Hepimizin bir adres yazma, iki satır aceleyle yazma ve fazla soru sormadan "gönder"e basma refleksi vardır. Çünkü içten içe bu artık sıradan bir şey. Ancak, özenle düzenlenmiş düğmeleri ve gizli seçenekleriyle mesajlaşma uygulamaları, ne yaptığımızı gerçekten anlamamıza nadiren yardımcı olur. Huzurlu bir mesaj gönderdiğinizi sanırsınız, ama farkında olmadan patronunuzu, eski sevgilinizi ve sinir bozucu iş arkadaşınızı aynı kefeye koymuş olabilirsiniz. Ve bu, kimsenin size açıklamadığı türden bir şey.
E-postalar iş mesajları gibidir: Tek bir yanlış adım, yanlış yazılmış bir kelime veya çok fazla alıcı, ekip atmosferini mahvedebilir veya sizi hiçbir şey bilmeyen biri gibi gösterebilir. En kötüsü ise çoğu hatanın, uygulamaların söylemediği ayrıntılardan kaynaklanmasıdır. Gelen kutunuzu açıyorsunuz, "Kime", "Bilgi" ve "Gizli Bilgi" alanlarını görüyorsunuz, ancak bunların gerçekte ne işe yaradığını açıklayan tek bir satır bile yok. Bildiğinizi sanıyorsunuz, ta ki tüm adres defterinizi gizli kalması gereken bir e-postaya yanlışlıkla kopyalayana kadar.
Düşünmeden aldığımız kısayollar
Hız konusunda uzmanlaştık. "Herkese yanıtla" deyince, iletiliyor. Ama işleri aceleye getirdiğimizde, bir mesajın asgari düzeyde düşünme gerektirdiğini unutuyoruz. Özellikle de birden fazla kişi söz konusu olduğunda. Ekibinize, iş ortaklarınıza veya bir müşteriye e-posta göndermek aynı şey değil. Yine de her şeye aynı şekilde yaklaşıyoruz. Sorunlar da burada başlıyor.
Bir müşteri takip e-postası gönderiyorsunuz ve meslektaşınızın müdahale etmeden takip etmesini istiyorsunuz. Onu görünür bir yere koyuyorsunuz. Ancak gerçekte, bu meslektaşınız doğru şeyi yaptığını düşünerek herkese cevap veriyor ve pat diye, hiç olmaması gereken ucuz bir tartışmanın kapısını aralamış oluyorsunuz. Ya da daha kötüsü, hassas adresleri gizlemeyi unutuyorsunuz ve herkes hiç görmemesi gereken kişilerle dolu bir dosyayla karşı karşıya kalıyor.
Burada, temel ama hiçbir zaman net bir şekilde açıklanmamış bir konuya değiniyoruz; örneğin, cc ve bcc arasındaki meşhur farka . Peki ya tüm bunların içindeki uygulamalar? Sizi merakta bırakıyorlar. Sanki herkes okuldan mezun olup temiz ve etkili dijital iletişimi nasıl yöneteceğini bilerek ayrılmalıymış gibi.
Her şey niyetle (ve takdirle) ilgili
CC (karbon kopyalama), arkadaşınıza mesaj gönderip diğer arkadaşınızı da hikayeyi takip edebilmesi için sürekli meşgul etmeye benzer; böylece illa ki cevap vermeleri gerekmez. Her şeyi görürler, tepki verebilirler, ancak genellikle gizli kalırlar. Faydalıdır, ancak bunu ölçülü yapmalısınız. Çok fazla CC eklerseniz, bir kakofoniye dönüşür. Herkes yorum yapmak, fikrini belirtmek, dahil olmak ister. Ve sonunda, asıl mesajınızın izini kaybedersiniz.
Kör karbon kopya (BCC) daha sinsi. Birini işin içine dahil ediyorsunuz ama kimse orada olduğunu bilmiyor. Bu, gizlice bir konuşmayı dinlemesi için ona bir kulaklık vermek gibi. Kimsenin haberi olmadan izlemeniz gereken birine ihtiyaç duyduğunuzda işe yarıyor. Yöneticiniz veya sadece her şeyi takip etmesi gereken bir iş arkadaşınız gibi. Ama aynı zamanda iki ucu keskin bir kılıç. Yanlış kullanılırsa güvensizliğe veya yanlış anlamalara yol açabilir.
Mesajlaşma uygulamalarının size asla söylemeyeceği şey, bu araçların yalnızca teknik seçenekler değil, aynı zamanda sinyaller olduğudur. CC veya BCC seçeneği başlı başına bir mesajdır. Gösterebilir veya gizleyebilirsiniz. Dahil edebilir veya hariç tutabilirsiniz. Herhangi bir aksilikten kaçınmak için bunu anlamalısınız. Ve her şeyden önemlisi, kimin neyi görmesi gerektiğini iki saniye düşünmenizi sağlar, çünkü bir kez gönderildikten sonra geri dönüşü yoktur.
Derslerde öğreneceğinizden daha fazlasını iş başında öğrenirsiniz.
Gerçek şu ki, herkes hata yaparak öğrenir. Toplu e-posta gönderimi için BCC'yi kullanmayı unuttuktan sonra bir e-posta listesini nasıl yöneteceğinizi öğrenirsiniz. Patronunuz kendisine yönelik olmayan bir yorumu okuduğunda, "tümünü yanıtla" seçeneğinin etkisini anlarsınız. Durum böyle. Uygulamalar size kullanımlarını açıklamadan sadece düğmeleri verdiğinden, elinizden geleni yaparsınız.
Otomatik imzalar, unuttuğumuz ekler, etkilerini düşünmeden gece yarısı gönderdiğimiz ekler için de aynı şey geçerli. Bunun için evrensel bir kılavuz yok. Bunlar deneyimle edindiğimiz küçük kurallar. Sorun şu ki, bazı hatalar affedilemez. Ve bazen de uzun süre aklınızda kalırlar. Bunun bir dikkatsizlik, bir tıklama fazla veya dikkatsizlik olduğunu düşünebilirsiniz, ancak yansıttığınız görüntü kalır.
E-posta bir mesajdan daha fazlasıdır, bir görüntüdür
İnsanların nadiren farkına vardığı şey, mesajlarının toplantılarda nasıl konuştukları veya bir randevuya nasıl giyindikleri kadar kendileri hakkında da çok şey anlattığıdır. Alıcıya saygılı, iyi kurgulanmış ve net bir mesaj, güçlü bir izlenim bırakır. Öte yandan, gelişigüzel gönderilen, yazım hataları içeren, CC'de olmaması gereken kişilerin bulunduğu veya unutulmuş bir ek içeren bir e-posta, durum böyle olmasa bile, dikkatsizlik izlenimi verir.
Uygulamaların size bunu öğreteceğini düşünmeyin. Size öğretmek için oradalar, doğru şekilde nasıl yapılacağını öğretmek için değil. Bu yüzden, düğmeye basmadan önce biraz düşünmek ve zaman ayırmak hepimizin elinde. Ve her şeyden önemlisi, bunun sadece bir e-posta olduğunu düşünmeyi bırakmak. Çünkü çoğu zaman bundan çok daha fazlasıdır. Hâlâ şüphe duyuyorsanız, son e-postanızı tekrar okuyun, içine kimi koyduğunuza bakın ve kendinize daha iyisini yapıp yapamayacağınızı sorun.
