Bedrijven die met succes overstappen van traditionele onderhoudsbeheerprocessen naar gedigitaliseerde processen zien consequent extreem gunstige resultaten. In dit artikel presenteren we verschillende voordelen die rechtstreeks voortvloeien uit de implementatie van de nieuwste generatie CMMS-software.
Wat is digitale transformatie?
Het digitale tijdperk begon ruim vijftig jaar geleden. De digitale revolutie, ook wel de derde industriële revolutie genoemd, komt overeen met de overgang van analoge mechanische en elektronische technologie naar digitale elektronica.
Deze digitale revolutie begon in de tweede helft van de 20e eeuw en versnelde in de jaren zeventig en tachtig pas echt met de introductie van digitale geheugenopslagapparaten en de verkleining van hun omvang volgens de deadlines die zijn vastgesteld in de wet van Moore: toename van de digitale transactiecapaciteit met 100%. % elke 18 maanden.
Dit heeft geleid tot een verbazingwekkende transformatie van alle facetten van het moderne leven, zowel vanuit privé- als professioneel oogpunt. Dit fenomeen heeft ook een zeer sterke neiging om weg te rennen, maar dat is een ander onderwerp waar we later op zullen ingaan.
Digitale transformatie stelt organisaties in staat handmatige administratieve processen te automatiseren en digitaliseren, waardoor mensen zich kunnen concentreren op nieuwe, waardevollere activiteiten.
Wat zijn de fasen van een digitale transformatie?
We kunnen 4 fasen onderscheiden in de evolutie van een organisatie:
- Fase 1 – Aanzienlijke achterstand in digitale transformatie
- Fase 2 – Begin van de ontwikkeling van vereisten en groeiende bereidheid van de organisatie om te implementeren
- Fase 3 – Er zijn softwareoplossingen geïmplementeerd die de bedrijfsresultaten verbeteren
- Fase 4 – Dit is de automatiseringsfase: de medewerkers van het bedrijf werken 100% digitaal samen. Ook de communicatie met klanten en partners wordt voor een groot deel gedigitaliseerd
Hoe vindt digitale transformatie plaats binnen een bedrijf?
Uiteraard bestaat er niet één enkele digitale transformatie. Er zijn veel verschillende gebieden binnen een organisatie, en hoewel ze allemaal kunnen profiteren van betere tools, verloopt het proces niet in hetzelfde tempo en op dezelfde tijd tussen afdelingen.
Organisaties kunnen bijvoorbeeld investeren in geavanceerde mobiele technologie, maar de manier waarop zij voorraadbeheer niet veranderen. Ze kunnen de routeplanning van technici automatiseren terwijl ze nog steeds papieren werkbladen gebruiken. Laten we aan de hand van verschillende gebruiksscenario’s de voordelen van digitalisering bestuderen.
CMMS: de voordelen van digitaal
Wat betekent CMMS trouwens? Een CMMS, de afkorting voor Computer Aided Maintenance Management, is software die alle informatie met betrekking tot het onderhoud van technische apparatuur registreert en gebruikers ondersteunt bij hun werkzaamheden.
Tijd tussen de voltooiing van een interventie en de facturatie ervan
Dit is de tijd die nodig is om een klant te factureren voor onderhoud dat namens hem wordt uitgevoerd, zodra dit is voltooid. Bij organisaties die de digitale transformatie nog niet hebben doorgevoerd, kan deze vertraging variëren van enkele dagen tot 2 tot 5 weken.
Een onderhoudsaanbieder die vergevorderd is in de digitale transitie, is in staat om op dezelfde dag te factureren. Dit wordt bereikt doordat alle informatie die nodig is voor de facturatie tijdens de interventie in realtime wordt verzameld, de pro-formafactuur van de klant automatisch wordt aangemaakt, ter plaatse een digitale handtekening wordt verzameld en dit alles in realtime wordt gedeeld via de mobiele applicatie en geïntegreerd in een ERP-systeem voor onmiddellijke facturatie.
Dit verkort de incassotijd aanzienlijk, vereenvoudigt het hele proces van het afwikkelen van rekeningen, vermindert de werkdruk van het administratief personeel en maakt enorme liquiditeit vrij.
Deze liquiditeit is nu eerder beschikbaar om commissies, bonussen, marketing, salarissen te betalen, kortom ten dienste te stellen van de organisatie om sneller meer geld te verdienen.
Dit artikel zou u kunnen interesseren: Hoe maak ik een elektronische handtekening in Outlook?
Efficiëntie van technici
Met een mobiele applicatie voor onderhoudsbeheer op locatie hoeft de technicus niet langer werkorders in te vullen, handleidingen mee te nemen, bestelformulieren voor onderdelen in te dienen, kaarten te raadplegen – alle informatie die hij nodig heeft, is binnen handbereik.
Het mobiele apparaat vertelt hen waar en wanneer de volgende service nodig is, de beste manier om daar te komen, welke onderdelen ze waarschijnlijk nodig hebben, evenals handleidingen en technische informatie, allemaal in digitale, up-to-date vorm. op aanvraag.
