Företag som framgångsrikt går över från traditionella underhållshanteringsprocesser till digitaliserade processer ser konsekvent extremt gynnsamma resultat. I den här artikeln kommer vi att presentera flera fördelar som är direkt ärvda från implementeringen av den senaste generationens CMMS-programvara.
Vad är digital transformation?
Den digitala tidsåldern började för mer än 50 år sedan. Den digitala revolutionen, även känd som den tredje industriella revolutionen, motsvarande övergången från analog mekanisk och elektronisk teknik till digital elektronik.
Denna digitala revolution började under andra hälften av 1900-talet och accelererade verkligen under 1970- och 1980-talen med introduktionen av digitala minneslagringsenheter och minskningen av deras storlek enligt de tidsfrister som anges i Moores lag: ökning av digital transaktionskapacitet med 100 % var 18:e månad.
Detta har lett till en häpnadsväckande omvandling av alla aspekter av det moderna livet, både ur privat och professionell synvinkel. Detta fenomen har också en mycket stark tendens att springa iväg, men det är ett annat ämne som vi kommer att ta upp senare.
Digital transformation tillåter organisationer att automatisera och digitalisera manuella administrativa processer, vilket gör att människor kan fokusera på nya, mer värdefulla aktiviteter.
Vilka är stadierna i en digital transformation?
Vi kan särskilja fyra stadier i utvecklingen av en organisation:
- Steg 1 – Betydligt efter i digital transformation
- Steg 2 – Början av kravutveckling och framväxande organisatorisk vilja att implementera
- Steg 3 – Mjukvarulösningar finns på plats och förbättrar affärsresultaten
- Steg 4 – Detta är automatiseringsstadiet: företagets anställda samarbetar 100 % digitalt. En stor del av kommunikationen med kunder och partners är också digitaliserad
Hur sker digital transformation inom ett företag?
Naturligtvis finns det ingen enskild digital transformation. Det finns många distinkta områden inom en organisation, och även om de alla kan dra nytta av bättre verktyg, sker processen inte i samma takt och samtidigt på olika avdelningar.
Till exempel kan organisationer investera i den senaste mobiltekniken, men inte ändra sättet att hantera lager. De kan automatisera teknikerns ruttplanering samtidigt som de fortfarande använder pappersark. Låt oss studera fördelarna med digitalisering genom flera användningsfall.
CMMS: fördelarna med digitalt
Förresten, vad betyder CMMS? Ett CMMS, som är förkortningen för Computer Aided Maintenance Management, är programvara som registrerar all information som rör underhåll av teknisk utrustning och stödjer användare i deras verksamhet.
Tid mellan slutförandet av en intervention och dess fakturering
Detta är den tid det tar att fakturera en kund för underhåll som utförts för deras räkning, när det väl är klart. I organisationer som inte har implementerat digital transformation kan denna fördröjning variera från flera dagar till 2 eller 5 veckor.
En underhållsleverantör som är avancerad i sin digitala övergång kan fakturera samma dag. Den uppnår detta eftersom all information som behövs för fakturering samlas in i realtid under interventionen, kundens proformafaktura skapas automatiskt, en digital signatur samlas in på plats, sedan delas allt detta i realtid genom mobilapplikationen och integrerat i ett affärssystem för omedelbar fakturering.
Detta minskar inkassotiden avsevärt, förenklar hela processen med att avveckla konton, minskar arbetsbördan för administrativ personal och frigör enorm likviditet.
Denna likviditet är nu tillgänglig tidigare för att betala provisioner, bonusar, marknadsföring, löner, kort sagt för att ställas till organisationens tjänst för att tjäna mer pengar snabbare.
Den här artikeln kanske intresserar dig: Hur gör man en elektronisk signatur i Outlook?
Tekniker effektivitet
Med en mobilapplikation för fältunderhållshantering behöver teknikern inte längre fylla i arbetsorder, manualer att bära, beställningsformulär för reservdelar att skicka in, kartor att konsultera – all information han behöver finns till hands.
Den mobila enheten talar om för dem var och när nästa service behövs, det bästa sättet att komma dit, vilka delar de sannolikt kommer att behöva, samt manualer och teknisk information, allt i digital, uppdaterad form. och på begäran.
