Moln och mobilitet för tids- och aktivitetshantering

Tids- och aktivitetshantering (TAM) är en viktig process för företag som vill optimera sin prestanda, produktivitet och efterlevnad. TAM möjliggör planering, spårning och analys av anställdas arbetstid och aktiviteter. TAM bidrar till att förbättra medarbetarnöjdheten, minska sociala risker och säkerställa efterlevnad av lagstadgade skyldigheter.

Tids- och närvarohantering kan dock vara komplex och tidskrävande om den förlitar sig på föråldrade eller olämpliga verktyg. Det är därför fler och fler företag vänder sig till moln- och mobillösningar för att modernisera sina tid- och närvarosystem och dra nytta av många fördelar.

Vilka är fördelarna med molnet och mobilitet för GTA?

Molntjänster och mobilitet är två tekniker som erbjuder betydande fördelar för GTA. Molntjänster ger åtkomst till data, applikationer och tjänster via internet, utan att behöva lagra eller köra dem på lokala servrar. Mobilitet är möjligheten att komma åt dessa data, dessa applikationer och dessa tjänster var som helst, när som helst och från vilken enhet som helst med en internetanslutning.

Genom att kombinera moln och mobilitet kan företag dra nytta av följande fördelar för sin tid och närvaro:

• Säkerhet : Medarbetarnas tids- och aktivitetsdata lagras i fjärrstyrda, mycket säkra datacenter som övervakas dygnet runt. Det skyddas också av krypteringssystem och strikta integritetspolicyer². Företag behöver inte längre oroa sig för dataförlust, stöld eller korruption.
• Mobilitet : Anställda kan komma åt sitt tid- och närvarosystem var de än befinner sig, oavsett om de är på kontoret, på distans, på resande fot eller hos en kund. De kan se sitt schema, ange sina timmar, rapportera sina aktiviteter eller begära ledighet från sin smartphone, surfplatta eller bärbara dator⁴. Chefer kan också godkänna förfrågningar, övervaka avvikelser eller visa nyckeltal från sin mobila enhet.
• Flexibilitet : Företag kan anpassa sitt system för tids- och närvarohantering (TAM) efter sina specifika behov och välja de funktioner, inställningar och regler som bäst passar deras organisation, bransch och kollektivavtal. De kan också skala upp sitt TAM-system allt eftersom de växer och lägga till eller ta bort molnresurser efter behov.²
• Hastighet : Företag kan driftsätta sina tid- och närvarosystem i molnet med bara några få klick, utan att behöva installera eller konfigurera någon hårdvara eller programvara på sina lokala servrar. Detta möjliggör snabb och enkel implementering, utan avbrott i tjänsten eller extra kostnader².
• Kostnad : Företag kan minska sina kostnader för tid och närvaro genom att välja en pay-as-you-go-modell, vilket gör att de bara betalar för de molnresurser de faktiskt använder. De behöver inte längre investera i inköp och underhåll av en kostsam och komplex serverinfrastruktur.

Den här artikeln kan intressera dig: Business Intelligence: framtidens företag : Hur molnet och mobilitet underlättar åtkomst till och bearbetning av företagsdata.

Hur väljer man en molnbaserad GTA-lösning?

För att välja en molnbaserad lösning för tid- och närvarohantering (T&A) som uppfyller deras behov måste företag beakta flera kriterier, såsom:

Funktionalitet : Den molnbaserade tids- och närvarolösningen måste erbjuda de funktioner som krävs för att effektivt hantera anställdas arbetstid och aktiviteter, såsom schemaläggning, spårning, analys, validering, frånvarohantering etc. Den måste också vara kompatibel med företagets befintliga informationssystem, såsom lönehantering, personaladministration eller redovisning.

Tillförlitlighet : Den molnbaserade lösningen för tid- och närvarohantering måste garantera optimal tillgänglighet och prestanda, utan avbrott eller nedgångar. Den måste också säkerställa regelbunden säkerhetskopiering och återställning av data, samt snabb teknisk support vid problem.

Efterlevnad : Den molnbaserade tids- och närvarolösningen måste följa tillämpliga standarder och förordningar gällande skydd av personuppgifter, såsom GDPR (Allmänna dataskyddsförordningen) och CNIL (Franska dataskyddsmyndigheten). Den måste också följa rättsliga skyldigheter relaterade till arbetstid, såsom att respektera minimilönen (SMIC), viloperioder och rätten att koppla bort sig.

Vilken är den bästa molnbaserade GTA-lösningen?

Bland de många molnbaserade lösningarna för tid- och närvaroregistrering (T&A) som finns på marknaden utmärker sig en för sin kvalitet och innovation: Chronotime Workplace . Chronotime Workplace är en molnbaserad T&A-lösning utvecklad av Inetum, en ledande digital tjänstekoncern. Chronotime Workplace erbjuder följande fördelar:

• En komplett lösning : Chronotime Workplace täcker alla aspekter av tids- och närvarohantering, från schemaläggning och spårning till analys, validering och frånvarohantering. Det låter dig också hantera medarbetarnas aktiviteter, oavsett om de arbetar i projekt- eller serviceläge. Chronotime Workplace integreras sömlöst med andra Inetum-lösningar, såsom Chronotime Payroll för lönehantering och Chronotime HR för personalfrågor.
• En anpassningsbar lösning : Chronotime Workplace anpassar sig till varje företags specifika behov, beroende på dess verksamhetssektor, storlek, organisation och kollektivavtal. Det möjliggör konfiguration av regler för hantering av arbetstid och aktiviteter, samt nyckeltal. Det erbjuder också ett intuitivt och användarvänligt gränssnitt som kan anpassas efter användarnas preferenser.
• En mobil lösning : Chronotime Workplace är tillgängligt från alla internetanslutna enheter tack vare sin responsiva webbapplikation eller dedikerade mobilapp. Medarbetare kan därför se och ange sin tid- och närvarodata när som helst och var som helst. Chefer kan också övervaka och godkänna tid- och närvarodata från sin smartphone eller surfplatta.
• En säker lösning : Chronotime Workplace garanterar optimal datasäkerhet tack vare sin hosting i Inetum-molnet, vilket uppfyller standarderna ISO 27001 och ISO 27018. Data krypteras under överföring och i vila, och säkerhetskopieras dagligen. Chronotime Workplace säkerställer också full efterlevnad av GDPR och CNIL (franska dataskyddsmyndigheten), samt rättsliga skyldigheter gällande arbetstid.

Bra att veta: Robust surfplatta vs. konsumentsurfplatta: Vad är skillnaden mellan de två? Hur anpassas robusta surfplattor till behoven hos mobila yrkesverksamma?

Slutsats

Tids- och aktivitetshantering är en viktig process för företag som vill optimera sin prestanda, produktivitet och regelefterlevnad. För att modernisera sin tids- och aktivitetshantering och dra nytta av många fördelar kan företag vända sig till moln- och mobila lösningar.