Mesajlaşma uygulamalarının size asla söylemediği şeyler

Hepimizin, bir adres yazıp, birkaç satır karalayıp, fazla düşünmeden "gönder"e tıklama refleksi vardır. Çünkü içten içe bu, sıradan bir hal almıştır. Ancak, düzenli bir şekilde yerleştirilmiş düğmeleri ve gizli seçenekleriyle mesajlaşma uygulamaları, ne yaptığımızı gerçekten anlamamız için nadiren yardımcı olur. Basit bir mesaj gönderdiğinizi düşünürsünüz, ancak farkında olmadan, patronunuzu, eski sevgilinizi ve o sinir bozucu iş arkadaşınızı aynı e-posta dizisine yanlışlıkla dahil etmiş olabilirsiniz. Ve bu, kimsenin asla açıklamadığı türden bir şeydir.

E-postalar iş mesajlarına benzer: tek bir yanlış hareket, yanlış kullanılan bir kelime veya çok fazla alıcı, ekip içindeki atmosferi bozabilir veya sadece ne yaptığınızı bilmediğiniz izlenimini verebilir. En kötü yanı ise, çoğu hatanın uygulamaların gizlediği ayrıntılardan kaynaklanmasıdır. Gelen kutunuzu açarsınız, "Kime", "Cc" ve "Bcc" alanlarını görürsünüz, ancak bunların gerçekte ne işe yaradığını açıklayan tek bir satır bile yoktur. Bildiğinizi sanırsınız, ta ki bir gün yanlışlıkla tüm adres defterinizi gizli kalması gereken bir e-postaya kopyalayana kadar.

Düşünmeden yaptığımız kestirme yollar

Hız canavarı olduk. Hızlı bir "tümüne yanıtla" ve iş bitiyor. Ama acelemizde, bir mesajın biraz düşünmeyi gerektirdiğini unutuyoruz. Özellikle birden fazla kişi söz konusu olduğunda. Ekibinize, ortaklarınıza veya bir müşterinize e-posta göndermek aynı şey değil. Yine de her şeye aynı şekilde davranıyoruz. Sorunlar işte burada başlıyor.

Müşterinize bir takip e-postası gönderiyorsunuz ve meslektaşınızın müdahale etmeden yanıt vermesini istiyorsunuz. Onları görünür CC alanına ekliyorsunuz. Ancak gerçekte, bu meslektaşınız doğru şeyi yaptığını düşünerek herkese yanıt veriyor ve işte, asla olmaması gereken anlamsız bir tartışmanın kapısını aralıyorsunuz. Ya da daha da kötüsü, hassas e-posta adreslerini gizlemeyi unutuyorsunuz ve herkes asla görmemesi gereken bir sürü kişinin iletişim bilgilerini içeren bir listeyle karşılaşıyor.

Burada temel bir konuya değiniyoruz, ancak bu konu hiçbir zaman açıkça açıklanmıyor; tıpkı CC ve BCC arasındaki ünlü fark gibi, anladığımızı sandığımız ama nadiren tam olarak kavradığımız bir şey. Peki ya uygulamalar? Onlar da insanı tahmin yürütmeye bırakıyor. Sanki herkes temiz ve etkili dijital iletişimi nasıl yöneteceğini bilerek mezun olacakmış gibi.

Her şey niyet (ve takdir) meselesi

"CC" (karbon kopya) özelliği, bir arkadaşınıza mesaj gönderip ardından başka bir arkadaşınızı da aynı mesajı tekrar tekrar izlemeye alarak, cevap vermeden de olayı takip etmelerini sağlamaya benzer. Her şeyi görürler, tepki verebilirler, ancak genellikle gizli kalırlar. Faydalıdır, ancak ölçülü kullanılmalıdır. Çok fazla "CC" olursa, bir karmaşaya dönüşür. Herkes yorum yapmak, fikrini belirtmek, dahil olmak ister. Ve sonunda, orijinal mesajınızın izini kaybedersiniz.

