Ciò che le app di messaggistica non ti dicono mai veramente

Abbiamo tutti questo riflesso di digitare un indirizzo, scrivere due righe in fretta e cliccare su "Invia" senza fare troppe domande. Perché, in fondo, è diventato un luogo comune. Eppure, le app di messaggistica, con i loro pulsanti ben disposti e le opzioni nascoste, raramente ci aiutano a capire davvero cosa stiamo facendo. Pensi di inviare un messaggio pacifico, ma senza rendertene conto, potresti aver messo sullo stesso piano il tuo capo, il tuo ex e il tuo fastidioso collega. E questo è il genere di cose che nessuno ti spiega.

Le email sono come i messaggi di testo di lavoro: un passo falso, una parola fuori posto o un destinatario di troppo possono rovinare il clima di squadra o semplicemente farti sembrare una persona che non sa nulla. La parte peggiore è che la maggior parte degli errori deriva da dettagli che le app lasciano incompresi. Apri la posta in arrivo, vedi i campi "A", "Cc" e "Ccn", ma non una sola riga per spiegare a cosa servono veramente. Pensi di saperlo, finché un giorno non copi accidentalmente l'intera rubrica in un'email che avrebbe dovuto rimanere riservata.

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Le scorciatoie che prendiamo senza pensarci

Siamo diventati esperti di velocità. Basta un "rispondi a tutti" e il messaggio è inviato. Ma affrettandoci, dimentichiamo che un messaggio richiede un minimo di riflessione. Soprattutto quando sono coinvolte più persone. Inviare un'email al proprio team, ai propri partner o a un cliente non è la stessa cosa. Eppure, trattiamo tutto allo stesso modo. È qui che iniziano i problemi.

Invii un'email di follow-up a un cliente e vuoi che il tuo collega faccia lo stesso senza intervenire. Lo metti in copia visibile. Solo che in realtà, questo collega risponde a tutti, pensando di fare la cosa giusta, e tuffo, hai aperto la porta a una discussione superficiale che non sarebbe mai dovuta esistere. O peggio ancora, ti dimentichi di nascondere gli indirizzi sensibili e tutti si ritrovano con un archivio completo di contatti che non avrebbero mai dovuto vedere.

Qui tocchiamo un argomento fondamentale eppure mai spiegato chiaramente, come la famosa differenza tra cc e ccn, che pensiamo di capire ma che raramente padroneggiamo appieno. E le app in tutto questo? Lasciano con il fiato sospeso. Come se tutti dovessero finire la scuola sapendo come gestire una comunicazione digitale pulita ed efficace.

È tutta una questione di intenzione (e discrezione)

Inviare in copia carbone è un po' come inviare un messaggio a un amico e mettere in loop l'altro amico in modo che possa seguire la storia senza necessariamente rispondere. Vedono tutto, possono reagire, ma di solito rimangono discreti. È utile, ma bisogna farlo con moderazione. Troppe copie in copia carbone e il tutto diventa cacofonico. Tutti vogliono commentare, esprimere la propria opinione, partecipare. E alla fine, si perde di vista il messaggio originale.

E-mail in CC

La copia nascosta (Ccn) è più insidiosa. Si mette qualcuno al corrente, ma nessuno sa che è lì. È come dargli delle cuffie per ascoltare una conversazione in segreto. È utile quando si ha bisogno di qualcuno da monitorare senza che nessuno lo sappia. Come il proprio responsabile o un collega che ha solo bisogno di tenere d'occhio la situazione. Ma è anche un'arma a doppio taglio. Se usata in modo errato, può creare sfiducia o incomprensioni.

Ciò che le app di messaggistica non ti diranno mai è che questi strumenti non sono solo opzioni tecniche, sono segnali. La scelta di mettere in copia o in copia nascosta è un messaggio a sé stante. Lo mostri o lo nascondi. Lo includi o lo escludi. E devi capirlo per evitare qualsiasi inconveniente. E, soprattutto, ti costringe a riflettere per due secondi su chi deve vedere cosa, perché una volta inviato, non si torna indietro.

Si impara di più sul lavoro che durante le lezioni.

La verità è che tutti imparano sbagliando. Impari a gestire una mailing list dopo aver dimenticato di usare la copia nascosta per un invio di massa. Capisci l'impatto di un "rispondi a tutti" quando il capo legge un commento che non era rivolto a lui. È così che funziona. E poiché le app ti mostrano solo i pulsanti senza spiegarne l'uso, beh, fai quello che puoi.

E-mail BCC

E lo stesso vale per le firme automatiche, gli allegati che dimentichiamo, quelli che inviamo a mezzanotte senza pensare al loro impatto. Non esiste un manuale universale per questo. Sono piccole regole che impariamo con l'esperienza. Il problema è che alcuni errori sono imperdonabili. E a volte, ti rimangono impressi a lungo. Puoi fingere che sia stata una svista, un clic di troppo o una disattenzione, ma l'immagine che proietti rimane.

La posta elettronica è più di un messaggio, è un'immagine

Ciò che le persone raramente realizzano è che i loro messaggi dicono di loro tanto quanto il modo in cui parlano durante le riunioni o si vestono per un appuntamento. Un messaggio ben strutturato, chiaro e rispettoso dei destinatari lascia un'impressione forte. Al contrario, un'email inviata in modo casuale, con errori di battitura, persone in copia copia che non dovrebbero esserci o un allegato dimenticato, dà un'impressione di negligenza, anche se non è così.

Non pensare che le app ti insegneranno questo. Sono lì per insegnarti, non per insegnarti come farlo correttamente. Quindi sta a ognuno di noi prendersi il tempo, riflettere un po' prima di premere il pulsante. E soprattutto, smettere di pensare che sia solo un'email. Perché spesso è molto di più. E se ancora ne dubiti, rileggi la tua ultima email, guarda chi ci hai messo dentro e chiediti se non avresti potuto fare di meglio.

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