Cloud e mobilità per la gestione del tempo e delle attività

La gestione del tempo e delle attività (TAM) è un processo essenziale per le aziende che desiderano ottimizzare le proprie prestazioni, produttività e conformità. La TAM consente la pianificazione, il monitoraggio e l'analisi del tempo di lavoro e delle attività dei dipendenti. La TAM contribuisce a migliorare la soddisfazione dei dipendenti, a ridurre i rischi sociali e a garantire il rispetto degli obblighi di legge.

Tuttavia, la gestione delle presenze può rivelarsi complessa e dispendiosa in termini di tempo se si basa su strumenti obsoleti o inadeguati. Per questo motivo, sempre più aziende si affidano al cloud e alle soluzioni mobile per modernizzare i propri sistemi di gestione delle presenze e beneficiare di numerosi vantaggi.

Quali sono i vantaggi del cloud e della mobilità per GTA?

Cloud computing e mobilità sono due tecnologie che offrono vantaggi significativi per GTA. Il cloud computing consente l'accesso a dati, applicazioni e servizi tramite Internet, senza la necessità di archiviarli o eseguirli su server locali. La mobilità è la possibilità di accedere a questi dati, applicazioni e servizi da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet.

Combinando cloud e mobilità, le aziende possono beneficiare dei seguenti vantaggi per la gestione delle presenze:

• Sicurezza : i dati relativi a orari e attività dei dipendenti vengono archiviati in data center remoti e altamente sicuri, monitorati 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Sono inoltre protetti da sistemi di crittografia e rigorose politiche sulla privacy². Le aziende non devono più preoccuparsi di perdita, furto o danneggiamento dei dati.
• Mobilità : i dipendenti possono accedere al proprio sistema di rilevazione presenze da qualsiasi luogo, che si tratti dell'ufficio, del lavoro da remoto, dei viaggi o della sede di un cliente. Possono visualizzare il proprio orario, inserire le ore lavorate, segnalare le attività svolte o richiedere permessi dal proprio smartphone, tablet o laptop⁴. Anche i responsabili possono approvare le richieste, monitorare le discrepanze o visualizzare gli indicatori chiave di prestazione dal proprio dispositivo mobile.
• Flessibilità : le aziende possono adattare il proprio sistema di gestione delle presenze (TAM) alle proprie esigenze specifiche, scegliendo le funzionalità, le impostazioni e le regole più adatte alla propria organizzazione, al settore di appartenenza e ai contratti collettivi di lavoro. Possono inoltre scalare il sistema TAM in base alla crescita, aggiungendo o rimuovendo risorse cloud a seconda delle necessità.²
• Velocità : le aziende possono implementare il proprio sistema di rilevazione presenze nel cloud in pochi clic, senza dover installare o configurare alcun hardware o software sui propri server locali. Ciò consente un'implementazione rapida e semplice, senza interruzioni del servizio o costi aggiuntivi².
• Costo : Le aziende possono ridurre i costi relativi a tempo e presenza optando per un modello pay-as-you-go, che consente loro di pagare solo per le risorse cloud effettivamente utilizzate. Non dovranno più investire nell'acquisto e nella manutenzione di un'infrastruttura server costosa e complessa.

Potrebbe interessarti questo articolo: Business intelligence: il futuro delle imprese : come il cloud e la mobilità facilitano l'accesso e l'elaborazione dei dati aziendali.

Come scegliere una soluzione GTA basata su cloud?

Per scegliere una soluzione di gestione delle presenze (T&A) basata sul cloud che soddisfi le proprie esigenze, le aziende devono considerare diversi criteri, quali:

Funzionalità : La soluzione di rilevazione presenze basata su cloud deve offrire le funzionalità necessarie per gestire efficacemente l'orario di lavoro e le attività dei dipendenti, come pianificazione, monitoraggio, analisi, convalida, gestione delle assenze, ecc. Deve inoltre essere compatibile con i sistemi informativi aziendali esistenti, come quelli relativi a paghe, risorse umane o contabilità.

Affidabilità : la soluzione di rilevazione presenze basata su cloud deve garantire disponibilità e prestazioni ottimali, senza interruzioni o rallentamenti. Deve inoltre assicurare backup e ripristino regolari dei dati, nonché un supporto tecnico tempestivo in caso di problemi.

Conformità : La soluzione di rilevazione presenze basata su cloud deve essere conforme agli standard e alle normative applicabili in materia di protezione dei dati personali, come il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) e la CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati). Deve inoltre rispettare gli obblighi di legge relativi all'orario di lavoro, come il rispetto del salario minimo (SMIC), dei periodi di riposo e del diritto alla disconnessione.

Qual è la migliore soluzione basata su cloud per GTA?

Tra le numerose soluzioni di rilevazione presenze (T&A) basate su cloud disponibili sul mercato, una si distingue per qualità e innovazione: Chronotime Workplace. Chronotime Workplace è una soluzione T&A basata su cloud sviluppata da Inetum, gruppo leader nei servizi digitali. Chronotime Workplace offre i seguenti vantaggi:

• Una soluzione completa : Chronotime Workplace copre tutti gli aspetti della gestione delle presenze, dalla pianificazione e dal monitoraggio all'analisi, alla convalida e alla gestione delle assenze. Consente inoltre di gestire le attività dei dipendenti, sia che lavorino in modalità progetto che in modalità servizio. Chronotime Workplace si integra perfettamente con altre soluzioni Inetum, come Chronotime Payroll per la gestione delle paghe e Chronotime HR per le risorse umane.
• Una soluzione personalizzabile : Chronotime Workplace si adatta alle esigenze specifiche di ogni azienda, a seconda del settore di attività, delle dimensioni, dell'organizzazione e del contratto collettivo di lavoro. Consente di configurare regole per la gestione dell'orario di lavoro e delle attività, nonché indicatori chiave di performance. Offre inoltre un'interfaccia intuitiva e di facile utilizzo, personalizzabile in base alle preferenze dell'utente.
• Una soluzione mobile : Chronotime Workplace è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, grazie alla sua applicazione web reattiva o all'app mobile dedicata. I dipendenti possono quindi visualizzare e inserire i propri dati di presenza e orario in qualsiasi momento e ovunque. Anche i responsabili possono monitorare e approvare i dati di presenza e orario dal proprio smartphone o tablet.
• Una soluzione sicura : Chronotime Workplace garantisce una sicurezza ottimale dei dati grazie all'hosting sul cloud di Inetum, conforme agli standard ISO 27001 e ISO 27018. I dati vengono crittografati durante la trasmissione e a riposo e vengono sottoposti a backup giornaliero. Chronotime Workplace assicura inoltre la piena conformità al GDPR e alla CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati), nonché agli obblighi di legge in materia di orario di lavoro.

Da sapere: Tablet rinforzato vs. Tablet per uso domestico: qual è la differenza tra i due? In che modo i tablet rinforzati si adattano alle esigenze dei professionisti in mobilità?

Conclusione

La gestione del tempo e delle attività è un processo essenziale per le aziende che desiderano ottimizzare performance, produttività e conformità. Per modernizzare la gestione del tempo e delle attività e beneficiare di numerosi vantaggi, le aziende possono rivolgersi al cloud e alle soluzioni mobile.