PDF's zijn zeer populaire en handige bestandsformaten voor het delen van digitale documenten. Hiermee kunt u de opmaak, lettertypen, afbeeldingen en links van het originele document behouden, ongeacht de software of het besturingssysteem dat is gebruikt om het te lezen. Maar pdf’s hebben ook een groot nadeel: ze zijn vaak lastig aan te passen of in te vullen.
Daarom kan het nuttig zijn om uw PDF's om te zetten in invulbare formulieren, d.w.z. interactieve documenten waarmee gebruikers informatie rechtstreeks kunnen invoeren in de daarvoor bestemde velden.
Wat is een invulbaar PDF-formulier en waarom zou u dit gebruiken?
Een invulbaar PDF-formulier is een interactief document dat wordt gebruikt om informatie te verzamelen. Het wordt gemaakt door handtekeningvelden, selectievakjes, tekstruimten om in te vullen of zelfs opties om te selecteren in de vorm van een vervolgkeuzemenu aan het document toe te voegen.
Het in te vullen PDF-formulier is in veel gevallen erg praktisch, zoals:
- Inkooporders
- Onkostendeclaraties
- Verhuur formulieren
- Urenregistratie van onderaannemers
- Ontvangsten
- Enquêtes en onderzoeken
- De rekeningen
Door uw PDF's naar invulbare formulieren te converteren, kunt u:
- Maak het verzamelen en verwerken van gegevens eenvoudiger : u hoeft niet langer documenten af te drukken, te scannen of per post of e-mail te retourneren. U kunt de antwoorden rechtstreeks op uw computer of smartphone ontvangen en deze eenvoudig naar andere software exporteren.
- Verbeter de gebruikerservaring : u biedt uw klanten, partners of medewerkers een snelle en gemakkelijke manier om uw formulieren in te vullen. U vermijdt invoerfouten, doorhalingen of onleesbare documenten. Zo verhoogt u de respons en de tevredenheid van uw gesprekspartners.
- Optimaliseer uw merkimago : u laat zien dat u voorop loopt op het gebied van technologie en dat u om het milieu geeft. U vermindert uw papierverbruik en uw ecologische voetafdruk. Je versterkt je geloofwaardigheid en professionaliteit.
Hier vindt u een video-tutorial voor het maken van een interactief PDF-formulier
Hoe converteert u uw PDF's naar invulbare formulieren?
Om uw PDF's om te zetten in formulieren die u kunt invullen, heeft u verschillende opties:
- Gebruik gespecialiseerde software : Er is software speciaal voor het maken en converteren van PDF-formulieren, zoals Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF of Nitro Pro. Met deze software kunt u tekstvelden, selectievakjes, keuzerondjes, vervolgkeuzelijsten, enz. maken. U kunt ook het uiterlijk en het gedrag van formulieren aanpassen en geavanceerde functies toevoegen, zoals gegevensvalidatie, automatische berekening of elektronische handtekening.
- Gebruik een online dienst : er zijn ook webplatforms waarmee u uw PDF's kunt converteren naar invulbare formulieren zonder dat u software op uw computer hoeft te installeren. U kunt bijvoorbeeld PDFescape, JotForm of Smallpdf gebruiken. Deze services zijn doorgaans gratis of goedkoop, maar kunnen beperkingen hebben wat betreft bestandsgrootte, aantal of beveiliging.
- Gebruik een mobiele app : Als u uw PDF's wilt converteren naar invulbare formulieren op uw smartphone of tablet, kunt u een speciale app downloaden, zoals Adobe Fill & Sign, PDFelement of CamScanner. Met deze apps kunt u uw papieren documenten scannen met de camera van uw apparaat, of uw digitale bestanden importeren vanuit uw interne geheugen of vanuit een cloudservice zoals Google Drive of Dropbox. Vervolgens kunt u formuliervelden toevoegen en deze invullen met uw toetsenbord of pen.
De 5 voordelen van het converteren van uw PDF's naar invulbare formulieren
- De garantie voor betrouwbaar en solide zicht
PDF-formulieren zijn een slimme, relevante en betrouwbare manier om belangrijke gegevens direct vast te leggen. U kunt uw formulieren aanpassen op basis van de specifieke informatie die u wilt verzamelen en de nodige aanpassingen maken als uw behoeften veranderen, om de integriteit en nauwkeurigheid van uw gegevens te garanderen.
- Een winst in efficiëntie
Ontbrekende informatie, typefouten of zelfs beschadigde documenten: het papieren dossier vergroot de kans op menselijke fouten. Door uw PDF's om te zetten in formulieren om uw documenten aan te vullen en te digitaliseren, minimaliseert u deze risico's. Het bespaart echt tijd en energie. De vervelende en repetitieve taken die papier met zich meebrengt (printen, scannen, opslaan, formulieren zoeken, enz.) zullen snel volkomen achterhaald lijken.
- Meer veiligheid
Om met gegevens om te gaan, moet u er absoluut zeker van zijn dat uw documenten niet in verkeerde handen vallen – wat soms een echte uitdaging is als u een groot aantal fysieke bestanden tegelijkertijd beheert. Overstappen naar het onlineformulier zorgt voor gemoedsrust en profiteert van alle manieren om de veiligheid te vergroten. Het in te vullen PDF-formulier biedt bijvoorbeeld wachtwoordbeveiliging of zelfs een juridisch bindende elektronische handtekening
- Een vereenvoudigde gebruikerservaring
Het aanbieden van formulieren die gemakkelijk en snel in te vullen zijn, is essentieel om uw responspercentage te verhogen. In feite kunnen uw gebruikers vanaf elk apparaat en elke browser een PDF-formulier invullen, zonder dat ze software hoeven te downloaden of van de ene tool naar de andere moeten overschakelen. Uw document blijft gedurende het hele proces eenvoudig en consistent, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de ervaring.
- Een positieve impact op het milieu
Het is geen geheim dat het gebruik van formulieren veel papierwerk en veel drukwerk met zich meebrengt. Door te kiezen voor digitaal om uw documenten te moderniseren, verkleint u uw ecologische voetafdruk. En minder papier, materialen en verbruiksartikelen bespaart ook nog eens op uw kosten!
Conclusie
Kortom: het converteren van uw PDF's naar invulbare formulieren is een effectieve oplossing om het beheer van uw digitale documenten te vereenvoudigen. U bespaart tijd, geld en ruimte. U verbetert de kwaliteit en betrouwbaarheid van uw data. U bouwt loyaliteit op bij uw gebruikers en verbetert uw imago.