Bovendien heeft het apparaat mogelijk de mogelijkheid om video's van onderhoudstaken weer te geven, begeleide onderhoudssessies en tutorials met augmented reality te bieden en de technicus in staat te stellen een vriend te bellen en ondersteuningsniveau 2 op afstand te activeren met audio- en videomogelijkheden.
Als we rekening houden met de tijd die technici in minder innovatieve organisaties besteden aan administratieve taken – het vinden van informatie, het bestellen van onderdelen, het vinden van schema’s en spiekbriefjes – zien we een verbetering van tussen de 20% en 40% van de inzet van technici of engineers. Dit is een reële en effectieve toename van de arbeidstijd.
Dit kan de weg vrijmaken voor meer werk dat per dag, week of maand moet worden gedaan. Hierdoor kan er meer tijd worden besteed aan het ontwikkelen van betere en diepere relaties met de cliënt. Het kan technici en ingenieurs zelfs in staat stellen zich te concentreren op extra verkoopkansen. Sterker nog, het stelt organisaties in staat veel meer te doen met de mensen die ze nu hebben, zonder extra kosten.
Backoffice-efficiëntie
Hoewel digitale transformatie leidt tot een duidelijke toename van de efficiëntie van technici, heeft deze toename rechtstreekse gevolgen voor hun backoffice-tegenhangers. Bij minder geavanceerde operaties worden alle gegevens die technici invoeren op interventierapporten, inkooporders, test- en inspectierapporten, enz. moeten worden gelezen, geïnterpreteerd en ingevoerd in ERP-systemen of oude software die geen mogelijkheid biedt tot verzameling uit het veld.
Het handmatig moeten vermenigvuldigen van invoer en het vinden van informatie betekent een enorme last voor het backofficepersoneel. Wanneer backofficemedewerkers niet bezig zijn met het ontcijferen van papieren werkorders en het invoeren van gegevens, moeten ze de contractdatabase doorzoeken, klantinformatie valideren, tekeningen lokaliseren, bestellingen van onderdelen of verzendingen volgen, of zelfs factureringsfouten proberen te begrijpen.
In een volledig gedigitaliseerd bedrijf behoren deze activiteiten tot het verleden. Alle gegevens worden één keer ingevoerd, vastgelegd, opgeslagen en indien nodig hergebruikt.
Contracten en rechten zijn direct beschikbaar. Klanten hebben toegang tot hun contracthistorie en kunnen zelf de historie van al hun transacties inzien. De behoefte en rol van backofficepersoneel verandert van administratief ondersteunend personeel naar een bedrijfsontwikkelingsmachine. We hebben gezien dat het backofficegebruik is verdubbeld.
Het einde van niet-gefactureerde diensten
De mogelijkheid om onmiddellijk vast te leggen en opnieuw af te spelen wat er in de hele organisatie gebeurt, is een nieuwe mogelijkheid zodra de digitale transformatie heeft plaatsgevonden.
Wanneer we lekkage bespreken – en niet alles in rekening brengen waar een bedrijf recht op heeft – met bedrijven in de onderhoudssector, merken we vaak dat ze weten dat het gebeurt, maar dat ze geen manier hebben om deze lekken op te vangen:
Je vraagt ons om iets te kwantificeren dat we niet kunnen zien. Als we konden, zouden we hem uiteraard tegenhouden.
Digitale tools maken directe validatie van contractuele verplichtingen mogelijk en het nauwkeurig volgen van onderdelen die in het kader van een contract worden gebruikt. De mogelijkheid om de winstgevendheid nauwkeurig te meten wordt heel eenvoudig.
We zien dat sommige bedrijven het aantal lekkages met 15-20% zien afnemen als gevolg van het onvermogen om contracten te valideren en/of het gebruik van reserveonderdelen goed te volgen.
Een vorm van continue verbetering
Het aangaan van een digitale transformatie leidt tot aanzienlijke verbeteringen in de operationele prestaties, wat resulteert in enorme financiële voordelen voor bedrijven die onderhoudsdiensten verlenen aan activa en apparatuur.
Door taken die geen waarde toevoegen te verwijderen, kunnen uw teams zich op hun klanten concentreren, apparatuur in één keer goed repareren, extra inkomstenbronnen vinden en ervoor zorgen dat u alles in rekening kunt brengen wat u in rekening moet brengen – zonder dat er geld op tafel blijft liggen.
Er is geen EINDwoord voor digitale transformatie . Het is een proces dat zich zal blijven ontwikkelen, vooruitgaan en uitbreiden. Bedrijven die er om de een of andere reden geen voordeel uit hebben gehaald, zullen qua winstgevendheid en concurrentievermogen steeds verder achterlopen op hun concurrenten en zullen onvermijdelijk verdwijnen.
Conclusie
Bedrijven die met succes overstappen van traditionele, handmatige processen naar 100% digitale processen zien aanzienlijke verbeteringen in de operationele prestaties, wat resulteert in enorme financiële voordelen.
Door vervelende taken te elimineren, kunnen uw teams zich op hun klanten concentreren, apparatuur in één keer goed repareren, extra inkomstenbronnen vinden en ervoor zorgen dat u alles in rekening kunt brengen wat u nodig heeft.
