Företag som framgångsrikt övergår från traditionella underhållsprocesser till digitaliserade ser konsekvent extremt positiva resultat. Den här artikeln kommer att presentera flera fördelar som är direkta följder av implementeringen av nästa generations CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Vad är digital transformation?
Den digitala tidsåldern började för över 50 år sedan. Den digitala revolutionen, även känd som den tredje industriella revolutionen, motsvarar övergången från analog mekanisk och elektronisk teknik till digital elektronik.
Med början under andra hälften av 1900-talet accelererade denna digitala revolution verkligen under 1970- och 1980-talen med introduktionen av digitala minnesenheter och minskningen av deras storlek enligt de tidsskalor som identifierats i Moores lag: en ökning av den digitala transaktionskapaciteten med 100 % var 18:e månad.
Detta har lett till en häpnadsväckande omvandling av alla aspekter av det moderna livet, både privat och professionellt. Detta fenomen har också en mycket stark tendens att spåra ur, men det är ett annat ämne vi kommer att ta upp senare.
Digital transformation gör det möjligt för organisationer att automatisera och digitalisera manuella administrativa processer, vilket frigör människors möjlighet att fokusera på nya aktiviteter med högre mervärde.
Vilka steg ingår i en digital transformation?
Vi kan urskilja fyra steg i en organisations utveckling:
- Steg 1 – Ligger betydligt efter när det gäller digital transformation
- Steg 2 – Början av kravutveckling och framväxande organisatorisk vilja för implementering
- Steg 3 – Programvarulösningar är på plats och förbättrar de operativa resultaten
- Steg 4 – Detta är automatiseringssteget: företagets anställda samarbetar 100 % digitalt. En stor del av kommunikationen med kunder och partners är också digitaliserad.
Hur sker digital transformation inom ett företag?
Naturligtvis finns det ingen enskild digital transformation. Det finns många olika områden inom en organisation, och även om de alla kan dra nytta av bättre verktyg, sker processen inte i samma takt eller samtidigt från en avdelning till en annan.
Till exempel kan organisationer investera i banbrytande mobilteknik men inte ändra sina metoder för lagerhantering. De kan automatisera teknikernas ruttplanering samtidigt som de fortsätter att använda pappersarbetsordrar. Låt oss undersöka fördelarna med digitalisering genom flera användningsfall.
CMMS: fördelarna med digital teknik
Förresten, vad betyder GMAO? Ett GMAO, som är en förkortning för Computerized Maintenance Management System, är en programvara som registrerar all information som rör underhåll av teknisk utrustning och stöder användarna i deras verksamhet.
Tid mellan slutförandet av en tjänst och dess fakturering
Det här är den tid det tar att fakturera en klient för underhåll som utförs åt deras räkning, när underhållet är slutfört. I organisationer som inte har implementerat digital transformation kan denna tidsram variera från några dagar till två eller fem veckor.
En avancerad underhållsleverantör i sin digitala transformation kan generera fakturor samma dag. Detta uppnås genom att all nödvändig faktureringsinformation samlas in i realtid under servicebesöket, kundens proformafaktura genereras automatiskt, en digital signatur samlas in på plats och sedan delas allt i realtid via mobilapplikationen och integreras i ett ERP-system för omedelbar fakturering.
Detta minskar indrivningstiden avsevärt, förenklar hela redovisningsprocessen, minskar arbetsbelastningen för administrativ personal och frigör enorma mängder pengar.
Dessa pengar är nu tillgängliga tidigare för att betala provisioner, bonusar, marknadsföring, löner, kort sagt, för att ställas till organisationens tjänst för att tjäna mer pengar snabbare.
Den här artikeln kanske intresserar dig: Hur skapar man en elektronisk signatur i Outlook?
Teknikerns effektivitet
Med en mobilapplikation för hantering av fältunderhåll behöver teknikern inte längre fylla i arbetsordrar, bära med sig manualer, skicka in beställningsformulär för reservdelar eller konsultera kartor – all information hen behöver finns nära till hands.
Den mobila enheten anger plats och datum för nästa ingrepp, det bästa sättet att ta sig dit, vilka delar de troligen kommer att behöva, samt manualer och teknisk information, allt i digital form, uppdaterat och tillgängligt på begäran.
Dessutom kan enheten ha möjlighet att visa videor av underhållsuppgifter, tillhandahålla underhållssessioner med förstärkt verklighet, handledningar och låta teknikern ringa en vän och aktivera fjärrhjälp på nivå 2 med ljud- och videofunktion.
