Empresas que fazem a transição com sucesso de processos tradicionais de gestão de manutenção para processos digitalizados observam resultados extremamente positivos. Este artigo apresentará diversas vantagens decorrentes da implementação de um CMMS (Sistema Computadorizado de Gestão de Manutenção) de última geração.
O que é transformação digital?
A era digital começou há mais de 50 anos. A revolução digital, também conhecida como a terceira revolução industrial, corresponde à transição da tecnologia mecânica e eletrônica analógica para a eletrônica digital.
A partir da segunda metade do século XX, essa revolução digital acelerou-se consideravelmente nas décadas de 1970 e 1980 com a introdução de dispositivos de armazenamento de memória digital e a redução de seu tamanho de acordo com os prazos identificados pela Lei de Moore: um aumento de 100% na capacidade de transação digital a cada 18 meses.
Isso levou a uma transformação surpreendente de todas as facetas da vida moderna, tanto privada quanto profissional. Esse fenômeno também apresenta uma forte tendência a sair do controle, mas esse é um assunto que abordaremos mais adiante.
A transformação digital permite que as organizações automatizem e digitalizem processos administrativos manuais, liberando as pessoas para se concentrarem em novas atividades de maior valor agregado.
Quais são as etapas envolvidas em uma transformação digital?
Podemos distinguir 4 estágios na evolução de uma organização:
- Estágio 1 – Atraso significativo em termos de transformação digital.
- Etapa 2 – Início do desenvolvimento de requisitos e surgimento da vontade organizacional para a implementação.
- Etapa 3 – As soluções de software estão implementadas e estão melhorando os resultados operacionais.
- Etapa 4 – Esta é a etapa de automação: os funcionários da empresa colaboram 100% digitalmente. Grande parte da comunicação com clientes e parceiros também é digitalizada.
Como ocorre a transformação digital dentro de uma empresa?
É claro que não existe uma única transformação digital. Há muitas áreas distintas dentro de uma organização e, embora todas possam se beneficiar de melhores ferramentas, o processo não ocorre no mesmo ritmo ou ao mesmo tempo de um departamento para outro.
Por exemplo, as organizações podem investir em tecnologia móvel de ponta sem alterar seus métodos de gestão de estoque. Podem automatizar o planejamento de rotas dos técnicos, mantendo o uso de ordens de serviço em papel. Vamos examinar os benefícios da digitalização por meio de diversos casos de uso.
CMMS: os benefícios da tecnologia digital
A propósito, o que significa GMAO? GMAO, sigla para Sistema Computadorizado de Gerenciamento de Manutenção, é um software que registra todas as informações relacionadas à manutenção de equipamentos técnicos e auxilia os usuários em suas operações.
Tempo decorrido entre a conclusão de um serviço e sua emissão de fatura
Este é o tempo necessário para faturar a um cliente pela manutenção realizada em seu nome, após a conclusão da mesma. Em organizações que não implementaram a transformação digital, esse prazo pode variar de alguns dias a duas ou cinco semanas.
Um provedor de serviços de manutenção avançado, em sua transformação digital, consegue gerar faturas no mesmo dia. Isso é possível porque todas as informações necessárias para o faturamento são coletadas em tempo real durante a visita técnica, a fatura pró-forma do cliente é gerada automaticamente, uma assinatura digital é coletada no local e, em seguida, tudo é compartilhado em tempo real por meio do aplicativo móvel e integrado a um sistema ERP para faturamento imediato.
Isso reduz significativamente o tempo de recuperação de dívidas, simplifica todo o processo de liquidação de contas, diminui a carga de trabalho da equipe administrativa e libera enormes quantias de dinheiro.
Esse dinheiro agora está disponível mais cedo para pagar comissões, bônus, marketing, salários, enfim, para ser colocado a serviço da organização a fim de gerar mais receita mais rapidamente.
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Eficiência do técnico
Com um aplicativo móvel para gerenciamento de manutenção em campo, o técnico não precisa mais preencher ordens de serviço, carregar manuais, enviar formulários de pedidos de peças ou consultar mapas – todas as informações de que ele precisa estão ao alcance de suas mãos.
O dispositivo móvel informa a localização e a data da próxima intervenção, a melhor maneira de chegar lá, as peças que provavelmente precisarão, além de manuais e informações técnicas, tudo em formato digital, atualizado e sob demanda.
