Vi har alla den här reflexen att skriva in en adress, skriva två rader hastigt och klicka på "skicka" utan att ställa för många frågor. För innerst inne har det blivit vanligt. Ändå hjälper meddelandeappar, med sina prydligt arrangerade knappar och dolda alternativ, oss sällan att verkligen förstå vad vi gör. Du tror att du skickar ett fredligt meddelande, men utan att inse det kanske du har satt din chef, ditt ex och din irriterande kollega i samma loop. Och det är den typen av saker som ingen förklarar för dig.
E-postmeddelanden är som jobbmeddelanden: ett felsteg, ett felplacerat ord eller en mottagare för mycket kan förstöra en teamatmosfär eller bara få dig att se ut som någon som inte vet någonting. Det värsta är att de flesta misstag kommer från detaljer som appar lämnar osagda. Du öppnar din inkorg, du ser fälten "Till", "Kopia" och "Hemlig kopia", men inte en enda rad som förklarar vad de egentligen är till för. Du tror att du vet, tills den dagen du av misstag kopierar hela din adressbok till ett e-postmeddelande som skulle förbli konfidentiellt.
Genvägarna vi tar utan att tänka
Vi har blivit experter på snabbhet. Ett "svar till alla" här, och det är skickat. Men genom att skynda oss igenom saker glömmer vi att ett meddelande kräver minimalt med tankearbete. Särskilt när flera personer är inblandade. Att skicka ett e-postmeddelande till ditt team, dina partners eller en klient är inte samma sak. Och ändå behandlar vi allt på samma sätt. Det är där problemen börjar.
Du skickar ut ett uppföljningsmejl till din kund och vill att din kollega ska följa upp utan att ingripa. Du publicerar honom i synlig text. Fast i verkligheten svarar kollegan alla i tron att hen gör rätt, och pang, då har du öppnat dörren till en billig diskussion som aldrig borde ha existerat. Eller ännu värre, du glömmer att dölja känsliga adresser och alla får en komplett fil med kontakter de aldrig borde ha sett.
Här berör vi något grundläggande och ändå aldrig tydligt förklarat, som den berömda skillnaden mellan cc och bcc, som vi tror att vi förstår men sällan helt behärskar. Och apparna i allt detta? De lämnar dig i spänning. Som om alla skulle lämna skolan med vetskapen om hur man hanterar ren och effektiv digital kommunikation.
Det handlar om avsikt (och omdöme)
Att kopiera (kopiera) är lite som att skicka ett sms till din vän och sätta den andra vännen på en loop så att de kan följa berättelsen utan att nödvändigtvis svara. De ser allt, de kan reagera, men normalt sett förblir de diskreta. Det är användbart, men man måste göra det med måtta. För många kopior, och det blir en kakofoni. Alla vill kommentera, ge sin åsikt, engagera sig. Och i slutändan har man tappat bort det ursprungliga meddelandet.
Blind kopia (BCC) är mer lömsk. Du sätter någon i loopen, men ingen vet att de är där. Det är som att ge dem ett headset för att lyssna på ett samtal i hemlighet. Det är användbart när du behöver någon att övervaka utan att någon annan vet. Som din chef eller en kollega som bara behöver hålla koll på saker och ting. Men det är också ett tveeggat svärd. Om det används felaktigt kan det skapa misstro eller missförstånd.
Vad meddelandeappar aldrig kommer att berätta för dig är att dessa verktyg inte bara är tekniska alternativ, de är signaler. Valet att skicka kopia eller hemlig kopia är ett meddelande i sig. Du visar eller döljer. Du inkluderar eller exkluderar. Och du måste förstå det för att undvika missöden. Och mer än något annat tvingar det dig att tänka i två sekunder på vem som ska se vad, för när det väl är skickat finns det ingen återvändo.
Man lär sig mer på jobbet än i handledning.
Sanningen är den att alla lär sig genom att göra misstag. Du lär dig hur man hanterar en e-postlista efter att ha glömt att använda BCC för massutskick. Du förstår effekten av ett "svara alla" när chefen läser en kommentar som inte var avsedd för dem. Så är det bara. Och eftersom appar bara ger dig knapparna utan att förklara deras användning, ja, då gör du vad du kan.
Och det är samma sak med automatiska signaturer, bilagor vi glömmer, de vi skickar vid midnatt utan att tänka på deras inverkan. Det finns ingen universell manual för detta. Det här är små regler som vi lär oss med erfarenhet. Problemet är att vissa misstag är oförlåtliga. Och ibland stannar de kvar länge. Du kan låtsas att det var ett misstag, ett klick för mycket eller ouppmärksamhet, men bilden du projicerar består.
E-post är mer än ett meddelande, det är en bild
Vad folk sällan inser är att deras meddelanden säger lika mycket om dem som hur de talar på möten eller klär sig för en dejt. Ett välkonstruerat, tydligt meddelande som respekterar mottagarna lämnar ett starkt intryck. Omvänt ger ett e-postmeddelande som skickas slumpmässigt, med stavfel, personer i CC som inte borde vara där, eller en bortglömd bilaga, ett intryck av slarv, även om så inte är fallet.
Tro inte att appar kommer att lära dig detta. De är där för att lära dig, inte för att lära dig hur man gör det ordentligt. Så det är upp till var och en av oss att ta oss tid, att tänka lite innan vi trycker på knappen. Och framför allt, att sluta tro att det bara är ett mejl. För ofta är det mycket mer än så. Och om du fortfarande tvivlar, läs om ditt senaste mejl, titta på vem du skrev i det och fråga dig själv om du inte kunde ha gjort bättre.
