Geleneksel bakım yönetim süreçlerinden dijitalleştirilmiş süreçlere başarılı bir şekilde geçiş yapan şirketler, sürekli olarak son derece olumlu sonuçlar elde etmektedir. Bu makale, yeni nesil bir CMMS'nin (Bilgisayarlı Bakım Yönetim Sistemi) uygulanmasından doğrudan kaynaklanan çeşitli avantajları sunacaktır.
Dijital dönüşüm nedir?
Dijital çağ 50 yıldan fazla bir süre önce başladı. Üçüncü sanayi devrimi olarak da bilinen dijital devrim, analog mekanik ve elektronik teknolojiden dijital elektroniğe geçişi ifade eder.
20. yüzyılın ikinci yarısından itibaren başlayan bu dijital devrim, dijital bellek depolama aygıtlarının tanıtılması ve Moore Yasası'nda belirtilen zaman ölçeklerine göre boyutlarının küçültülmesiyle (her 18 ayda bir dijital işlem kapasitesinde %100 artış) 1970'ler ve 1980'lerde gerçekten hız kazandı.
Bu durum, hem özel hem de profesyonel modern yaşamın tüm yönlerinde şaşırtıcı bir dönüşüme yol açmıştır. Bu olgunun kontrolden çıkma eğilimi de oldukça yüksektir, ancak bu daha sonra ele alacağımız başka bir konudur.
Dijital dönüşüm, kuruluşların manuel idari süreçleri otomatikleştirmesine ve dijitalleştirmesine olanak tanıyarak, çalışanların yeni ve daha yüksek katma değerli faaliyetlere odaklanmasını sağlar.
Dijital dönüşümde hangi adımlar yer almaktadır?
Bir organizasyonun evriminde 4 aşama ayırt edebiliriz:
- Aşama 1 – Dijital dönüşüm açısından önemli ölçüde geride kalıyor.
- Aşama 2 – Gereksinimlerin geliştirilmesinin başlangıcı ve uygulamaya yönelik kurumsal iradenin ortaya çıkması
- 3. Aşama – Yazılım çözümleri devreye alındı ve operasyonel sonuçlar iyileşiyor.
- 4. Aşama – Bu, otomasyon aşamasıdır: Şirket çalışanları %100 dijital olarak iş birliği yapar. Müşteriler ve ortaklarla iletişimin büyük bir kısmı da dijitalleştirilir.
Bir şirkette dijital dönüşüm nasıl gerçekleşir?
Elbette, tek bir dijital dönüşüm söz konusu değil. Bir kuruluş içinde birçok farklı alan vardır ve bunların hepsi daha iyi araçlardan faydalanabilirken, süreç bir departmandan diğerine aynı hızda veya aynı zamanda gerçekleşmez.
Örneğin, kuruluşlar en son mobil teknolojiye yatırım yapabilir ancak envanter yönetim yöntemlerini değiştirmeyebilirler. Teknisyen rota planlamasını otomatikleştirebilirken, kağıt tabanlı iş emirlerini kullanmaya devam edebilirler. Dijitalleşmenin faydalarını çeşitli kullanım örnekleri üzerinden inceleyelim.
CMMS: Dijital teknolojinin faydaları
Bu arada, GMAO ne anlama geliyor? GMAO, Bilgisayarlı Bakım Yönetim Sistemi'nin kısaltmasıdır ve teknik ekipmanların bakımıyla ilgili tüm bilgileri kaydeden ve kullanıcılara işlemlerinde destek sağlayan bir yazılımdır.
Bir hizmetin tamamlanması ile faturalandırılması arasındaki süre
Bu, bir müşteri adına gerçekleştirilen bakım işlemleri tamamlandıktan sonra, müşteriye fatura kesme süresidir. Dijital dönüşümü uygulamamış kuruluşlarda bu süre birkaç günden iki veya beş haftaya kadar değişebilir.
Dijital dönüşüm sürecindeki gelişmiş bir bakım hizmeti sağlayıcısı, faturaları aynı gün içinde oluşturabiliyor. Bu, gerekli tüm faturalama bilgilerinin servis çağrısı sırasında gerçek zamanlı olarak toplanması, müşterinin proforma faturasının otomatik olarak oluşturulması, yerinde dijital imza alınması ve ardından her şeyin mobil uygulama aracılığıyla gerçek zamanlı olarak paylaşılması ve anında faturalama için bir ERP sistemine entegre edilmesi sayesinde mümkün oluyor.
Bu, borç tahsil süresini önemli ölçüde kısaltır, tüm hesaplaşma sürecini basitleştirir, idari personelin iş yükünü azaltır ve muazzam miktarda nakit akışını serbest bırakır.
Bu nakit artık komisyonları, ikramiyeleri, pazarlama giderlerini, maaşları ödemek için daha erken kullanılabilir durumda; kısacası, kuruluşun hizmetine sunularak daha hızlı ve daha fazla para kazanılması sağlanıyor.
Bu makale ilginizi çekebilir: Outlook'ta elektronik imza nasıl oluşturulur?
Teknisyen verimliliği
Saha bakım yönetimi için mobil bir uygulama sayesinde, teknisyenin artık doldurması gereken iş emirleri, taşıması gereken kılavuzlar, göndermesi gereken parça sipariş formları, danışması gereken haritalar yok; ihtiyaç duyduğu tüm bilgiler parmaklarının ucunda.
Mobil cihaz, onlara bir sonraki müdahalenin yerini ve tarihini, oraya ulaşmanın en iyi yolunu, muhtemelen ihtiyaç duyacakları parçaları, ayrıca kılavuzları ve teknik bilgileri dijital biçimde, güncel ve talep üzerine iletiyor.
