As empresas que fazem a transição bem-sucedida dos processos tradicionais de gestão de manutenção para processos digitalizados obtêm consistentemente resultados extremamente favoráveis. Neste artigo apresentaremos diversas vantagens herdadas diretamente da implementação do software CMMS de última geração.
O que é transformação digital?
A era digital começou há mais de 50 anos. A revolução digital, também conhecida como terceira revolução industrial, correspondendo à transição da tecnologia mecânica e eletrônica analógica para a eletrônica digital.
Iniciada na segunda metade do século XX, esta revolução digital acelerou realmente nas décadas de 1970 e 1980 com a introdução de dispositivos de armazenamento de memória digital e a redução do seu tamanho de acordo com os prazos identificados na lei de Moore: aumento da capacidade de transação digital em 100 % a cada 18 meses.
Isto levou a uma transformação surpreendente de todas as facetas da vida moderna, tanto do ponto de vista privado como profissional. Esse fenômeno também tem uma tendência muito forte à fuga, mas esse é outro assunto que abordaremos mais adiante.
A transformação digital permite que as organizações automatizem e digitalizem processos administrativos manuais, libertando as pessoas para se concentrarem em atividades novas e de maior valor.
Quais são as etapas de uma transformação digital?
Podemos distinguir 4 fases na evolução de uma organização:
- Estágio 1 – Significativamente atrasado na transformação digital
- Estágio 2 – Início do desenvolvimento de requisitos e disposição organizacional emergente para implementação
- Etapa 3 – As soluções de software estão implementadas e melhorando os resultados de negócios
- Etapa 4 – Essa é a etapa da automação: os colaboradores da empresa colaboram 100% digitalmente. Grande parte da comunicação com clientes e parceiros também é digitalizada
Como ocorre a transformação digital dentro de uma empresa?
É claro que não existe uma transformação digital única. Existem muitas áreas distintas dentro de uma organização e, embora todas possam se beneficiar de ferramentas melhores, o processo não acontece no mesmo ritmo e ao mesmo tempo entre os departamentos.
Por exemplo, as organizações podem investir em tecnologia móvel de ponta, mas não mudar a forma como gerem o inventário. Eles podem automatizar o planejamento de rotas técnicas enquanto ainda usam planilhas em papel. Vamos estudar, através de vários casos de uso, os benefícios da digitalização.
CMMS: os benefícios do digital
A propósito, o que significa CMMS? Um CMMS, sigla para Computer Aided Maintenance Management, é um software que regista toda a informação relativa à manutenção de equipamentos técnicos e apoia os utilizadores nas suas operações.
Tempo entre a conclusão de uma intervenção e a sua faturação
Este é o tempo que leva para faturar a um cliente a manutenção realizada em seu nome, uma vez concluída. Nas organizações que não implementaram a transformação digital, este atraso pode variar de vários dias a 2 ou 5 semanas.
Um fornecedor de manutenção avançado na sua transição digital é capaz de faturar no mesmo dia. Consegue-o porque toda a informação necessária à facturação é recolhida em tempo real durante a intervenção, a factura pró-forma do cliente é criada automaticamente, é recolhida uma assinatura digital no local, depois tudo isto é partilhado em tempo real através da aplicação móvel e integrado num sistema ERP para faturação imediata.
Isto reduz significativamente o tempo de cobrança de dívidas, simplifica todo o processo de liquidação de contas, reduz a carga de trabalho do pessoal administrativo e liberta enorme liquidez.
Essa liquidez passa a estar disponível mais cedo para pagar comissões, bónus, marketing, salários, enfim para ser posta ao serviço da organização para ganhar mais dinheiro com mais rapidez.
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Eficiência do técnico
Com um aplicativo móvel para gerenciamento de manutenção em campo, o técnico não precisa mais preencher ordens de serviço, manuais para transportar, formulários de pedidos de peças para enviar, mapas para consultar – todas as informações necessárias estão ao seu alcance.
O dispositivo móvel informa onde e quando o próximo serviço é necessário, a melhor maneira de chegar lá, quais peças eles provavelmente precisarão, bem como manuais e informações técnicas, tudo em formato digital e atualizado. Sob demanda.
Além disso, o dispositivo pode ter a capacidade de exibir vídeos de tarefas de manutenção, fornecer sessões de manutenção guiadas por realidade aumentada, tutoriais e permitir que o técnico ligue para um amigo e ative o suporte remoto de nível 2 com capacidade de áudio e vídeo.
