Le aziende che passano con successo dai tradizionali processi di gestione della manutenzione ai processi digitalizzati ottengono costantemente risultati estremamente favorevoli. In questo articolo presenteremo diversi vantaggi direttamente ereditati dall'implementazione del software CMMS di ultima generazione.
Cos’è la trasformazione digitale?
L’era digitale è iniziata più di 50 anni fa. La rivoluzione digitale, conosciuta anche come terza rivoluzione industriale, corrispondente al passaggio dalla tecnologia meccanica ed elettronica analogica all'elettronica digitale.
Iniziata nella seconda metà del XX secolo, questa rivoluzione digitale ha subito una vera accelerazione negli anni '70 e '80 con l'introduzione dei dispositivi di memorizzazione digitale e la riduzione delle loro dimensioni secondo i termini individuati dalla legge di Moore: aumento del 100% della capacità di transazione digitale % ogni 18 mesi.
Ciò ha portato ad una sorprendente trasformazione di tutti gli aspetti della vita moderna, sia dal punto di vista privato che professionale. Questo fenomeno ha anche una fortissima tendenza alla fuga, ma questo è un altro argomento che affronteremo più avanti.
La trasformazione digitale consente alle organizzazioni di automatizzare e digitalizzare i processi amministrativi manuali, liberando le persone di concentrarsi su attività nuove e di maggior valore.
Quali sono le fasi di una trasformazione digitale?
Possiamo distinguere 4 fasi nell’evoluzione di un’organizzazione:
- Fase 1 – Significativamente indietro nella trasformazione digitale
- Fase 2 – Sviluppo dei requisiti iniziali ed emergente volontà organizzativa di implementarli
- Fase 3 – Sono disponibili soluzioni software che migliorano i risultati aziendali
- Fase 4 – Questa è la fase di automazione: i dipendenti dell'azienda collaborano al 100% in modo digitale. Anche gran parte della comunicazione con clienti e partner è digitalizzata
Come avviene la trasformazione digitale all’interno di un’azienda?
Naturalmente non esiste un’unica trasformazione digitale. Esistono molte aree distinte all'interno di un'organizzazione e, sebbene tutte possano trarre vantaggio da strumenti migliori, il processo non avviene allo stesso ritmo e allo stesso tempo in tutti i reparti.
Ad esempio, le organizzazioni possono investire in tecnologie mobili all’avanguardia, ma non cambiare il modo in cui gestiscono l’inventario. Possono automatizzare la pianificazione del percorso dei tecnici continuando a utilizzare fogli di lavoro cartacei. Studiamo, attraverso diversi casi d’uso, i vantaggi della digitalizzazione.
CMMS: i vantaggi del digitale
A proposito, cosa significa CMMS? Un CMMS, acronimo di Computer Aided Maintenance Management, è un software che registra tutte le informazioni relative alla manutenzione delle apparecchiature tecniche e supporta gli utenti nelle loro operazioni.
Tempo che intercorre tra il completamento di un intervento e la sua fatturazione
Si tratta del tempo necessario per fatturare al cliente la manutenzione eseguita per suo conto, una volta completata. Nelle organizzazioni che non hanno implementato la trasformazione digitale, questo ritardo può variare da diversi giorni a 2 o 5 settimane.
Un fornitore di servizi di manutenzione avanzato nella transizione digitale è in grado di fatturare lo stesso giorno. Ciò avviene perché durante l'intervento vengono raccolte in tempo reale tutte le informazioni necessarie per la fatturazione, viene creata automaticamente la fattura pro forma del cliente, viene raccolta una firma digitale in loco, quindi tutto questo viene condiviso in tempo reale tramite l'applicazione mobile e integrato in un sistema ERP per fatturazione immediata.
Ciò riduce notevolmente i tempi di riscossione dei crediti, semplifica l'intero processo di liquidazione dei conti, riduce il carico di lavoro del personale amministrativo e libera enormi liquidità.
Questa liquidità è ora disponibile prima per pagare provvigioni, bonus, marketing, stipendi, insomma per essere messa al servizio dell'organizzazione per guadagnare più soldi più velocemente.
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Efficienza del tecnico
Con un'applicazione mobile per la gestione della manutenzione sul campo, il tecnico non deve più completare ordini di lavoro, manuali da trasportare, moduli per l'ordine dei ricambi da inviare, mappe da consultare: tutte le informazioni di cui ha bisogno sono a portata di mano.
Il dispositivo mobile indica loro dove e quando è necessario il prossimo intervento di assistenza, il modo migliore per arrivarci, di quali componenti potrebbero aver bisogno, oltre a manuali e informazioni tecniche, il tutto in formato digitale e aggiornato. su richiesta.
