Após sua recente reativação depois de um período de inatividade, o Google Spaces ressurgiu como a mais nova iniciativa do Google voltada para atrair pequenas equipes, startups e organizações. Essa funcionalidade não é um aplicativo separado, mas sim um serviço integrado ao Gmail na web. Também é possível acessá-lo pelo Google Chat em dispositivos móveis, computadores e nos melhores Chromebooks. Com o Google Spaces, você pode criar grupos de pessoas, compartilhar arquivos, atribuir tarefas e colaborar de forma eficaz para realizar o trabalho. Vamos explorar como criar um espaço e como usá-lo.
O que é o Google Spaces?
No ano passado, o Google anunciou a integração de bate-papo, arquivos, tarefas e outros serviços do Google ao Gmail como parte de uma grande reformulação. O Gmail não serve mais apenas para enviar e receber e-mails. Agora é um espaço de trabalho integrado onde você pode criar novos espaços para diferentes discussões e tópicos, compartilhar arquivos e iniciar chamadas em grupo do Google Meet, tudo sem sair da guia do Gmail.
O Google Spaces permite convidar e conversar com membros da equipe, colaborar em documentos, planilhas e apresentações do Google, iniciar uma chamada rápida no Meet e aumentar a produtividade do grupo. Você também pode excluir um documento do Google se não precisar mais dele.
Como usar o Google Spaces no Gmail?
Embora o Google Spaces não exista mais como um aplicativo independente, é possível usar seus recursos no Gmail graças à integração com o Google Chat. Veja como:
Passo 1: Ative o Google Chat no Gmail
Para usar o Google Spaces no Gmail, você precisa ativar o Google Chat nas suas configurações. Para fazer isso:
- Abra o Gmail no seu navegador (computador ou celular) e faça login com sua conta do Google.
- Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir o painel lateral de configurações.
- Clique em "Ver todas as configurações".
- Acesse a aba "Bate-papo e Encontros" na parte superior.
- Selecione a opção Google Chat na seção Chat.
- Clique em Salvar alterações na parte inferior.
Em seguida, você verá a seção Espaços no menu à esquerda, que poderá abrir.
Passo 2: Crie um espaço no Google Spaces
Você pode criar um espaço no Google Spaces dentro do Gmail, assim como faz no Google Chat. Seus espaços são sincronizados, então você pode usá-los em ambos os aplicativos, desde que esteja conectado com a mesma conta do Google. Isso inclui os espaços que você cria e aqueles dos quais você participa.
- Clique no sinal de mais (+) ao lado de Espaços, no lado esquerdo, ou no link Criar ou encontrar um espaço.
- Selecione "Criar um espaço" na lista.
- Dê um nome ao seu espaço e (opcionalmente) uma descrição.
Você pode convidar pessoas para o seu espaço imediatamente, adicionando seus nomes ou endereços de e-mail. Você também pode adicionar membros posteriormente com a mesma facilidade.
Se você tiver uma conta paga do Google Workspace, como uma conta empresarial, poderá escolher se deseja criar um espaço restrito ao qual somente as pessoas que você convidar terão acesso, se deseja usar respostas em tópicos e se deseja permitir que pessoas de fora da sua organização participem.
Clique em Criar quando terminar. Você verá seu novo espaço na seção Espaços, à esquerda, no Gmail e no Google Chat.
Passo 3: Navegue pelo espaço
Existem algumas abas principais na parte superior de cada espaço que facilitam a navegação. Você verá as abas "Bate-papo", "Arquivos" e "Tarefas".
- Acesse a aba "Chat" para conversar com outros membros; esta é a área principal onde todas as conversas acontecem. Semelhante a um aplicativo de mensagens de texto, você pode ver a mensagem de cada pessoa com seu nome e ícone.
- Acesse a aba Arquivos para visualizar todos os arquivos compartilhados no espaço; você pode filtrar por tipo de arquivo (documentos, imagens, PDF, etc.) ou pesquisar por nome do arquivo.
- Acesse a aba Tarefas para gerenciar as tarefas atribuídas ou criadas no espaço; você pode adicionar, editar ou excluir tarefas, bem como marcá-las como concluídas ou não concluídas.
Etapa 4: Gerenciar os membros de um espaço
Você pode adicionar ou remover membros de um espaço, bem como modificar suas funções e permissões.
