Cloud e mobilità per la gestione del tempo e delle attività

La gestione del tempo e delle attività (TAM) è un processo essenziale per le aziende che desiderano ottimizzare le proprie prestazioni, produttività e conformità. La TAM consente la pianificazione, il monitoraggio e l'analisi del tempo di lavoro e delle attività dei dipendenti. La TAM contribuisce a migliorare la soddisfazione dei dipendenti, a ridurre i rischi sociali e a garantire il rispetto degli obblighi di legge.

Tuttavia, la gestione delle presenze può rivelarsi complessa e dispendiosa in termini di tempo se si basa su strumenti obsoleti o inadeguati. Per questo motivo, sempre più aziende si affidano al cloud e alle soluzioni mobile per modernizzare i propri sistemi di gestione delle presenze e beneficiare di numerosi vantaggi.

Quali sono i vantaggi del cloud e della mobilità per GTA?

Cloud computing e mobilità sono due tecnologie che offrono vantaggi significativi per GTA. Il cloud computing consente l'accesso a dati, applicazioni e servizi tramite Internet, senza la necessità di archiviarli o eseguirli su server locali. La mobilità è la possibilità di accedere a questi dati, applicazioni e servizi da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet.

Combinando cloud e mobilità, le aziende possono beneficiare dei seguenti vantaggi per la gestione delle presenze:

• Sicurezza : i dati relativi a orari e attività dei dipendenti vengono archiviati in data center remoti e altamente sicuri, monitorati 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Sono inoltre protetti da sistemi di crittografia e rigorose politiche sulla privacy². Le aziende non devono più preoccuparsi di perdite, furti o danneggiamenti dei dati.
• Mobilità : i dipendenti possono accedere al loro sistema di gestione presenze da qualsiasi luogo, in ufficio, da remoto, in viaggio o presso la sede di un cliente. Possono visualizzare il proprio programma, inserire le proprie ore, segnalare le proprie attività o richiedere ferie dal proprio smartphone, tablet o laptop⁴. I manager possono anche approvare le richieste, monitorare le discrepanze o visualizzare gli indicatori chiave di prestazione dal proprio dispositivo mobile.
• Flessibilità : le aziende possono adattare il proprio sistema di gestione delle presenze (TAM) alle proprie esigenze specifiche, scegliendo le funzionalità, le impostazioni e le regole più adatte alla propria organizzazione, al settore e al contratto collettivo di lavoro. Possono inoltre ampliare il proprio sistema TAM in base alla crescita aziendale, aggiungendo o rimuovendo risorse cloud in base alle esigenze.²
• Velocità : le aziende possono implementare il proprio sistema di gestione presenze nel cloud in pochi clic, senza dover installare o configurare hardware o software sui server locali. Ciò consente un'implementazione rapida e semplice, senza interruzioni del servizio o costi aggiuntivi².
• Costi : le aziende possono ridurre i costi di gestione del tempo e delle presenze optando per un modello pay-as-you-go, che consente loro di pagare solo per le risorse cloud effettivamente utilizzate. Non devono più investire nell'acquisto e nella manutenzione di un'infrastruttura server costosa e complessa.

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Come scegliere una soluzione GTA basata su cloud?

Per scegliere una soluzione di gestione delle presenze (T&A) basata sul cloud che soddisfi le proprie esigenze, le aziende devono considerare diversi criteri, quali:

Funzionalità : la soluzione di gestione delle presenze basata su cloud deve offrire le funzionalità necessarie per gestire in modo efficace il tempo di lavoro e le attività dei dipendenti, come pianificazione, monitoraggio, analisi, convalida, gestione delle assenze, ecc. Deve inoltre essere compatibile con i sistemi informativi esistenti dell'azienda, come buste paga, risorse umane o contabilità.

Affidabilità : la soluzione di gestione delle presenze basata su cloud deve garantire disponibilità e prestazioni ottimali, senza interruzioni o rallentamenti. Deve inoltre garantire backup e ripristino regolari dei dati, nonché un supporto tecnico reattivo in caso di problemi.

Conformità : la soluzione di gestione delle presenze basata su cloud deve essere conforme agli standard e alle normative applicabili in materia di protezione dei dati personali, come il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) e la CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati). Deve inoltre rispettare gli obblighi di legge relativi all'orario di lavoro, come il rispetto del salario minimo (SMIC), dei periodi di riposo e del diritto alla disconnessione.

Qual è la migliore soluzione basata su cloud per GTA?

Tra le numerose soluzioni cloud per la gestione delle presenze (T&A) disponibili sul mercato, una si distingue per qualità e innovazione: Chronotime Workplace . Chronotime Workplace è una soluzione cloud per la gestione delle presenze sviluppata da Inetum, un gruppo leader nei servizi digitali. Chronotime Workplace offre i seguenti vantaggi:

• Una soluzione completa : Chronotime Workplace copre tutti gli aspetti della gestione del tempo e delle presenze, dalla pianificazione e monitoraggio all'analisi, alla convalida e alla gestione delle assenze. Permette inoltre di gestire le attività dei dipendenti, sia che lavorino in modalità progetto che in modalità servizio. Chronotime Workplace si integra perfettamente con altre soluzioni Inetum, come Chronotime Payroll per la gestione delle paghe e Chronotime HR per le risorse umane.
• Una soluzione personalizzabile : Chronotime Workplace si adatta alle esigenze specifiche di ogni azienda, in base al settore di attività, alle dimensioni, all'organizzazione e al contratto collettivo di lavoro. Consente la configurazione di regole per la gestione dell'orario di lavoro e delle attività, nonché di indicatori chiave di prestazione. Offre inoltre un'interfaccia intuitiva e intuitiva, personalizzabile in base alle preferenze dell'utente.
• Una soluzione mobile : Chronotime Workplace è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, grazie alla sua applicazione web responsive o all'app mobile dedicata. I dipendenti possono quindi visualizzare e inserire i propri dati di presenza e orario sempre e ovunque. I manager possono anche monitorare e approvare i dati di presenza e orario dal proprio smartphone o tablet.
• Una soluzione sicura : Chronotime Workplace garantisce la massima sicurezza dei dati grazie all'hosting nel cloud Inetum, conforme agli standard ISO 27001 e ISO 27018. I dati sono crittografati in transito e a riposo e sottoposti a backup giornaliero. Chronotime Workplace garantisce inoltre la piena conformità al GDPR e alla CNIL (Autorità francese per la protezione dei dati personali), nonché agli obblighi di legge relativi all'orario di lavoro.

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Conclusione

La gestione del tempo e delle attività è un processo essenziale per le aziende che desiderano ottimizzare performance, produttività e conformità. Per modernizzare la gestione del tempo e delle attività e beneficiare di numerosi vantaggi, le aziende possono rivolgersi al cloud e alle soluzioni mobile.