PDF-filer är mycket populära och bekväma filformat för att dela digitala dokument. De låter dig bevara formatering, typsnitt, bilder och länkar i originaldokumentet, oavsett vilken programvara eller operativsystem som används för att läsa det. Men PDF-filer har också en stor nackdel: de är ofta svåra att ändra eller fylla i.
Det är därför det kan vara användbart att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär, det vill säga interaktiva dokument som tillåter användare att ange information direkt i de fält som är avsedda för detta ändamål.
Vad är ett ifyllbart PDF-formulär och varför ska du använda det?
Ett ifyllbart PDF-formulär är ett interaktivt dokument som används för att samla in information. Det skapas genom att lägga till signaturfält, kryssrutor, textutrymmen att fylla i eller till och med alternativ att välja i form av en rullgardinsmeny till dokumentet.
PDF-formuläret att fylla i är mycket praktiskt i många fall, till exempel:
- Beställning
- Utgiftsredovisningar
- Hyresformulär
- Underleverantörs tidrapporter
- Kvitton
- Undersökningar och studier
- Räkningarna
Genom att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär kan du:
- Gör datainsamling och bearbetning enklare : Du behöver inte längre skriva ut, skanna eller returnera dokument via post eller e-post. Du kan få svaren direkt på din dator eller smartphone och enkelt exportera dem till annan programvara.
- Förbättra användarupplevelsen : du erbjuder dina kunder, partners eller anställda ett snabbt och enkelt sätt att fylla i dina formulär. Du slipper inmatningsfel, raderingar eller oläsliga dokument. Du ökar därmed svarsfrekvensen och tillfredsställelsen hos dina samtalspartners.
- Optimera din varumärkesimage : du visar att du är i framkant av tekniken och att du bryr dig om miljön. Du minskar din pappersförbrukning och ditt koldioxidavtryck. Du stärker din trovärdighet och professionalism.
Här är en videohandledning för att skapa ett interaktivt PDF-formulär
Hur konverterar man dina PDF-filer till ifyllbara formulär?
För att konvertera dina PDF-filer till formulär att fylla i har du flera möjliga alternativ:
- Använd specialiserad programvara : Det finns programvara dedikerad för att skapa och konvertera PDF-formulär, som Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF eller Nitro Pro. Dessa program låter dig skapa textfält, kryssrutor, alternativknappar, rullgardinslistor, etc. Du kan också anpassa utseendet och beteendet hos formulär och lägga till avancerade funktioner som datavalidering, automatisk beräkning eller elektronisk signatur.
- Använd en onlinetjänst : det finns även webbplattformar som låter dig konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär utan att behöva installera programvara på din dator. Du kan till exempel använda PDFescape, JotForm eller Smallpdf. Dessa tjänster är vanligtvis gratis eller billiga, men de kan ha begränsningar i filstorlek, antal eller säkerhet.
- Använd en mobilapp : Om du vill konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär på din smartphone eller surfplatta kan du ladda ner en dedikerad app som Adobe Fill & Sign, PDFelement eller CamScanner. Dessa appar låter dig skanna dina pappersdokument med enhetens kamera, eller importera dina digitala filer från ditt internminne eller från en molntjänst som Google Drive eller Dropbox. Du kan sedan lägga till formulärfält och fylla i dem med tangentbordet eller pennan.
De 5 fördelarna med att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär
- Garantin för pålitlig och solid vision
PDF-formulär är ett smart, relevant och pålitligt sätt att fånga viktiga data direkt. Du kan anpassa dina formulär baserat på den specifika information du vill samla in och göra nödvändiga justeringar när dina behov förändras, för att säkerställa integriteten och riktigheten hos dina data.
- En effektivitetsvinst
Saknad information, stavfel eller till och med skadade dokument: pappersfilen ökar sannolikheten för mänskliga fel. Genom att konvertera dina PDF-filer till formulär för att fylla i och digitalisera dina dokument, minimerar du dessa risker. Det är en verklig sparare av tid och energi. De tråkiga och repetitiva uppgifterna som genereras av papper (skriva ut, skanna, lagra, hitta blanketter etc.) kommer snabbt att verka helt föråldrade.
- Mer säkerhet
Att hantera data kräver att du är helt säker på att dina dokument inte hamnar i fel händer – ibland en riktig utmaning när du hanterar en mängd fysiska filer samtidigt. Att byta till onlineformuläret ger sinnesfrid och dra nytta av alla sätt att öka säkerheten. PDF-formuläret som ska fyllas i erbjuder till exempel lösenordsskydd eller till och med en juridiskt bindande elektronisk signatur
- En förenklad användarupplevelse
Att tillhandahålla formulär som är enkla och snabba att fylla i är viktigt för att öka din svarsfrekvens. Faktum är att dina användare kan fylla i ett PDF-formulär från vilken enhet och webbläsare som helst, utan att behöva ladda ner programvara eller byta från ett verktyg till ett annat. Ditt dokument förblir enkelt och konsekvent under hela processen, utan att kompromissa med kvaliteten på upplevelsen.
- En positiv miljöpåverkan
Det är ingen hemlighet att användning av formulär resulterar i mycket pappersarbete och mycket tryck. Genom att välja digitalt för att modernisera dina dokument minskar du ditt miljöavtryck. Och mindre papper, material och förnödenheter sparar också på dina kostnader!
Slutsats
Sammanfattningsvis är att konvertera dina PDF-filer till ifyllbara formulär en effektiv lösning för att förenkla hanteringen av dina digitala dokument. Du sparar tid, pengar och utrymme. Du förbättrar kvaliteten och tillförlitligheten av dina data. Du bygger lojalitet bland dina användare och förbättrar din image.
