Abbiamo tutti questo riflesso di digitare un indirizzo, scrivere due righe in fretta e cliccare su "Invia" senza fare troppe domande. Perché, in fondo, è diventato un luogo comune. Eppure, le app di messaggistica, con i loro pulsanti ben disposti e le opzioni nascoste, raramente ci aiutano a capire davvero cosa stiamo facendo. Pensi di inviare un messaggio pacifico, ma senza rendertene conto, potresti aver messo sullo stesso piano il tuo capo, il tuo ex e il tuo fastidioso collega. E questo è il genere di cose che nessuno ti spiega.
Le email sono come i messaggi di testo di lavoro: un passo falso, una parola fuori posto o un destinatario di troppo possono rovinare il clima di squadra o semplicemente farti sembrare una persona che non sa nulla. La parte peggiore è che la maggior parte degli errori deriva da dettagli che le app lasciano incompresi. Apri la posta in arrivo, vedi i campi "A", "Cc" e "Ccn", ma non una sola riga per spiegare a cosa servono veramente. Pensi di saperlo, finché un giorno non copi accidentalmente l'intera rubrica in un'email che avrebbe dovuto rimanere riservata.

Le scorciatoie che prendiamo senza pensarci
Siamo diventati esperti di velocità. Basta un "rispondi a tutti" e il messaggio è inviato. Ma affrettandoci, dimentichiamo che un messaggio richiede un minimo di riflessione. Soprattutto quando sono coinvolte più persone. Inviare un'email al proprio team, ai propri partner o a un cliente non è la stessa cosa. Eppure, trattiamo tutto allo stesso modo. È qui che iniziano i problemi.
Invii un'email di follow-up a un cliente e vuoi che il tuo collega faccia lo stesso senza intervenire. Lo metti in copia visibile. Solo che in realtà, questo collega risponde a tutti, pensando di fare la cosa giusta, e tuffo, hai aperto la porta a una discussione superficiale che non sarebbe mai dovuta esistere. O peggio ancora, ti dimentichi di nascondere gli indirizzi sensibili e tutti si ritrovano con un archivio completo di contatti che non avrebbero mai dovuto vedere.
Qui tocchiamo un argomento fondamentale eppure mai spiegato chiaramente, come la famosa differenza tra cc e ccn, che pensiamo di capire ma che raramente padroneggiamo appieno. E le app in tutto questo? Lasciano con il fiato sospeso. Come se tutti dovessero finire la scuola sapendo come gestire una comunicazione digitale pulita ed efficace.
È tutta una questione di intenzione (e discrezione)
Inviare in copia carbone è un po' come inviare un messaggio a un amico e mettere in loop l'altro amico in modo che possa seguire la storia senza necessariamente rispondere. Vedono tutto, possono reagire, ma di solito rimangono discreti. È utile, ma bisogna farlo con moderazione. Troppe copie in copia carbone e il tutto diventa cacofonico. Tutti vogliono commentare, esprimere la propria opinione, partecipare. E alla fine, si perde di vista il messaggio originale.

La copia nascosta (Ccn) è più insidiosa. Si mette qualcuno al corrente, ma nessuno sa che è lì. È come dargli delle cuffie per ascoltare una conversazione in segreto. È utile quando si ha bisogno di qualcuno da monitorare senza che nessuno lo sappia. Come il proprio responsabile o un collega che ha solo bisogno di tenere d'occhio la situazione. Ma è anche un'arma a doppio taglio. Se usata in modo errato, può creare sfiducia o incomprensioni.
Ciò che le app di messaggistica non ti diranno mai è che questi strumenti non sono solo opzioni tecniche, sono segnali. La scelta di mettere in copia o in copia nascosta è un messaggio a sé stante. Lo mostri o lo nascondi. Lo includi o lo escludi. E devi capirlo per evitare qualsiasi inconveniente. E, soprattutto, ti costringe a riflettere per due secondi su chi deve vedere cosa, perché una volta inviato, non si torna indietro.
Si impara di più sul lavoro che durante le lezioni.
La verità è che tutti imparano sbagliando. Impari a gestire una mailing list dopo aver dimenticato di usare la copia nascosta per un invio di massa. Capisci l'impatto di un "rispondi a tutti" quando il capo legge un commento che non era rivolto a lui. È così che funziona. E poiché le app ti mostrano solo i pulsanti senza spiegarne l'uso, beh, fai quello che puoi.

E lo stesso vale per le firme automatiche, gli allegati che dimentichiamo, quelli che inviamo a mezzanotte senza pensare al loro impatto. Non esiste un manuale universale per questo. Sono piccole regole che impariamo con l'esperienza. Il problema è che alcuni errori sono imperdonabili. E a volte, ti rimangono impressi a lungo. Puoi fingere che sia stata una svista, un clic di troppo o una disattenzione, ma l'immagine che proietti rimane.
La posta elettronica è più di un messaggio, è un'immagine
Ciò che le persone raramente realizzano è che i loro messaggi dicono di loro tanto quanto il modo in cui parlano durante le riunioni o si vestono per un appuntamento. Un messaggio ben strutturato, chiaro e rispettoso dei destinatari lascia un'impressione forte. Al contrario, un'email inviata in modo casuale, con errori di battitura, persone in copia copia che non dovrebbero esserci o un allegato dimenticato, dà un'impressione di negligenza, anche se non è così.
Non pensare che le app ti insegneranno questo. Sono lì per insegnarti, non per insegnarti come farlo correttamente. Quindi sta a ognuno di noi prendersi il tempo, riflettere un po' prima di premere il pulsante. E soprattutto, smettere di pensare che sia solo un'email. Perché spesso è molto di più. E se ancora ne dubiti, rileggi la tua ultima email, guarda chi ci hai messo dentro e chiediti se non avresti potuto fare di meglio.