Abbiamo tutti quel riflesso di digitare un indirizzo, scarabocchiare un paio di righe e cliccare su "Invia" senza pensarci troppo. Perché, in fondo, è diventato un luogo comune. Eppure, le app di messaggistica, con i loro pulsanti ben disposti e le opzioni nascoste, raramente ci aiutano a capire veramente cosa stiamo facendo. Pensi di inviare un messaggio semplice, ma senza rendertene conto, potresti aver incluso accidentalmente il tuo capo, il tuo ex e quel collega fastidioso tutti nella stessa email. E questo è il genere di cose che nessuno spiega mai.
Le email sono come i messaggi di testo di lavoro: una mossa sbagliata, una parola fuori posto o troppi destinatari possono rovinare l'atmosfera in un team o semplicemente farti sembrare uno che non sa cosa sta facendo. La parte peggiore è che la maggior parte degli errori deriva da dettagli che le app lasciano oscuri. Apri la posta in arrivo, vedi i campi "A", "Cc" e "Ccn", ma non una sola riga per spiegare a cosa servono veramente. Pensi di saperlo, finché un giorno non copi accidentalmente l'intera rubrica in un'email che avrebbe dovuto rimanere riservata.
Le scorciatoie che prendiamo senza pensarci
Siamo diventati dei demoni della velocità. Un rapido "rispondi a tutti" ed è fatta. Ma nella fretta, dimentichiamo che un messaggio richiede un po' di riflessione. Soprattutto quando sono coinvolte più persone. Inviare un'e-mail al proprio team, ai propri partner o a un cliente non è la stessa cosa. Eppure, trattiamo tutto allo stesso modo. È qui che iniziano i problemi.
Invii un'email di follow-up a un cliente e vuoi che il tuo collega risponda senza intervenire. Lo inserisci nel campo CC visibile. Solo che in realtà, questo collega risponde a tutti, pensando di fare la cosa giusta, e tuffi, hai aperto la porta a una discussione inutile che non sarebbe mai dovuta accadere. O peggio ancora, ti dimentichi di nascondere gli indirizzi email sensibili e tutti si ritrovano con un'intera lista di contatti che non avrebbero mai dovuto vedere.
Qui tocchiamo un argomento fondamentale, ma mai spiegato chiaramente, come la famosa differenza tra CC e CCN, che pensiamo di capire ma che raramente padroneggiamo appieno. E le app in tutto questo? Ti lasciano nel dubbio. Come se tutti dovessero laurearsi sapendo come gestire una comunicazione digitale pulita ed efficace.
È tutta una questione di intenzione (e discrezione)
La "copia carbone" (CC) è un po' come inviare un messaggio a un amico e poi mettere in loop un altro amico in modo che possa seguire la storia senza necessariamente rispondere. Vedono tutto, possono reagire, ma di solito rimangono discreti. È utile, ma bisogna usarla con parsimonia. Troppe "CC" e diventa una cacofonia. Tutti vogliono commentare, esprimere la propria opinione, partecipare. E alla fine, si perde di vista il messaggio originale.
La copia carbone invisibile (ICC) è più insidiosa. Si mette qualcuno nel giro, ma nessuno sa che c'è. È come dargli delle cuffie per ascoltare una conversazione di nascosto. Utile quando si ha bisogno di qualcuno che monitori la situazione senza che gli altri lo sappiano. Come il proprio responsabile o un collega che ha solo bisogno di tenere d'occhio la situazione. Ma è anche un'arma a doppio taglio. Usata in modo errato, può seminare sfiducia o creare incomprensioni.
Ciò che le app di messaggistica non ti diranno mai è che questi strumenti non sono solo opzioni tecniche; sono segnali. La scelta di usare Cc o Ccn è di per sé un messaggio. Si mostra o si nasconde. Si include o si esclude. E devi capirlo per evitare incidenti. Più di ogni altra cosa, ti costringe a riflettere per un attimo su chi deve vedere cosa, perché una volta inviato, non si torna indietro.
Si impara di più sul lavoro che seguendo lezioni private
La verità è che tutti imparano sbagliando. Scopri come gestire una mailing list dopo aver dimenticato di usare la copia nascosta per un'email di massa. Capisci l'impatto di "Rispondi a tutti" quando il capo ha letto un commento che non era nemmeno rivolto a lui. È così che funziona. E poiché le app ti mostrano solo i pulsanti senza spiegare come usarli, beh, fai del tuo meglio.
E lo stesso vale per le firme automatiche, gli allegati che dimentichiamo, quelli che inviamo a mezzanotte senza pensare al loro impatto. Non esiste un manuale di istruzioni universale per questo. Sono piccole regole che si imparano con l'esperienza. Il problema è che alcuni errori sono imperdonabili. E a volte ti perseguitano a lungo. Puoi sostenere che sia stata una svista, un clic in più o un momento di disattenzione, ma l'immagine che proietti rimane.
Le email sono più di un semplice messaggio: sono un'immagine
Ciò che le persone raramente realizzano è che i loro messaggi dicono di loro tanto quanto il loro modo di parlare durante le riunioni o il loro abbigliamento per un appuntamento. Un messaggio ben scritto, chiaro e rispettoso dei destinatari lascia un'impressione forte. Al contrario, un'e-mail inviata con negligenza, piena di errori, persone in copia che non dovrebbero essere presenti o un allegato mancante, dà un'impressione di negligenza, anche se non è così.
Non pensare che le app ti insegneranno tutto questo. Sono lì per trasmettere informazioni, non per insegnarti come farlo bene. Quindi sta a ognuno prendersi il tempo necessario, riflettere un po' prima di premere il pulsante. E soprattutto, smettere di pensare che sia solo un'email. Perché spesso è molto di più. E se ancora ne hai dubbi, rileggi la tua ultima email, guarda chi hai incluso e chiediti se non avresti potuto fare di meglio.
