Dopo la sua recente riattivazione dopo una chiusura, Google Spaces è riemerso come l'ultima iniziativa di Google volta ad attrarre piccoli team, startup e organizzazioni. Questa funzionalità non è un'app separata, ma piuttosto un servizio integrato in Gmail sul web. È accessibile anche tramite Google Chat su dispositivi mobili, desktop e sui migliori Chromebook. Con Google Spaces, puoi creare gruppi di persone, condividere file, assegnare attività e collaborare efficacemente per portare a termine il lavoro. Scopriamo come creare uno spazio e come utilizzarlo.
Che cos'è Google Spaces?
Lo scorso anno, Google ha annunciato l'integrazione di chat, file, attività e altri servizi Google in Gmail nell'ambito di un'importante riprogettazione. Gmail non serve più solo per inviare e ricevere email. Ora è uno spazio di lavoro integrato in cui è possibile creare nuovi spazi per discussioni e argomenti diversi, condividere file e avviare chiamate di gruppo di Google Meet, il tutto senza uscire dalla scheda di Gmail.
Google Spaces ti consente di invitare e chattare con i membri del team, collaborare su Documenti, Fogli e Presentazioni Google, avviare una rapida chiamata di Meet e migliorare la produttività del gruppo. Puoi anche eliminare un Documento Google se non ti serve più.
Come utilizzare Google Spaces su Gmail?
Anche se Google Spaces non esiste più come applicazione standalone, è possibile utilizzare le sue funzionalità all'interno di Gmail grazie all'integrazione con Google Chat. Ecco come:
Passaggio 1: attiva Google Chat in Gmail
Per utilizzare Google Spaces in Gmail, devi abilitare Google Chat nelle impostazioni. Per farlo:
- Apri Gmail sul tuo browser web (desktop o dispositivo mobile) e accedi con il tuo account Google.
- Fare clic sull'icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra per aprire il pannello laterale delle impostazioni.
- Fare clic su Visualizza tutte le impostazioni.
- Vai alla scheda Chat e Incontri in alto.
- Seleziona l'opzione Google Chat nella sezione Chat.
- Fare clic su Salva modifiche in basso.
Vedrai quindi la sezione Spazi nel menu a sinistra, che potrai aprire.
Passaggio 2: crea uno spazio in Google Spaces
Puoi creare uno spazio in Google Spaces all'interno di Gmail, proprio come fai in Google Chat. I tuoi spazi si sincronizzano, così puoi utilizzarli in entrambe le app, purché tu abbia effettuato l'accesso con lo stesso account Google. Questo vale sia per gli spazi che crei tu, sia per quelli a cui ti unisci.
- Fare clic sul segno più accanto a Spazi sul lato sinistro o sul collegamento Crea o trova uno spazio.
- Seleziona Crea uno spazio dall'elenco.
- Assegna un nome al tuo spazio e (facoltativamente) una descrizione.
Puoi invitare immediatamente le persone al tuo spazio aggiungendo i loro nomi o indirizzi email. Puoi anche aggiungere membri in un secondo momento, altrettanto facilmente.
Se disponi di un account Google Workspace a pagamento, ad esempio un account aziendale, puoi scegliere se creare uno spazio riservato a cui potranno accedere solo le persone che inviti, se utilizzare risposte in thread e se consentire l'accesso anche a persone esterne alla tua organizzazione.
Al termine, fai clic su Crea. Vedrai il tuo nuovo spazio nella sezione Spazi a sinistra in Gmail e Google Chat.
Passaggio 3: navigare in uno spazio
Nella parte superiore di ogni spazio sono presenti alcune schede principali che semplificano la navigazione. Vedrai Chat, File e Attività.
- Vai alla scheda Chat per chattare con gli altri membri; questa è l'area principale in cui si svolgono tutte le conversazioni. Simile a un'app di messaggistica, puoi vedere il messaggio di ogni persona con il suo nome e la sua icona.
- Vai alla scheda File per vedere tutti i file condivisi nello spazio; puoi filtrare per tipo di file (documenti, immagini, PDF, ecc.) o cercare per nome del file.
- Vai alla scheda Attività per gestire le attività assegnate o create nello spazio; puoi aggiungere, modificare o eliminare attività, nonché contrassegnarle come completate o non completate.
Passaggio 4: Gestire i membri di uno spazio
Puoi aggiungere o rimuovere membri da uno spazio, nonché modificarne i ruoli e le autorizzazioni.
- Apri lo spazio utilizzando la sezione Spazi sul lato sinistro di Gmail o Google Chat.
- Fare clic sulla freccia accanto al nome dello spazio in alto per aprire il menu.
- Selezionare Gestisci membri per visualizzare l'elenco dei membri attuali.
- Per aggiungere un membro, clicca su "Aggiungi persone" e inserisci il suo nome o indirizzo email. Puoi anche copiare il link di invito e condividerlo con altri.
