Vilka meddelandeappar aldrig riktigt berättar för dig

Vi har alla den där reflexen att skriva en adress, klottra ner ett par rader och klicka på "skicka" utan att tänka så mycket på det. För innerst inne har det blivit vanligt. Ändå ger meddelandeappar, med sina prydligt arrangerade knappar och dolda alternativ, oss sällan en hjälpande hand för att verkligen förstå vad vi gör. Du tror att du skickar ett enkelt meddelande, men utan att inse det kanske du av misstag har inkluderat din chef, ditt ex och den där irriterande kollegan i samma e-posttråd. Och det är den typen av saker som ingen någonsin förklarar.

E-postmeddelanden är som jobbmeddelanden: ett felaktigt drag, ett felplacerat ord eller en för många mottagare kan förstöra atmosfären i ett team eller bara få dig att se ut som om du inte vet vad du gör. Det värsta är att de flesta misstag kommer från detaljer som apparna lämnar i mörkret. Du öppnar din inkorg, du ser fälten "Till", "Kopia" och "Hemlig kopia", men inte en enda rad som förklarar vad de egentligen är till för. Du tror att du vet, tills den dagen du av misstag kopierar hela din adressbok till ett e-postmeddelande som skulle förbli konfidentiellt.

Genvägarna vi tar utan att tänka

Vi har blivit snabbhetsdemoner. Ett snabbt "svara alla" och det är klart. Men i vår iver glömmer vi att ett meddelande kräver lite eftertanke. Särskilt när flera personer är inblandade. Att skicka ett e-postmeddelande till ditt team, dina partners eller en klient är inte samma sak. Och ändå behandlar vi allting likadant. Det är där problemen börjar.

Du skickar ett uppföljningsmejl till en kund och vill att din kollega ska svara utan att ingripa. Du lägger dem i det synliga CC-fältet. Fast i verkligheten svarar den här kollegan alla i tron ​​att de gör rätt, och pang, du har öppnat dörren till ett meningslöst argument som aldrig borde ha hänt. Eller ännu värre, du glömmer att dölja känsliga e-postadresser och alla får en hel lista med kontakter de aldrig borde ha sett.

Här berör vi något fundamentalt, men aldrig tydligt förklarat, som den berömda skillnaden mellan CC och BCC, som vi tror att vi förstår men sällan helt behärskar. Och hur är det med appar i allt detta? De lämnar dig i spänning. Som om alla förväntas ta examen med vetskapen om hur man hanterar ren och effektiv digital kommunikation.

Det handlar helt om avsikt (och gott omdöme)

"Kopia" (eller "CC") är lite som att skicka ett sms till en vän och sedan sätta en annan vän på en loop så att de kan följa berättelsen utan att nödvändigtvis svara. De ser allt, de kan reagera, men de förblir vanligtvis diskreta. Det är användbart, men man måste använda det sparsamt. För många "CC" och det blir en kakofoni. Alla vill kommentera, ge sin åsikt, engagera sig. Och i slutändan tappar man bort det ursprungliga meddelandet.

Den osynliga kolkopian (ICC) är mer lömsk. Du sätter någon i loopen, men ingen vet att de är där. Det är som att ge dem hörlurar för att lyssna på en konversation i hemlighet. Praktiskt när du behöver någon som övervakar saker utan att andra vet. Som din chef eller en kollega som bara behöver hålla koll på saker och ting. Men det är också ett tveeggat svärd. Felaktigt använt kan det så misstro eller skapa missförstånd.

Vad meddelandeappar aldrig kommer att berätta för dig är att dessa verktyg inte bara är tekniska alternativ; de är signaler. Valet att använda CC eller BCC är ett meddelande i sig. Du visar eller döljer. Du inkluderar eller exkluderar. Och du måste förstå det för att undvika missöden. Mer än något annat tvingar det dig att fundera en stund på vem som ska se vad, för när det väl är skickat finns det ingen återvändo.

Du lär dig mer på jobbet än från handledning

Sanningen är den att alla lär sig genom att göra misstag. Du upptäcker hur man hanterar en e-postlista efter att ha glömt att använda BCC för massutskick av e-post. Du förstår effekten av att "svara alla" när chefen har läst en kommentar som inte ens var avsedd för honom. Så är det bara. Och eftersom appar bara ger dig knapparna utan att förklara hur du använder dem, ja, då gör du ditt bästa.

Och det är samma sak med automatiska signaturer, bilagor vi glömmer, de vi skickar vid midnatt utan att tänka på deras inverkan. Det finns ingen universell instruktionsmanual för det. Det här är små regler man lär sig med erfarenhet. Problemet är att vissa misstag är oförlåtliga. Och ibland hemsöker de en länge. Man kan påstå att det var ett misstag, ett extra klick eller ett ögonblick av ouppmärksamhet, men bilden man projicerar består.

E-postmeddelanden är mer än bara ett meddelande, de är en bild

Vad folk sällan inser är att deras budskap säger lika mycket om dem som deras sätt att tala på möten eller deras klädsel på en dejt. Ett välformulerat, tydligt budskap som respekterar mottagarna lämnar ett starkt intryck. Omvänt ger ett slarvigt skickat e-postmeddelande, fullt av fel, personer som kopierats som inte borde vara där, eller en saknad bilaga, ett intryck av försummelse, även om så inte är fallet.

Tro inte att appar kommer att utbilda dig i detta. De är där för att överföra information, inte för att lära dig hur man gör det bra. Så det är upp till varje individ att ta sig tid, att tänka lite innan man trycker på knappen. Och framför allt, att sluta tro att det bara är ett mejl. För ofta är det mycket mer än så. Och om du fortfarande tvivlar, läs om ditt senaste mejl, titta på vilka du inkluderade och fråga dig själv om du inte kunde ha gjort bättre.