Digital signatur: hur skapar man den och är den giltig?

Digitala signaturer är ett viktigt verktyg. De erbjuder ett enkelt och säkert sätt att signera dokument online och utföra olika administrativa och kommersiella transaktioner.

En digital signatur har samma nytta och värde som en handskriven signatur.

I den här artikeln kan du läsa om hur du skapar en elektronisk signatur.

Hur fungerar en e-signatur och varför ska man använda den?

En e-signatur är den digitala versionen av en handskriven signatur. De har dock inte samma format. En digital signatur är inte en skanning av den handskrivna signaturen. Den har formen av en rad siffror som tilldelas undertecknaren och det dokument som undertecknas.

Den digitala signaturen kan inte återanvändas och kan inte flyttas till ett annat dokument. När den väl har skapats kan den inte ändras.

Digitala signaturer används för att signera olika dokument såsom anställningsavtal, fakturor, inköpsordrar, medgivanden och försäljningsavtal, offerter, redovisningsdokument, juridiska dokument eller notariehandlingar, med hjälp av en dator eller andra elektroniska verktyg som din mobiltelefon eller surfplatta.

Tack vare digitala signaturer kan du minimera mänsklig kontakt och resor, vilket resulterar i betydande tidsbesparingar.

När det gäller organisation underlättar digitala signaturer dokumentspårning och utbyte. Du kan enkelt skilja signerade dokument från de som ännu inte är signerade. Dessutom är dina data säkrare.

E-signaturer erbjuder också en betydande fördel när det gäller att minska miljöpåverkan. Mindre resor, papper och bläck innebär större besparingar.

Hur skapar man en e-signatur?

Att skapa en e-signatur görs med hjälp av programvara eller onlineplattformar som Adobe Sign. Oavsett vilket medium som används är processen nästan identisk.

• Steg 1: Du får ett e-postmeddelande som informerar dig om att du behöver en signatur
• Steg 2: Klicka för att öppna länken "kontrollera och signera" i e-postmeddelandet
• Steg 3: Klicka på dokumentet och klicka sedan på området för att signera
• Steg 4: Skapa den digitala signaturen. För att göra detta kan du välja mellan att ange ditt namn, rita din signatur med musen, ladda upp din handskrivna signatur eller signera med fingret på pekskärmen på din smartphone eller surfplatta.
• Steg 5: Klicka på Verkställ för att lägga till din signatur
• Steg 6: Bekräfta signaturen
• Steg 7: Skicka det undertecknade dokumentet till avsändaren

Den digitala signaturen fästs vanligtvis på ett PDF-dokument. Om det behövs, konvertera det till ett Word-dokument .

Är digitala signaturer juridiskt bindande och säkra?

I Frankrike och i flera andra länder har en digital signatur samma juridiska värde som en handskriven signatur.

Precis som med en handskriven signatur kan du använda en digital signatur för att garantera integriteten hos ditt elektroniska dokument. Denna signatur gör att du kan identifieras om du är undertecknaren.  

Det innebär också att du samtycker till dokumentets innehåll. Dessutom är det en snabb, säker och juridiskt bindande lösning.

En juridiskt giltig digital signatur måste innehålla en korrekt autentiseringskod, en e-postadress och en IP-adress. Den kan också åtföljas av ett webbkamerafoto på undertecknaren. Dessa element är nödvändiga för att verifiera den elektroniska signaturen.

Den här artikeln kanske intresserar dig: Hur skapar man en elektronisk signatur i Outlook?

Slutsats

Digitala signaturer erbjuder många fördelar. De låter dig inte bara begränsa dina resor, utan de sparar också papper och bläck, och framför allt skyddar de miljön samtidigt som de bibehåller säkerheten och äktheten hos ditt dokument.

Skapandet av den digitala signaturen görs med hjälp av viss programvara eller på webbplattformar.

Idag är e-signatur bindande och säker.