Hur konverterar man sina PDF-filer till interaktiva formulär med bara några få klick?

PDF-filer är mycket populära och praktiska filformat för att dela digitala dokument. De bevarar formatering, teckensnitt, bilder och länkar från originaldokumentet, oavsett vilken programvara eller operativsystem som används för att visa det. PDF-filer har dock också en stor nackdel: de är ofta svåra att redigera eller fylla i.

Därför kan det vara bra att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär, dvs. interaktiva dokument som låter användare ange information direkt i de fält som är avsedda för detta ändamål.

Vad är ett PDF-formulär att fylla i och varför ska man använda det?

Ett ifyllbart PDF-formulär är ett interaktivt dokument som används för att samla in information. Det skapas genom att lägga till signaturfält, kryssrutor, textfält att fylla i eller alternativ i rullgardinsmenyer i dokumentet.

PDF-formuläret som ska fyllas i är mycket användbart i många fall, till exempel:

• Inköpsordrar
• Utgiftsrapporter
• Uthyrningsformulär
• Tidrapporter för underleverantörer
• Kvittona
• Undersökningar och studier
• Fakturorna

Genom att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär kan du:

• Förenkla datainsamling och -bearbetning : du behöver inte längre skriva ut, skanna eller skicka dokument via post eller e-post. Du kan ta emot svar direkt på din dator eller smartphone och enkelt exportera dem till annan programvara.
• Förbättra användarupplevelsen : du erbjuder dina kunder, partners eller anställda ett snabbt och enkelt sätt att fylla i dina formulär. Du undviker datainmatningsfel, raderingar eller oläsliga dokument. Detta ökar svarsfrekvensen och kundnöjdheten.
• Optimera din varumärkesimage : du visar att du ligger i teknikens framkant och att du bryr dig om miljön. Du minskar din pappersförbrukning och ditt koldioxidavtryck. Du stärker din trovärdighet och professionalism.

Här är en videohandledning om hur man skapar ett interaktivt PDF-formulär

Hur konverterar man sina PDF-filer till ifyllbara formulär?

För att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär har du flera alternativ:

1. Använd specialiserad programvara : Det finns program som är specifikt utformade för att skapa och konvertera PDF-formulär, till exempel Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF eller Nitro Pro. Med dessa program kan du skapa textfält, kryssrutor, radioknappar, rullgardinsmenyer och mer. Du kan också anpassa formulärens utseende och beteende och lägga till avancerade funktioner som datavalidering, automatisk beräkning eller elektroniska signaturer.
2. Använda en onlinetjänst : Det finns också webbplattformar som låter dig konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär utan att behöva installera någon programvara på din dator. Du kan till exempel använda PDFescape, JotForm eller Smallpdf. Dessa tjänster är i allmänhet gratis eller billiga, men de kan ha begränsningar vad gäller filstorlek, antal formulär eller säkerhet.
3. Använda en mobilapp : Om du vill konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär på din smartphone eller surfplatta kan du ladda ner en dedikerad app som Adobe Fill & Sign, PDFelement eller CamScanner. Med dessa appar kan du skanna dina pappersdokument med enhetens kamera eller importera dina digitala filer från ditt interna lagringsutrymme eller en molntjänst som Google Drive eller Dropbox. Du kan sedan lägga till formulärfält och fylla i dem med ditt tangentbord eller din penna.

5 fördelar med att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär 
 

1. Garantin för pålitlig och solid vision

PDF-formulär är ett smart, relevant och tillförlitligt sätt att omedelbart samla in viktig data. Du kan anpassa dina formulär så att de matchar den specifika information du vill samla in och göra justeringar allt eftersom dina behov förändras, vilket säkerställer integriteten och noggrannheten hos dina data.

2. En ökning av effektiviteten

Saknad information, stavfel eller till och med skadade dokument: pappersfiler ökar sannolikheten för mänskliga fel. Genom att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär och digitalisera dina dokument minimerar du dessa risker. Det sparar verkligen tid och energi. De tråkiga och repetitiva uppgifterna som är förknippade med papper (utskrift, skanna, lagring, hitta dina formulär...) kommer snabbt att verka helt föråldrade.

3. Mer säkerhet

Att hantera data kräver absolut säkerhet att dina dokument inte hamnar i fel händer – ibland en riktig utmaning när man hanterar en mängd fysiska filer samtidigt. Att byta till onlineformulär ger sinnesro och ger dig möjlighet att dra nytta av alla tillgängliga säkerhetsfunktioner. Till exempel erbjuder PDF-formuläret lösenordsskydd och den elektroniska signaturen är juridiskt bindande.

4. En förenklad användarupplevelse

Att erbjuda formulär som är snabba och enkla att fylla i är avgörande för att öka era svarsfrekvenser. Era användare kan fylla i ett PDF-formulär från vilken enhet och webbläsare som helst, utan att behöva ladda ner någon programvara eller växla mellan verktyg. Ert dokument förblir enkelt och konsekvent genom hela processen, utan att kompromissa med användarupplevelsens kvalitet.

5. En positiv miljöpåverkan

Det är ingen hemlighet att användningen av formulär genererar mycket pappersarbete och en betydande mängd utskrifter. Genom att digitalisera för att modernisera dina dokument minskar du ditt miljöavtryck. Och mindre papper, utrustning och förnödenheter innebär också besparingar på dina kostnader!  

Slutsats

Sammanfattningsvis är konvertering av dina PDF-filer till ifyllbara formulär en effektiv lösning för att förenkla hanteringen av dina digitala dokument. Du sparar tid, pengar och lagringsutrymme. Du förbättrar kvaliteten och tillförlitligheten hos dina data. Du bygger användarlojalitet och stärker din varumärkesimage.