- Per rimuovere un membro, clicca sui tre puntini accanto al suo nome e scegli Rimuovi dal gruppo.
- Per modificare il ruolo di un membro, clicca sui tre puntini accanto al suo nome e seleziona "Modifica ruolo". Puoi scegliere tra Proprietario (che può gestire tutti gli aspetti dello spazio), Gestore (che può gestire membri e impostazioni) o Membro (che può partecipare alle discussioni).
Passaggio 5: Gestisci le discussioni in Google Spaces
È possibile eseguire diverse azioni nelle discussioni in Google Space, ad esempio rispondere, reagire, modificare o eliminare un messaggio.
- Apri lo spazio utilizzando la sezione Spazi sul lato sinistro di Gmail o Google Chat.
- Vai alla scheda Chat per vedere le discussioni in corso.
- Per rispondere a un messaggio, clicca sul pulsante "Rispondi" sotto il messaggio o digita @ seguito dal nome della persona a cui desideri rispondere. Se utilizzi le risposte in thread, la tua risposta apparirà sotto il messaggio originale. Altrimenti, apparirà alla fine del thread.
- Per rispondere a un messaggio, clicca sul pulsante Emoji sotto il messaggio o digita + seguito dal nome dell'emoji che desideri utilizzare. Puoi scegliere tra una varietà di emoji per esprimere i tuoi sentimenti o le tue opinioni.
- Per modificare un messaggio inviato, clicca sui tre puntini accanto al messaggio e seleziona Modifica. Puoi quindi apportare le modifiche desiderate e cliccare su Salva.
- Per eliminare un messaggio inviato, clicca sui tre puntini accanto al messaggio e seleziona Elimina. Il messaggio verrà quindi rimosso dalla conversazione.
Come faccio a visualizzare i membri in Google Spaces?
È possibile visualizzare l'elenco dei membri di uno spazio, nonché i loro ruoli e stati.
- Apri lo spazio utilizzando la sezione Spazi sul lato sinistro di Gmail o Google Chat.
- Fare clic sulla freccia accanto al nome dello spazio in alto per aprire il menu.
- Selezionare Gestisci membri per visualizzare l'elenco dei membri attuali.
- Puoi vedere il nome, l'icona, il ruolo (proprietario, gestore o membro) e lo stato (online, assente o occupato) di ciascun membro.
- Puoi anche vedere i membri invitati che non si sono ancora uniti allo spazio.
Come definiamo le regole per Google Spaces?
Puoi definire le regole del tuo spazio per specificarne lo scopo, le aspettative e gli standard.
- Apri lo spazio utilizzando la sezione Spazi sul lato sinistro di Gmail o Google Chat.
- Fare clic sulla freccia accanto al nome dello spazio in alto per aprire il menu.
- Selezionare "dettagli spazio" per accedere alla pagina delle istruzioni.
- Puoi scrivere le regole del tuo spazio nel campo di testo. Ad esempio, puoi specificare l'argomento dello spazio, i tipi di messaggi consentiti o vietati, le linee guida per il rispetto e la cortesia, ecc.
- Al termine, fai clic su Salva. Le regole saranno visibili a tutti i membri dello spazio.
Come faccio a gestire le notifiche di Google Spaces?
Puoi gestire le notifiche per i tuoi spazi per controllare quando e come ricevere gli avvisi.
- Apri lo spazio utilizzando la sezione Spazi sul lato sinistro di Gmail o Google Chat.
- Fare clic sulla freccia accanto al nome dello spazio in alto per aprire il menu.
- Selezionare Impostazioni di notifica per accedere alle opzioni di notifica.
- Puoi scegliere tra diverse modalità di notifica:
- Tutto : riceverai una notifica per ogni messaggio inviato nello spazio.
- @menzioni solo : ricevi una notifica solo quando qualcuno ti menziona in un messaggio.
- Nessuno : non riceverai alcuna notifica per questo spazio.
- Puoi anche abilitare o disabilitare i suoni di notifica e i badge delle icone.
Come si assegnano le attività in Google Spaces?
Puoi assegnare compiti ad altri membri del tuo spazio per organizzare il tuo lavoro o i tuoi progetti.
- Apri lo spazio utilizzando la sezione Spazi sul lato sinistro di Gmail o Google Chat.
- Vai alla scheda Attività per accedere all'elenco delle attività.
- Fare clic sul pulsante + nell'angolo in basso a destra per creare una nuova attività.
- Assegna un titolo al tuo compito e (facoltativamente) una descrizione, una data di scadenza e un promemoria.
- Fai clic su "Assegna a" e scegli il membro a cui vuoi assegnare l'attività. Puoi anche assegnare l'attività a te stesso, se lo desideri.
- Al termine, fai clic su Crea. L'attività verrà aggiunta all'elenco e il membro assegnato riceverà una notifica.
Come faccio ad attivare e utilizzare Google Spaces sul mio smartphone?