Se tivermos em conta o tempo que os técnicos das organizações menos inovadoras passam a realizar tarefas administrativas – encontrar informação, encomendar peças, encontrar esquemas e folhas de cola – vemos uma melhoria entre 20% e 40% na utilização de técnicos ou engenheiros. Trata-se de um aumento real e eficaz do tempo de trabalho.
Isso pode abrir caminho para que mais trabalho seja concluído por dia, semana ou mês. Isso pode permitir que mais tempo seja gasto com o cliente, desenvolvendo relacionamentos melhores e mais profundos. Pode até permitir que técnicos e engenheiros se concentrem em oportunidades de vendas adicionais. Na verdade, permite que as organizações façam muito mais com as pessoas que possuem atualmente, sem custos adicionais.
Eficiência de backoffice
Embora a transformação digital conduza a um aumento acentuado na eficiência dos técnicos, este aumento tem um impacto direto nos seus homólogos de back-office. Nas operações menos avançadas, todos os dados que os técnicos introduzem em relatórios de intervenção, ordens de compra, relatórios de testes e inspeções, etc. devem ser lidos, interpretados e inseridos em sistemas ERP ou softwares antigos que não oferecem possibilidade de coleta em campo.
Ter que multiplicar entradas e encontrar informações manualmente representa um enorme fardo para o pessoal administrativo. Quando a equipe de back-office não está ocupada decifrando ordens de serviço em papel e inserindo dados, eles devem pesquisar o banco de dados de contratos, validar informações do cliente, localizar desenhos, rastrear pedidos de peças ou remessas ou até mesmo tentar entender erros de faturamento.
Num negócio totalmente digitalizado, estas atividades são coisa do passado. Todos os dados são inseridos uma vez, capturados, salvos e reutilizados quando necessário.
Contratos e direitos estão disponíveis instantaneamente. Os clientes têm acesso ao seu histórico de contratos e podem visualizar eles próprios o histórico de todas as suas transações. A necessidade e o papel do pessoal administrativo estão a mudar de pessoal de apoio administrativo para uma máquina de desenvolvimento de negócios. Vimos que o uso do back office dobrou.
O fim dos serviços não faturados
A capacidade de gravar e reproduzir instantaneamente o que está acontecendo em toda a organização é uma nova possibilidade, uma vez que a transformação digital tenha ocorrido.
Muitas vezes, quando discutimos vazamentos – não cobrar tudo o que uma empresa tem direito a cobrar – com empresas do setor de manutenção, descobrimos que elas sabem que isso está acontecendo, mas não têm como capturar esses vazamentos:
Você está nos pedindo para quantificar algo que não podemos ver. Obviamente, se pudéssemos, pararíamos com isso.
As ferramentas digitais permitem a validação instantânea dos compromissos contratuais e o rastreamento preciso das peças utilizadas no âmbito de um contrato. A capacidade de medir com precisão a lucratividade torna-se muito fácil.
Estamos vendo algumas empresas observarem uma redução de 15 a 20% nos vazamentos devido à incapacidade de validar contratos e/ou monitorar adequadamente o uso de peças de reposição.
Um modo de melhoria contínua
Embarcar numa transformação digital leva a melhorias significativas no desempenho operacional, resultando em enormes benefícios financeiros para empresas de serviços de manutenção de ativos e equipamentos.
A remoção de tarefas sem valor agregado permite que suas equipes se concentrem em seus clientes, consertem os equipamentos corretamente na primeira vez, encontrem fontes de receita adicionais e garantam que você possa cobrar tudo o que precisa – sem deixar dinheiro na mesa.
Não existe uma palavra final para a transformação digital . É um processo que continuará a evoluir, progredir e expandir-se. As empresas que, por uma razão ou outra, não tiraram partido disso, ficarão cada vez mais atrás dos seus concorrentes em termos de rentabilidade e competitividade e desaparecerão inevitavelmente.
Conclusão
As empresas que fazem a transição bem-sucedida de processos tradicionais e manuais para processos 100% digitais observam melhorias significativas no desempenho operacional, resultando em enormes benefícios financeiros.
Ao eliminar tarefas tediosas, suas equipes podem se concentrar em seus clientes, consertar o equipamento certo na primeira vez, encontrar fontes de receita adicionais e garantir que você possa cobrar tudo o que precisa.
