Digitale handtekening: hoe maak je er een aan en is die geldig?

Digitale handtekeningen zijn een essentieel hulpmiddel. Ze bieden een eenvoudige en veilige manier om documenten online te ondertekenen en diverse administratieve en commerciële transacties uit te voeren.

Een digitale handtekening heeft dezelfde bruikbaarheid en waarde als een handgeschreven handtekening.

In dit artikel ontdek je hoe je een elektronische handtekening aanmaakt.

Hoe werkt een elektronische handtekening en waarom zou je die gebruiken?

Een e-handtekening is de digitale versie van een handgeschreven handtekening. Ze hebben echter niet dezelfde opmaak. Een digitale handtekening is geen scan van de handgeschreven handtekening. Het is een reeks cijfers die is toegewezen aan de ondertekenaar en het document dat wordt ondertekend.

De digitale handtekening is niet herbruikbaar en kan niet naar een ander document worden overgezet. Eenmaal aangemaakt, kan deze niet meer worden gewijzigd.

Digitale handtekeningen worden gebruikt om diverse documenten te ondertekenen, zoals arbeidsovereenkomsten, facturen, inkooporders, volmachten en verkoopovereenkomsten, offertes, boekhoudkundige documenten, juridische documenten of notariële akten, met behulp van een computer of andere elektronische apparaten zoals uw mobiele telefoon of tablet.

Dankzij digitale handtekeningen kunt u menselijk contact en reizen minimaliseren, wat aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.

Qua organisatie vergemakkelijken digitale handtekeningen het traceren en uitwisselen van documenten. U kunt eenvoudig onderscheid maken tussen ondertekende documenten en documenten die nog niet ondertekend zijn. Bovendien zijn uw gegevens veiliger.

Elektronische handtekeningen bieden ook een aanzienlijk voordeel als het gaat om het verminderen van de milieubelasting. Minder reizen, papier en inkt betekenen grotere besparingen.

Hoe maak je een elektronische handtekening aan?

Het aanmaken van een elektronische handtekening gebeurt met behulp van software of online platforms zoals Adobe Sign. Ongeacht het gebruikte medium is het proces vrijwel identiek.

• Stap 1: U ontvangt een e-mail waarin u wordt geïnformeerd dat een handtekening vereist is.
• Stap 2: Klik op de link 'controleren en ondertekenen' in de e-mail.
• Stap 3: Klik op het document en klik vervolgens op het gedeelte dat u wilt ondertekenen.
• Stap 4: Maak de digitale handtekening aan. Hiervoor kunt u kiezen uit het invoeren van uw naam, het tekenen van uw handtekening met de muis, het uploaden van uw handgeschreven handtekening of het zetten van uw handtekening met uw vinger op het touchscreen van uw smartphone of tablet.
• Stap 5: Klik op 'Toepassen' om je handtekening toe te voegen.
• Stap 6: Bevestig de handtekening
• Stap 7: Stuur het ondertekende document naar de afzender.

De digitale handtekening wordt meestal aan een PDF-document toegevoegd. Converteer het document indien nodig naar een Word-document .

Zijn digitale handtekeningen juridisch bindend en veilig?

In Frankrijk en diverse andere landen heeft een digitale handtekening dezelfde rechtswaarde als een handgeschreven handtekening.

Net als bij een handgeschreven handtekening kunt u een digitale handtekening gebruiken om de integriteit van uw elektronisch document te waarborgen. Deze handtekening maakt het mogelijk om te bevestigen dat u de ondertekenaar bent.  

Het betekent tevens dat u instemt met de inhoud van het document. Bovendien is het een snelle, veilige en juridisch bindende oplossing.

Een rechtsgeldige digitale handtekening moet een geldige authenticatiecode, een e-mailadres en een IP-adres bevatten. Een webcamfoto van de ondertekenaar kan ook worden toegevoegd. Deze elementen zijn noodzakelijk voor de verificatie van de elektronische handtekening.

Dit artikel is wellicht interessant voor u: Hoe maak je een elektronische handtekening aan in Outlook?

Conclusie

Digitale handtekeningen bieden talrijke voordelen. Ze beperken niet alleen het reizen, maar besparen ook papier en inkt, en bovenal beschermen ze het milieu, terwijl de veiligheid en authenticiteit van uw document gewaarborgd blijven.

Het aanmaken van de digitale handtekening gebeurt met behulp van bepaalde software of via webplatformen.

Tegenwoordig is een elektronische handtekening bindend en veilig.