Los PDF son formatos de archivo muy populares y convenientes para compartir documentos digitales. Le permiten conservar el formato, fuentes, imágenes y enlaces del documento original, independientemente del software o sistema operativo utilizado para leerlo. Pero los PDF también tienen un gran inconveniente: suelen ser difíciles de modificar o completar.
Por eso puede resultar útil convertir sus archivos PDF en formularios rellenables, es decir, documentos interactivos que permiten a los usuarios introducir información directamente en los campos previstos para este fin.
¿Qué es un formulario PDF rellenable y por qué debería adoptarlo?
Un formulario PDF rellenable es un documento interactivo que se utiliza para recopilar información. Se crea agregando campos de firma, casillas de verificación, espacios de texto para completar o incluso opciones para seleccionar en forma de menú desplegable en el documento.
El formulario PDF a completar es muy práctico en muchos casos, como por ejemplo:
- Ordenes de compra
- Reporte de gastos
- Formularios de alquiler
- Hojas de tiempo de subcontratistas
- Ingresos
- Encuestas y estudios
- Las facturas
Al convertir sus archivos PDF en formularios que se pueden completar, puede:
- Facilite la recopilación y el procesamiento de datos : ya no necesita imprimir, escanear o devolver documentos por correo postal o electrónico. Puede recibir las respuestas directamente en su computadora o teléfono inteligente y exportarlas fácilmente a otro software.
- Mejora la experiencia del usuario : ofreces a tus clientes, socios o empleados una forma rápida y sencilla de rellenar tus formularios. Evitas errores de entrada, tachaduras o documentos ilegibles. De este modo aumentará la tasa de respuesta y la satisfacción de sus interlocutores.
- Optimiza tu imagen de marca : demuestras que estás a la vanguardia de la tecnología y que te preocupas por el medio ambiente. Reduces tu consumo de papel y tu huella de carbono. Fortaleces tu credibilidad y profesionalismo.
Aquí hay un video tutorial para crear un formulario PDF interactivo.
¿Cómo convertir sus archivos PDF en formularios rellenables?
Para convertir sus archivos PDF en formularios para completar, tiene varias opciones posibles:
- Utiliza software especializado : Existe software dedicado a crear y convertir formularios PDF, como Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF o Nitro Pro. Este software le permite crear campos de texto, casillas de verificación, botones de opción, listas desplegables, etc. También puedes personalizar la apariencia y el comportamiento de los formularios, y añadir funciones avanzadas como validación de datos, cálculo automático o firma electrónica.
- Utilice un servicio en línea : también existen plataformas web que le permiten convertir sus archivos PDF en formularios rellenables sin tener que instalar software en su computadora. Por ejemplo, puedes utilizar PDFescape, JotForm o Smallpdf. Estos servicios suelen ser gratuitos o económicos, pero pueden tener limitaciones en el tamaño, la cantidad o la seguridad de los archivos.
- Utilice una aplicación móvil : si desea convertir sus archivos PDF en formularios que se pueden completar en su teléfono inteligente o tableta, puede descargar una aplicación dedicada como Adobe Fill & Sign, PDFelement o CamScanner. Estas aplicaciones te permiten escanear tus documentos en papel con la cámara de tu dispositivo o importar tus archivos digitales desde tu memoria interna o desde un servicio en la nube como Google Drive o Dropbox. Luego puede agregar campos de formulario y completarlos con su teclado o lápiz.
Los 5 beneficios de convertir tus archivos PDF en formularios rellenables
- La garantía de una visión fiable y sólida
Los formularios PDF son una forma inteligente, relevante y confiable de capturar datos importantes al instante. Puede personalizar sus formularios en función de la información específica que desea recopilar y realizar los ajustes necesarios a medida que cambien sus necesidades, para garantizar la integridad y precisión de sus datos.
- Una ganancia en eficiencia
Falta información, errores tipográficos o incluso documentos dañados: el archivo en papel aumenta la probabilidad de error humano. Al convertir sus archivos PDF en formularios para completar y digitalizar sus documentos, minimiza estos riesgos. Es un verdadero ahorro de tiempo y energía. Las tareas tediosas y repetitivas que genera el papel (imprimir, escanear, almacenar, buscar formularios, etc.) rápidamente parecerán completamente obsoletas.
- Más seguridad
El manejo de datos requiere estar absolutamente seguro de que sus documentos no caigan en las manos equivocadas, lo que a veces es un verdadero desafío cuando se administran una multitud de archivos físicos al mismo tiempo. Pasar al formulario online aporta tranquilidad, aprovechando todas las formas de aumentar la seguridad. El formulario PDF a completar ofrece, por ejemplo, protección con contraseña o incluso una firma electrónica legalmente vinculante
- Una experiencia de usuario simplificada
Proporcionar formularios que sean fáciles y rápidos de completar es esencial para aumentar sus tasas de respuesta. De hecho, sus usuarios pueden completar un formulario PDF desde cualquier dispositivo y navegador, sin tener que descargar software ni cambiar de una herramienta a otra. Su documento sigue siendo simple y consistente durante todo el proceso, sin comprometer la calidad de la experiencia.
- Un impacto ambiental positivo
No es ningún secreto que el uso de formularios genera mucho papeleo y muchas impresiones. Al optar por lo digital para modernizar sus documentos, reduce su huella medioambiental. ¡Y menos papel, materiales y suministros también ahorra costos!
Conclusión
En conclusión, convertir sus archivos PDF en formularios rellenables es una solución eficaz para simplificar la gestión de sus documentos digitales. Ahorras tiempo, dinero y espacio. Mejoras la calidad y fiabilidad de tus datos. Fidelizas a tus usuarios y potencias tu imagen.