Görünmez karbon kopya (ICC) daha sinsi bir yöntemdir. Birini işin içine dahil edersiniz, ancak kimse onun orada olduğunu bilmez. Sanki birine kulaklık verip gizlice bir konuşmayı dinlemesini sağlamak gibidir. Başkalarının haberi olmadan işleri takip etmesi gereken biri için kullanışlıdır. Örneğin, yöneticiniz veya sadece işleri gözlemlemesi gereken bir meslektaşınız gibi. Ancak bu aynı zamanda iki ucu keskin bir kılıçtır. Yanlış kullanıldığında güvensizlik yaratabilir veya yanlış anlaşılmalara yol açabilir.

Mesajlaşma uygulamalarının size asla söylemeyeceği şey, bu araçların sadece teknik seçenekler olmadığı; birer sinyal olduğudur. CC veya BCC kullanma seçimi başlı başına bir mesajdır. Gösterir veya gizlersiniz. Dahil eder veya hariç tutarsınız. Ve aksiliklerden kaçınmak için bunu anlamanız gerekir. Her şeyden önemlisi, kimin neyi görmesi gerektiği konusunda bir an düşünmenizi sağlar, çünkü bir kez gönderildikten sonra geri dönüş yoktur.

İş başında eğitim videolarından daha çok şey öğrenirsiniz

Gerçek şu ki, herkes hata yaparak öğrenir. Toplu e-posta gönderirken gizli alıcı (BCC) özelliğini kullanmayı unuttuktan sonra e-posta listesini nasıl yöneteceğinizi öğrenirsiniz. Patronunuz, ona yönelik olmayan bir yorumu okuduktan sonra "tümünü yanıtla" özelliğinin etkisini anlarsınız. İşte durum böyle. Ve uygulamalar size sadece düğmeleri verip nasıl kullanılacağını açıklamadığı için, elinizden gelenin en iyisini yaparsınız.

Otomatik imzalar, unuttuğumuz ekler, gece yarısı etkilerini düşünmeden gönderdiklerimiz için de durum aynı. Bunun için evrensel bir kullanım kılavuzu yok. Bunlar, deneyimle öğrendiğiniz küçük kurallar. Sorun şu ki, bazı hatalar affedilemez. Ve bazen, uzun süre peşinizi bırakmazlar. Bir gözden kaçırma, fazladan bir tıklama veya bir anlık dikkatsizlik olduğunu iddia edebilirsiniz, ancak yansıttığınız imaj kalır.

E-postalar sadece bir mesajdan ibaret değil, aynı zamanda birer görüntüdür

İnsanların nadiren fark ettiği şey, mesajlarının, toplantılardaki konuşma tarzları veya bir randevu için giydikleri kıyafet kadar kendileri hakkında çok şey söylediğidir. Alıcılara saygı duyan, iyi hazırlanmış ve net bir mesaj güçlü bir izlenim bırakır. Tersine, hatalarla dolu, gereksiz kişilerin kopyalandığı veya ek dosyanın eksik olduğu özensizce gönderilmiş bir e-posta, durum böyle olmasa bile ihmalkarlık izlenimi verir.

Uygulamaların size bu konuda eğitim vereceğini düşünmeyin. Onlar bilgi aktarmak için varlar, size bunu nasıl iyi yapacağınızı öğretmek için değil. Bu yüzden, düğmeye basmadan önce biraz düşünmek ve zaman ayırmak her bireyin kendi sorumluluğunda. Ve her şeyden önemlisi, bunun sadece bir e-posta olduğunu düşünmeyi bırakmak gerekiyor. Çünkü çoğu zaman, bundan çok daha fazlası. Ve hala şüphe duyuyorsanız, son e-postanızı tekrar okuyun, kimleri dahil ettiğinize bakın ve kendinize daha iyisini yapıp yapamayacağınızı sorun.