Bedrijven die succesvol overstappen van traditionele naar gedigitaliseerde onderhoudsbeheerprocessen behalen steevast zeer positieve resultaten. Dit artikel beschrijft een aantal voordelen die direct voortvloeien uit de implementatie van een geavanceerd CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Wat is digitale transformatie?
Het digitale tijdperk begon meer dan 50 jaar geleden. De digitale revolutie, ook wel de derde industriële revolutie genoemd, komt overeen met de overgang van analoge mechanische en elektronische technologie naar digitale elektronica.
Deze digitale revolutie, die in de tweede helft van de 20e eeuw begon, kwam in de jaren 70 en 80 echt in een stroomversnelling met de introductie van digitale geheugenopslagapparaten en de afname van hun omvang volgens de tijdschalen die in de wet van Moore worden beschreven: een toename van de digitale transactiecapaciteit met 100% elke 18 maanden.
Dit heeft geleid tot een verbazingwekkende transformatie van alle facetten van het moderne leven, zowel privé als professioneel. Dit fenomeen heeft echter ook een sterke neiging om uit de hand te lopen, maar dat is een onderwerp waar we later op terugkomen.
Digitale transformatie stelt organisaties in staat om handmatige administratieve processen te automatiseren en digitaliseren, waardoor medewerkers zich kunnen richten op nieuwe activiteiten met een hogere toegevoegde waarde.
Welke stappen zijn er nodig voor een digitale transformatie?
We kunnen vier fasen onderscheiden in de evolutie van een organisatie:
- Fase 1 – Aanzienlijke achterstand op het gebied van digitale transformatie
- Fase 2 – Begin van de eisenontwikkeling en de opkomende organisatorische wil tot implementatie
- Fase 3 – Softwareoplossingen zijn geïmplementeerd en verbeteren de operationele resultaten.
- Fase 4 – Dit is de automatiseringsfase: de medewerkers van het bedrijf werken volledig digitaal samen. Een groot deel van de communicatie met klanten en partners is ook gedigitaliseerd.
Hoe vindt digitale transformatie binnen een bedrijf plaats?
Natuurlijk bestaat er niet één standaard digitale transformatie. Binnen een organisatie zijn er veel verschillende afdelingen, en hoewel ze allemaal baat kunnen hebben bij betere tools, verloopt het proces niet in hetzelfde tempo of op hetzelfde moment in alle afdelingen.
Organisaties kunnen bijvoorbeeld investeren in geavanceerde mobiele technologie zonder hun voorraadbeheer aan te passen. Ze kunnen de routeplanning van technici automatiseren en tegelijkertijd papieren werkbonnen blijven gebruiken. Laten we de voordelen van digitalisering eens bekijken aan de hand van een aantal praktijkvoorbeelden.
CMMS: de voordelen van digitale technologie
Trouwens, wat betekent GMAO? GMAO, de afkorting voor Computerized Maintenance Management System, is software die alle informatie met betrekking tot het onderhoud van technische apparatuur registreert en gebruikers ondersteunt bij hun werkzaamheden.
De tijd tussen de voltooiing van een dienst en de facturering ervan
Dit is de tijd die nodig is om een klant te factureren voor onderhoud dat namens hen is uitgevoerd, nadat dat onderhoud is voltooid. In organisaties die nog geen digitale transformatie hebben doorgevoerd, kan deze termijn variëren van enkele dagen tot twee of vijf weken.
Een geavanceerde onderhoudsaanbieder in zijn digitale transformatie is in staat om facturen nog dezelfde dag te genereren. Dit is mogelijk omdat alle benodigde factureringsgegevens realtime tijdens het servicebezoek worden verzameld, de proforma factuur voor de klant automatisch wordt gegenereerd, een digitale handtekening ter plaatse wordt verzameld en vervolgens alles realtime via de mobiele applicatie wordt gedeeld en geïntegreerd in een ERP-systeem voor directe facturering.
Dit verkort de tijd die nodig is voor het innen van schulden aanzienlijk, vereenvoudigt het gehele proces van het afwikkelen van rekeningen, vermindert de werkdruk van administratief personeel en maakt enorme hoeveelheden geld vrij.
Dit geld is nu eerder beschikbaar om commissies, bonussen, marketingkosten en salarissen te betalen, kortom, om ten dienste te staan van de organisatie en zo sneller meer geld te verdienen.
Dit artikel is wellicht interessant voor u: Hoe maak je een elektronische handtekening aan in Outlook?
Technicusefficiëntie
Met een mobiele applicatie voor het beheer van onderhoud op locatie hoeft de technicus geen werkbonnen meer in te vullen, handleidingen mee te nemen, onderdelenbestelformulieren in te dienen of kaarten te raadplegen – alle informatie die hij nodig heeft, is binnen handbereik.
Het mobiele apparaat geeft hen de locatie en datum van de volgende interventie, de beste route ernaartoe, de onderdelen die ze waarschijnlijk nodig hebben, evenals handleidingen en technische informatie, allemaal in digitale vorm, actueel en op aanvraag.