Puoi attivare e utilizzare Google Spaces sul tuo smartphone tramite l'app Gmail o Google Chat.
Passaggio 1: scarica e installa l'app Gmail o Google Chat
Per utilizzare Google Spaces sul tuo smartphone, devi scaricare e installare l'app Gmail o Google Chat dal Play Store (Android) o dall'App Store (iOS).
- Apri il Play Store o l'App Store sul tuo smartphone e cerca Gmail o Google Chat.
- Seleziona l'app che desideri installare e tocca Installa (Android) o Ottieni (iOS).
- Attendi il completamento dell'installazione e premi Apri per avviare l'applicazione.
Passaggio 2: attiva Google Chat in Gmail
Se utilizzi l'app Gmail, devi abilitare Google Chat nelle impostazioni. Per farlo:
- Apri Gmail sul tuo smartphone e, se necessario, accedi con il tuo account Google.
- Tocca il menu nell'angolo in alto a sinistra (le tre linee orizzontali) e scorri verso il basso fino a Impostazioni.
- Tocca il tuo account email e poi su Generali.
- Tocca Chat (nella sezione Risponditore automatico) e scegli Attiva.
Vedrai quindi la sezione Spazi nell'angolo in basso a destra, che potrai aprire.
Come ottimizzare l'utilizzo di Google Spaces?
Google Spaces è uno strumento potente per la comunicazione e la collaborazione all'interno di Google Workspace. Ma per sfruttarlo al meglio, è necessario sapere come utilizzarlo in modo efficace. Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare l'utilizzo di Google Spaces:
- Utilizza nomi e descrizioni chiari per i tuoi spazi : questo ti aiuterà a organizzarli e a trovarli facilmente. Scegli nomi che riflettano l'oggetto o il progetto dello spazio e descrizioni che ne specifichino lo scopo o l'uso previsto.
- Usa emoji e reazioni per esprimere le tue emozioni : questo renderà le tue discussioni più vivaci e umane. Puoi usare emoji nei tuoi messaggi o reagire ai messaggi di altre persone con emoji. Possono anche essere usati per esprimere la tua opinione o esprimere il tuo consenso senza dover digitare un messaggio.
- Usa le @menzioni per attirare l'attenzione : questo ti permette di avvisare le persone coinvolte in un messaggio o in una domanda. Puoi menzionare una persona specifica con @ seguito dal suo nome, oppure menzionare tutti gli utenti nello spazio con @all. Fai attenzione a non abusare delle @menzioni, perché possono distrarre o infastidire gli altri membri.
- Utilizza le risposte in thread per strutturare le tue discussioni : questo ti aiuterà a mantenere una migliore leggibilità e coerenza nelle tue conversazioni. Puoi utilizzare le risposte in thread se hai un account Google Workspace a pagamento, ad esempio un account aziendale. Per abilitare le risposte in thread, devi farlo al momento della creazione dell'area di lavoro selezionando la casella corrispondente. Le risposte in thread ti consentono di rispondere direttamente a un messaggio senza interrompere il thread principale della discussione.
- Utilizza le attività per gestire il tuo lavoro : questo ti permetterà di organizzare il tuo lavoro o i tuoi progetti all'interno dei tuoi spazi. Puoi creare e assegnare attività ad altri membri del tuo spazio, nonché monitorarne i progressi e le scadenze. Puoi anche aggiungere descrizioni, promemoria o sottoattività alle tue attività.
- Utilizza File per condividere i tuoi documenti : questo ti consentirà di condividere facilmente i tuoi documenti con i membri del tuo spazio di lavoro, senza doverli inviare via email o utilizzare altri servizi. Puoi condividere file da Google Drive, Google Foto o dal tuo computer. Puoi anche visualizzare un elenco di tutti i file condivisi nella scheda File del tuo spazio di lavoro e filtrarli o cercarli per nome o tipo.
- Utilizza le regole del gruppo per definire le norme del tuo spazio : questo ti permetterà di stabilire un quadro chiaro e rispettoso per le tue discussioni. Puoi creare le regole del tuo spazio nel menu Regole di gruppo del tuo spazio. Ad esempio, puoi specificare l'argomento dello spazio, i tipi di messaggi consentiti o vietati, le linee guida per il rispetto e la cortesia, ecc.
- Utilizza le impostazioni di notifica per gestire i tuoi avvisi : questo ti permetterà di gestire le notifiche che ricevi per ogni spazio. Puoi scegliere tra diverse modalità di notifica:
- Tutto : riceverai una notifica per ogni messaggio inviato nello spazio.
- @menzioni solo : ricevi una notifica solo quando qualcuno ti menziona in un messaggio.
- Nessuno : non riceverai alcuna notifica per questo spazio. Puoi anche abilitare o disabilitare i suoni di notifica e i badge delle icone.
Utilizzando questi suggerimenti, puoi massimizzare la tua efficienza e rendere il tuo lavoro di squadra più fluido e organizzato con Google Spaces.