Além disso, o dispositivo pode ter a capacidade de exibir vídeos de tarefas de manutenção, fornecer sessões de manutenção guiadas por realidade aumentada, tutoriais e permitir que o técnico ligue para um amigo e ative a assistência remota de nível 2 com recursos de áudio e vídeo.
Se levarmos em consideração o tempo que os técnicos em organizações menos inovadoras gastam em tarefas administrativas — como buscar informações, encomendar peças, encontrar diagramas e materiais de referência — observamos uma melhoria entre 20% e 40% na utilização de técnicos ou engenheiros. Isso representa um aumento real e efetivo no tempo de trabalho.
Isso pode abrir caminho para a conclusão de mais trabalho por dia, semana ou mês. Pode permitir que mais tempo seja dedicado ao cliente, desenvolvendo relacionamentos melhores e mais profundos. Pode até permitir que técnicos e engenheiros se concentrem em oportunidades de vendas adicionais. Na verdade, possibilita que as organizações façam muito mais com as pessoas que já possuem, sem custos extras.
Eficiência administrativa
Embora a transformação digital leve a um aumento significativo na eficiência dos técnicos, esse aumento impacta diretamente seus colegas da área administrativa. Em operações menos avançadas, todos os dados que os técnicos registram em relatórios de serviço, pedidos de compra, relatórios de teste e inspeção, etc., precisam ser lidos, interpretados e inseridos em sistemas ERP ou softwares legados que não oferecem a possibilidade de coleta de dados em campo.
Ter que inserir dados várias vezes e recuperar informações manualmente representa um enorme fardo para a equipe administrativa. Quando não estão ocupados decifrando ordens de serviço em papel e inserindo dados, esses funcionários precisam pesquisar no banco de dados de contratos, validar informações de clientes, localizar diagramas, rastrear pedidos ou remessas de peças ou tentar entender erros de faturamento.
Em uma empresa totalmente digitalizada, essas atividades são coisa do passado. Todos os dados são inseridos apenas uma vez, capturados, salvos e reutilizados quando necessário.
Contratos e direitos estão disponíveis instantaneamente. Os clientes têm acesso ao histórico de seus contratos e podem revisar seu histórico de transações. A necessidade e o papel da equipe de back-office estão mudando, evoluindo de pessoal de suporte administrativo para um motor de desenvolvimento de negócios. Observamos que o uso do back-office dobrou.
Fim dos serviços não faturados
A capacidade de registrar e reproduzir instantaneamente o que está acontecendo em toda a organização é uma nova possibilidade que surge após a transformação digital.
Frequentemente, quando discutimos vazamentos — a prática de não cobrar por tudo o que uma empresa tem o direito de cobrar — com empresas do setor de manutenção, descobrimos que elas sabem que isso está acontecendo, mas não têm como detectar esses vazamentos:
Você está nos pedindo para quantificar algo que não podemos ver. Obviamente, se pudéssemos, impediríamos isso.
As ferramentas digitais permitem a validação instantânea dos compromissos contratuais e o rastreamento preciso das peças utilizadas em um contrato. Medir a rentabilidade com precisão torna-se muito fácil.
Estamos observando uma redução de 15 a 20% nos vazamentos em algumas empresas devido à incapacidade de validar contratos e/ou monitorar adequadamente o uso de peças de reposição.
Um modo de melhoria contínua
Investir em uma transformação digital leva a melhorias significativas no desempenho operacional, resultando em enormes benefícios financeiros para empresas de serviços de manutenção de ativos e equipamentos.
Eliminar tarefas que não agregam valor permite que suas equipes se concentrem nos clientes, consertem os equipamentos corretamente na primeira vez, encontrem fontes de receita adicionais e garantam que você possa faturar tudo o que precisa faturar – sem deixar dinheiro na mesa.
A transformação digital não tem fim . É um processo que continuará a evoluir, progredir e expandir-se. As empresas que, por um motivo ou outro, não a aproveitarem, ficarão cada vez mais para trás em relação aos seus concorrentes em termos de rentabilidade e competitividade e, inevitavelmente, desaparecerão.
Conclusão
Empresas que fazem a transição com sucesso de processos tradicionais e manuais para processos 100% digitalizados observam melhorias significativas no desempenho operacional, resultando em enormes benefícios financeiros.
Ao eliminar tarefas tediosas, suas equipes podem se concentrar nos clientes, reparar equipamentos corretamente na primeira vez, encontrar fontes de receita adicionais e garantir que você possa faturar tudo o que precisa.