Om vi tar hänsyn till den tid som tekniker i mindre innovativa organisationer lägger på administrativa uppgifter – att söka information, beställa delar, hitta diagram och referensmaterial – observerade vi en förbättring på mellan 20 % och 40 % i utnyttjandet av tekniker eller ingenjörer. Detta representerar en verklig och effektiv ökning av arbetstiden.
Detta kan bana väg för mer arbete per dag, vecka eller månad. Det kan ge mer tid att spendera med kunden, vilket utvecklar bättre och djupare relationer. Det kan till och med göra det möjligt för tekniker och ingenjörer att fokusera på ytterligare försäljningsmöjligheter. Faktum är att det gör det möjligt för organisationer att göra mycket mer med de människor de redan har, utan extra kostnad.
Effektivitet i backoffice
Medan digital transformation leder till en betydande ökning av teknikernas effektivitet, påverkar denna ökning direkt deras motsvarigheter på kontoret. I mindre avancerade verksamheter måste all data som tekniker registrerar på servicerapporter, inköpsordrar, test- och inspektionsrapporter etc. läsas, tolkas och matas in i ERP-system eller äldre programvara som inte erbjuder någon möjlighet till datainsamling från fältet.
Att behöva mata in data flera gånger och manuellt hämta information utgör en enorm börda för administrationspersonalen. När administrationspersonalen inte är upptagen med att dechiffrera pappersarbetsordrar och mata in data måste de söka i avtalsdatabasen, validera kundinformation, hitta diagram, spåra reservdelsbeställningar eller leveranser eller försöka förstå faktureringsfel.
I ett helt digitaliserat företag är dessa aktiviteter ett minne blott. All data matas in endast en gång, samlas in, sparas och återanvänds vid behov.
Kontrakt och rättigheter är tillgängliga direkt. Kunder har tillgång till sin kontraktshistorik och kan själva granska sin transaktionshistorik. Behovet av och rollen för backofficepersonal förändras och utvecklas från administrativ supportpersonal till en motor för affärsutveckling. Vi har sett backofficeanvändningen fördubblas.
Slutet på ofakturerade tjänster
Möjligheten att omedelbart registrera och återge vad som händer i hela organisationen är en ny möjlighet när den digitala transformationen har ägt rum.
Ofta när vi diskuterar läckor – praxisen att inte ta betalt för allt ett företag har rätt att ta betalt för – med företag inom underhållssektorn, upptäcker vi att de vet att detta händer, men de har inget sätt att fånga upp dessa läckor:
Du ber oss att kvantifiera något vi inte kan se. Självklart, om vi kunde, skulle vi stoppa det.
Digitala verktyg möjliggör omedelbar validering av kontraktsmässiga åtaganden och exakt spårning av delar som används inom ett kontrakt. Att noggrant mäta lönsamhet blir mycket enkelt.
Vi ser en minskning av läckor med 15 till 20 % i vissa företag på grund av oförmågan att validera kontrakt och/eller korrekt övervaka användningen av reservdelar.
Ett sätt att kontinuerligt förbättra
Att engagera sig i en digital transformation leder till betydande förbättringar av den operativa prestandan, vilket resulterar i stora ekonomiska fördelar för företag som utför underhåll av tillgångar och utrustning.
Genom att eliminera uppgifter som inte skapar mervärde kan dina team fokusera på sina kunder, reparera utrustning korrekt första gången, hitta ytterligare intäktsströmmar och säkerställa att ni kan fakturera allt ni behöver fakturera för – utan att det blir för mycket pengar.
Det finns inget slut på den digitala transformationen . Det är en process som kommer att fortsätta utvecklas, göra framsteg och expandera. Företag som av en eller annan anledning inte har utnyttjat den kommer att bli alltmer överträffade av sina konkurrenter vad gäller lönsamhet och konkurrenskraft och kommer oundvikligen att försvinna.
Slutsats
Företag som framgångsrikt övergår från traditionella och manuella processer till 100 % digitaliserade processer ser betydande förbättringar i den operativa prestandan, vilket resulterar i stora ekonomiska fördelar.
Genom att eliminera tråkiga uppgifter kan era team fokusera på sina kunder, reparera utrustning korrekt första gången, hitta ytterligare intäktsströmmar och se till att ni kan fakturera allt ni behöver fakturera för.