Dessutom kan enheten ha förmågan att visa videor av underhållsuppgifter, tillhandahålla augmented reality guidade underhållssessioner, tutorials och låta teknikern ringa en vän och aktivera supportnivå 2-fjärrkontroll med ljud- och videokapacitet.
Om vi tar hänsyn till den tid som tekniker i mindre innovativa organisationer lägger ner på administrativa uppgifter – att hitta information, beställa delar, hitta scheman och fuskblad – ser vi en förbättring på mellan 20 % och 40 % av användningen av tekniker eller ingenjörer. Detta är en verklig och effektiv ökning av arbetstiden.
Detta kan bana väg för att mer arbete ska slutföras per dag, vecka eller månad. Detta kan ge mer tid att spendera med klienten för att utveckla bättre och djupare relationer. Det kan till och med tillåta tekniker och ingenjörer att fokusera på ytterligare försäljningsmöjligheter. Faktum är att det tillåter organisationer att göra mycket mer med de människor de har för närvarande, utan extra kostnad.
Back office effektivitet
Även om digital transformation leder till en markant ökning av teknikernas effektivitet, påverkar denna ökning direkt deras backoffice-motsvarigheter. I mindre avancerade operationer, all data som tekniker matar in på interventionsrapporter, inköpsorder, test- och inspektionsrapporter m.m. ska läsas, tolkas och föras in i affärssystem eller gammal mjukvara som inte erbjuder någon möjlighet att hämta från fältet.
Att behöva multiplicera poster och hitta information manuellt är en enorm börda för backoffice-personalen. När back-office personal inte är upptagen med att dechiffrera pappersarbetsorder och mata in data måste de söka i kontraktsdatabasen, validera kundinformation, hitta ritningar, spåra reservdelsordrar eller leveranser eller till och med försöka förstå faktureringsfel.
I en helt digitaliserad verksamhet är dessa aktiviteter ett minne blott. All data läggs in en gång, fångas in, sparas och återanvänds vid behov.
Kontrakt och rättigheter är tillgängliga direkt. Kunder har tillgång till sin avtalshistorik och kan själva se historiken för alla sina transaktioner. Behovet och rollen för backofficepersonal förändras från administrativ supportpersonal till en affärsutvecklingsmaskin. Vi har sett att användningen av backoffice har fördubblats.
Slutet på ofakturerade tjänster
Möjligheten att omedelbart spela in och spela upp det som händer i hela organisationen är en ny möjlighet när den digitala transformationen har ägt rum.
När vi diskuterar läckage – inte att debitera allt ett företag har rätt att ta betalt – med företag inom underhållsbranschen, upptäcker vi ofta att de vet att det händer, men de har inget sätt att fånga upp dessa läckor:
Du ber oss att kvantifiera något vi inte kan se. Självklart, om vi kunde, skulle vi stoppa det.
Digitala verktyg möjliggör omedelbar validering av avtalsförpliktelser och exakt spårning av delar som används inom ramen för ett kontrakt. Möjligheten att noggrant mäta lönsamheten blir mycket enkel.
Vi ser att vissa företag ser en minskning av läckor med 15-20 % på grund av oförmågan att validera kontrakt och/eller korrekt spåra användningen av reservdelar.
Ett sätt för ständig förbättring
Att inleda en digital transformation leder till betydande förbättringar av operativa prestanda, vilket resulterar i enorma ekonomiska fördelar för företag som tillhandahåller tjänster för tillgångar och utrustning.
Genom att ta bort uppgifter som inte ger mervärde kan dina team fokusera på sina kunder, fixa utrustningen rätt första gången, hitta ytterligare intäktsströmmar och se till att du kan ladda allt du behöver ladda – utan att lämna pengar på bordet.
Det finns inget slutord för digital transformation . Det är en process som kommer att fortsätta att utvecklas, utvecklas och expandera. Företag som av en eller annan anledning inte har utnyttjat det kommer att hamna allt längre efter sina konkurrenter vad gäller lönsamhet och konkurrenskraft och kommer oundvikligen att försvinna.
Slutsats
Företag som framgångsrikt går över från traditionella, manuella processer till 100 % digitala processer ser betydande förbättringar i operativ prestanda, vilket resulterar i enorma ekonomiska fördelar.
Genom att ta bort tråkiga uppgifter kan dina team fokusera på sina kunder, fixa utrustningen rätt första gången, hitta ytterligare intäktsströmmar och säkerställa att du kan ladda allt du behöver ladda.