Ek olarak, cihaz bakım işlemlerinin videolarını görüntüleyebilir, artırılmış gerçeklik destekli bakım oturumları ve eğitimler sunabilir ve teknisyenin bir arkadaşını arayarak sesli ve görüntülü 2. seviye uzaktan yardım almasını sağlayabilir.
Daha az yenilikçi kuruluşlardaki teknisyenlerin bilgi arama, parça siparişi verme, şema ve referans materyali bulma gibi idari görevlere harcadıkları zamanı hesaba katarsak, teknisyen veya mühendislerin kullanımında %20 ile %40 arasında bir iyileşme gözlemledik. Bu, çalışma süresinde gerçek ve etkili bir artışı temsil etmektedir.
Bu, günlük, haftalık veya aylık olarak tamamlanan iş sayısının artmasına olanak sağlayabilir. Müşteriyle daha fazla zaman geçirilmesine, daha iyi ve daha derin ilişkilerin geliştirilmesine imkan tanıyabilir. Hatta teknisyenlerin ve mühendislerin ek satış fırsatlarına odaklanmasını sağlayabilir. Aslında, kuruluşların mevcut çalışanlarıyla ek maliyet olmadan çok daha fazlasını yapmalarını sağlar.
Arka ofis verimliliği
Dijital dönüşüm teknisyen verimliliğinde önemli bir artışa yol açarken, bu artış doğrudan arka ofis çalışanlarını da etkiliyor. Daha az gelişmiş operasyonlarda, teknisyenlerin servis raporlarına, satın alma siparişlerine, test ve muayene raporlarına vb. kaydettiği tüm verilerin okunması, yorumlanması ve ERP sistemlerine veya sahadan veri toplama olanağı sunmayan eski yazılımlara girilmesi gerekiyor.
Verilerin birden fazla kez girilmesi ve bilgilerin manuel olarak alınması, arka ofis personeli için büyük bir yük oluşturmaktadır. Arka ofis personeli, kağıt iş emirlerini çözmek ve veri girmekle meşgul olmadıkları zamanlarda, sözleşme veritabanında arama yapmak, müşteri bilgilerini doğrulamak, diyagramları bulmak, parça siparişlerini veya sevkiyatlarını takip etmek veya faturalama hatalarını anlamaya çalışmak zorundadırlar.
Tamamen dijitalleşmiş bir şirkette, bu faaliyetler artık geçmişte kaldı. Tüm veriler yalnızca bir kez girilir, kaydedilir, saklanır ve gerektiğinde yeniden kullanılır.
Sözleşmeler ve haklar anında erişilebilir durumdadır. Müşteriler sözleşme geçmişlerine erişebilir ve işlem geçmişlerini kendileri inceleyebilirler. Arka ofis personelinin ihtiyacı ve rolü değişiyor, idari destek personelinden iş geliştirme motoruna doğru evriliyor. Arka ofis kullanımının iki katına çıktığını gördük.
Faturalandırılmamış hizmetlerin sonu
Dijital dönüşüm gerçekleştiğinde, kuruluş genelinde olup bitenleri anında kaydetme ve yeniden oluşturma yeteneği yeni bir olanak haline geliyor.
Genellikle, bakım sektöründeki şirketlerle sızıntılar – bir şirketin talep etmeye hakkı olduğu her şey için ücret talep etmemesi uygulaması – hakkında konuştuğumuzda, bunun gerçekleştiğini bildiklerini ancak bu sızıntıları tespit etmenin bir yolunun olmadığını görüyoruz:
Göremediğimiz bir şeyi ölçmemizi istiyorsunuz. Elbette, eğer ölçebilseydik, bunu engellerdik.
Dijital araçlar, sözleşme yükümlülüklerinin anında doğrulanmasını ve sözleşme kapsamında kullanılan parçaların hassas bir şekilde izlenmesini sağlar. Karlılığın doğru bir şekilde ölçülmesi çok kolaylaşır.
Bazı şirketlerde sözleşmelerin doğrulanamaması ve/veya yedek parça kullanımının düzgün bir şekilde izlenememesi nedeniyle sızıntılarda %15 ila %20 oranında azalma görüyoruz.
Sürekli iyileştirme yöntemi
Dijital dönüşüme katılmak, operasyonel performansta önemli iyileşmelere yol açarak varlık ve ekipman bakım hizmeti şirketleri için büyük finansal faydalar sağlar.
Katma değeri olmayan görevleri ortadan kaldırmak, ekiplerinizin müşterilerine odaklanmasını, ekipmanları ilk seferde doğru şekilde onarmasını, ek gelir kaynakları bulmasını ve ihtiyaç duyduğunuz her şey için fatura kesebilmenizi sağlar; böylece hiçbir gelir fırsatını kaçırmazsınız.
Dijital dönüşümün sonu yok . Bu, gelişmeye, ilerlemeye ve genişlemeye devam edecek bir süreçtir. Bir veya başka bir nedenle bundan faydalanmayan şirketler, karlılık ve rekabet gücü açısından rakiplerinin gerisinde kalacak ve kaçınılmaz olarak ortadan kaybolacaktır.
Çözüm
Geleneksel ve manuel süreçlerden %100 dijitalleştirilmiş süreçlere başarılı bir şekilde geçiş yapan şirketler, operasyonel performanslarında önemli iyileşmeler görüyor ve bu da büyük finansal faydalar sağlıyor.
Sıkıcı görevleri ortadan kaldırarak, ekipleriniz müşterilerine odaklanabilir, ekipmanları ilk seferde doğru şekilde onarabilir, ek gelir kaynakları bulabilir ve faturalandırmanız gereken her şey için fatura kesebildiğinizden emin olabilirsiniz.
