nelle prestazioni operative, con conseguenti enormi vantaggi finanziari per le aziende di servizi di manutenzione di asset e attrezzature.
Eliminando le attività senza valore aggiunto, i tuoi team potranno concentrarsi sui clienti, riparare correttamente le apparecchiature al primo tentativo, trovare ulteriori flussi di entrate e assicurarsi di poter fatturare tutto ciò che è necessario, senza sprecare soldi.
La trasformazione digitale non ha fine . È un processo che continuerà a evolversi, progredire ed espandersi. Le aziende che, per un motivo o per l'altro, non ne avranno tratto vantaggio si troveranno sempre più superate dai concorrenti in termini di redditività e competitività e inevitabilmente scompariranno.
Conclusione
Le aziende che passano con successo dai processi tradizionali e manuali a processi digitalizzati al 100% riscontrano notevoli miglioramenti nelle prestazioni operative, con conseguenti enormi vantaggi finanziari.
Eliminando le attività noiose, i tuoi team possono concentrarsi sui clienti, riparare correttamente le apparecchiature al primo tentativo, trovare ulteriori flussi di entrate e avere la certezza di poter fatturare tutto ciò che devi fatturare.