Inoltre, il dispositivo può avere la capacità di visualizzare video delle attività di manutenzione, fornire sessioni di manutenzione guidate in realtà aumentata, tutorial e consentire al tecnico di telefonare a un amico e attivare il supporto remoto di livello 2 con funzionalità audio e video.
Se prendiamo in considerazione il tempo che i tecnici delle organizzazioni meno innovative dedicano alle attività amministrative – trovare informazioni, ordinare parti, trovare schemi e foglietti illustrativi – vediamo un miglioramento compreso tra il 20% e il 40% nell’impiego di tecnici o ingegneri. Si tratta di un aumento reale ed effettivo dell’orario di lavoro.
Ciò può aprire la strada al completamento di più lavoro al giorno, alla settimana o al mese. Ciò può consentire di trascorrere più tempo con il cliente sviluppando relazioni migliori e più profonde. Può anche consentire a tecnici e ingegneri di concentrarsi su ulteriori opportunità di vendita. Infatti, consente alle organizzazioni di fare molto di più con le persone di cui dispongono attualmente, senza costi aggiuntivi.
Efficienza del back office
Sebbene la trasformazione digitale porti a un netto aumento dell’efficienza dei tecnici, questo aumento ha un impatto diretto sulle loro controparti di back-office. Nelle operazioni meno avanzate, tutti i dati che i tecnici inseriscono nei rapporti di intervento, negli ordini di acquisto, nei rapporti di test e ispezione, ecc. devono essere letti, interpretati e inseriti in sistemi ERP o vecchi software che non offrono alcuna possibilità di ritiro dal campo.
Dover moltiplicare le voci e reperire manualmente le informazioni rappresenta un enorme onere per il personale di back-office. Quando il personale di back-office non è impegnato a decifrare gli ordini di lavoro cartacei e a inserire i dati, deve eseguire ricerche nel database dei contratti, convalidare le informazioni sui clienti, individuare disegni, monitorare ordini di parti o spedizioni o persino cercare di comprendere errori di fatturazione.
In un’azienda completamente digitalizzata, queste attività appartengono al passato. Tutti i dati vengono inseriti una volta, acquisiti, salvati e riutilizzati quando necessario.
Contratti e diritti sono disponibili immediatamente. I clienti hanno accesso alla cronologia dei loro contratti e possono visualizzare autonomamente la cronologia di tutte le loro transazioni. La necessità e il ruolo del personale di back office stanno cambiando: da personale di supporto amministrativo a macchina per lo sviluppo aziendale. Abbiamo visto che l'utilizzo del back office è raddoppiato.
La fine dei servizi non fatturati
La capacità di registrare e riprodurre istantaneamente ciò che accade nell’intera organizzazione è una nuova possibilità una volta avvenuta la trasformazione digitale.
Spesso quando discutiamo di perdite – senza addebitare tutto ciò che un'azienda ha diritto di addebitare – con le aziende del settore della manutenzione, scopriamo che sanno che stanno accadendo, ma non hanno modo di catturare queste perdite:
Ci stai chiedendo di quantificare qualcosa che non possiamo vedere. Ovviamente, se potessimo, lo fermeremmo.
Gli strumenti digitali consentono la convalida immediata degli impegni contrattuali e il tracciamento preciso delle parti utilizzate nell'ambito di un contratto. La capacità di misurare con precisione la redditività diventa molto semplice.
Stiamo vedendo che alcune aziende vedono una riduzione del 15-20% delle perdite a causa dell'incapacità di convalidare i contratti e/o monitorare adeguatamente l'utilizzo dei pezzi di ricambio.
Una modalità di miglioramento continuo
Intraprendere una trasformazione digitale porta a miglioramenti significativi nelle prestazioni operative, con conseguenti enormi vantaggi finanziari per le società di servizi di manutenzione di asset e apparecchiature.
L'eliminazione delle attività senza valore aggiunto consente ai tuoi team di concentrarsi sui propri clienti, riparare le apparecchiature correttamente al primo tentativo, trovare ulteriori flussi di entrate e assicurarsi di poter addebitare tutto ciò di cui hai bisogno, senza lasciare soldi sul tavolo.
Non esiste una parola fine alla trasformazione digitale . È un processo che continuerà ad evolversi, progredire ed espandersi. Le aziende che, per un motivo o per l'altro, non ne hanno approfittato, si ritroveranno sempre più indietro rispetto ai concorrenti in termini di redditività e competitività e inevitabilmente scompariranno.
Conclusione
Le aziende che passano con successo dai processi manuali tradizionali ai processi digitali al 100% vedono miglioramenti significativi nelle prestazioni operative, con conseguenti enormi vantaggi finanziari.
Eliminando le attività noiose, i tuoi team possono concentrarsi sui propri clienti, riparare le apparecchiature correttamente al primo tentativo, trovare ulteriori flussi di entrate e assicurarsi di poter caricare tutto ciò di cui hai bisogno.