Daarnaast kan het apparaat video's van onderhoudstaken weergeven, augmented reality-ondersteunde onderhoudssessies en tutorials aanbieden, en de technicus in staat stellen een vriend te bellen en niveau 2-ondersteuning op afstand met audio- en videomogelijkheden te activeren.
Als we rekening houden met de tijd die technici in minder innovatieve organisaties besteden aan administratieve taken – informatie opzoeken, onderdelen bestellen, schema's en naslagwerken vinden – zien we een verbetering van 20% tot 40% in de benutting van technici of ingenieurs. Dit vertegenwoordigt een reële en effectieve toename van de werktijd.
Dit kan de weg vrijmaken voor meer werk per dag, week of maand. Het kan meer tijd vrijmaken voor de klant, waardoor betere en diepere relaties kunnen worden opgebouwd. Het kan technici en ingenieurs zelfs de mogelijkheid bieden zich te richten op extra verkoopkansen. Sterker nog, het stelt organisaties in staat veel meer te doen met de mensen die ze al in dienst hebben, zonder extra kosten.
Efficiëntie van de backoffice
Hoewel digitale transformatie leidt tot een aanzienlijke toename van de efficiëntie van technici, heeft deze toename directe gevolgen voor hun collega's op de backoffice. In minder geavanceerde omgevingen moeten alle gegevens die technici vastleggen in servicerapporten, inkooporders, test- en inspectierapporten, enzovoort, worden gelezen, geïnterpreteerd en ingevoerd in ERP-systemen of verouderde software die geen mogelijkheid biedt om gegevens vanuit het veld te verzamelen.
Het herhaaldelijk invoeren van gegevens en het handmatig opzoeken van informatie vormt een enorme belasting voor de backofficemedewerkers. Wanneer zij niet bezig zijn met het ontcijferen van papieren werkorders en het invoeren van gegevens, moeten ze de contractendatabase doorzoeken, klantgegevens controleren, schema's opzoeken, bestellingen of leveringen van onderdelen volgen of factureringsfouten proberen te begrijpen.
In een volledig gedigitaliseerd bedrijf behoren deze activiteiten tot het verleden. Alle gegevens worden slechts één keer ingevoerd, vastgelegd, opgeslagen en hergebruikt wanneer nodig.
Contracten en rechten zijn direct beschikbaar. Klanten hebben toegang tot hun contractgeschiedenis en kunnen zelf hun transactiegeschiedenis bekijken. De behoefte aan en de rol van backofficepersoneel verandert; ze evolueren van administratieve ondersteuning naar een motor voor bedrijfsontwikkeling. We hebben een verdubbeling van het backofficegebruik gezien.
Het einde van niet-gefactureerde diensten
De mogelijkheid om direct vast te leggen en weer te geven wat er binnen de organisatie gebeurt, is een nieuwe mogelijkheid die is ontstaan na de digitale transformatie.
Vaak, wanneer we het hebben over lekken – de praktijk waarbij niet alles in rekening wordt gebracht waar een bedrijf recht op heeft – met bedrijven in de onderhoudssector, merken we dat ze weten dat dit gebeurt, maar dat ze geen manier hebben om deze lekken op te sporen:
U vraagt ons iets te kwantificeren wat we niet kunnen zien. Als we het wél konden zien, zouden we het natuurlijk stoppen.
Digitale tools maken directe validatie van contractuele verplichtingen en nauwkeurige tracering van gebruikte onderdelen binnen een contract mogelijk. Het nauwkeurig meten van de winstgevendheid wordt daardoor zeer eenvoudig.
We zien een afname van 15 tot 20% in het aantal lekkages bij sommige bedrijven, als gevolg van het onvermogen om contracten te controleren en/of het gebruik van reserveonderdelen adequaat te monitoren.
Een model voor continue verbetering
Het doorvoeren van een digitale transformatie leidt tot aanzienlijke verbeteringen in de operationele prestaties, met enorme financiële voordelen voor bedrijven die onderhoudsdiensten voor activa en apparatuur aanbieden.
Door taken zonder toegevoegde waarde te elimineren, kunnen uw teams zich richten op hun klanten, apparatuur in één keer goed repareren, extra inkomstenstromen vinden en ervoor zorgen dat u alles kunt factureren wat gefactureerd moet worden – zonder inkomsten mis te lopen.
Er komt geen einde aan de digitale transformatie . Het is een proces dat zich voortdurend zal ontwikkelen, verbeteren en uitbreiden. Bedrijven die er om welke reden dan ook geen gebruik van hebben gemaakt, zullen steeds meer achterop raken bij hun concurrenten op het gebied van winstgevendheid en concurrentievermogen en zullen uiteindelijk verdwijnen.
Conclusie
Bedrijven die succesvol overstappen van traditionele en handmatige processen naar volledig gedigitaliseerde processen, zien een aanzienlijke verbetering van de operationele prestaties, wat resulteert in enorme financiële voordelen.
Door vervelende taken te elimineren, kunnen uw teams zich richten op hun klanten, apparatuur in één keer goed repareren, extra inkomstenstromen vinden en ervoor zorgen dat u alles kunt factureren wat u moet factureren.