- Abra o espaço usando a seção Espaços no lado esquerdo do Gmail ou do Google Chat.
- Clique na seta ao lado do nome do espaço na parte superior para abrir o menu.
- Selecione Gerenciar membros para exibir a lista de membros atuais.
- Para adicionar um membro, clique em Adicionar pessoas e insira o nome ou endereço de e-mail dele. Você também pode copiar o link do convite e compartilhá-lo com outras pessoas.
- Para remover um membro, clique nos três pontos ao lado do nome dele e escolha "Remover do grupo".
- Para alterar a função de um membro, clique nos três pontos ao lado do nome dele e selecione "Editar função". Você pode escolher entre "Proprietário" (que pode gerenciar todos os aspectos do espaço), "Gerente" (que pode gerenciar membros e configurações) ou "Membro" (que pode participar de discussões).
Etapa 5: Gerenciar discussões no Google Spaces
Você pode realizar diversas ações em discussões no Google Spaces, como responder, reagir, editar ou excluir uma mensagem.
- Abra o espaço usando a seção Espaços no lado esquerdo do Gmail ou do Google Chat.
- Acesse a aba de bate-papo para ver as discussões em andamento.
- Para responder a uma mensagem, clique no botão Responder abaixo da mensagem ou digite @ seguido do nome da pessoa para quem deseja responder. Se estiver usando respostas em sequência, sua resposta aparecerá abaixo da mensagem original. Caso contrário, aparecerá no final da sequência.
- Para reagir a uma mensagem, clique no botão Emoji abaixo da mensagem ou digite + seguido do nome do emoji que deseja usar. Você pode escolher entre uma variedade de emojis para expressar seus sentimentos ou opiniões.
- Para editar uma mensagem que você enviou, clique nos três pontos ao lado da mensagem e escolha Editar. Em seguida, você poderá fazer as alterações desejadas e clicar em Salvar.
- Para apagar uma mensagem que você enviou, clique nos três pontos ao lado da mensagem e escolha Apagar. A mensagem será então removida da conversa.
Como faço para exibir os membros no Google Spaces?
Você pode exibir a lista de membros de um espaço, bem como suas funções e status.
- Abra o espaço usando a seção Espaços no lado esquerdo do Gmail ou do Google Chat.
- Clique na seta ao lado do nome do espaço na parte superior para abrir o menu.
- Selecione Gerenciar membros para exibir a lista de membros atuais.
- Você pode ver o nome, ícone, função (proprietário, gerente ou membro) e status (online, ausente ou ocupado) de cada membro.
- Você também pode ver os membros convidados que ainda não se juntaram ao espaço.
Como definimos as regras para o Google Spaces?
Você pode definir as regras do seu espaço para especificar sua finalidade, expectativas e padrões.
- Abra o espaço usando a seção Espaços no lado esquerdo do Gmail ou do Google Chat.
- Clique na seta ao lado do nome do espaço na parte superior para abrir o menu.
- Selecione "detalhes do espaço" para acessar a página de instruções.
- Você pode escrever as regras do seu espaço no campo de texto. Por exemplo, você pode especificar o tema do espaço, os tipos de mensagens permitidas ou proibidas, diretrizes de respeito e cortesia, etc.
- Clique em Salvar quando terminar. As regras ficarão visíveis para todos os membros do espaço.
Como faço para gerenciar as notificações do Google Spaces?
Você pode gerenciar as notificações dos seus espaços para controlar quando e como recebe alertas.
- Abra o espaço usando a seção Espaços no lado esquerdo do Gmail ou do Google Chat.
- Clique na seta ao lado do nome do espaço na parte superior para abrir o menu.
- Selecione Configurações de notificação para acessar as opções de notificação.
- Você pode escolher entre vários modos de notificação:
- Tudo : você recebe uma notificação para cada mensagem enviada no espaço.
- Apenas @menções : você só recebe uma notificação quando alguém menciona você em uma mensagem.
- Nenhuma : você não receberá nenhuma notificação para este espaço.
- Você também pode ativar ou desativar os sons de notificação e os ícones de notificação.
Como faço para atribuir tarefas no Google Spaces?
Você pode atribuir tarefas a outros membros do seu espaço para organizar seu trabalho ou projetos.
- Abra o espaço usando a seção Espaços no lado esquerdo do Gmail ou do Google Chat.
- Acesse a aba Tarefas para consultar a lista de tarefas.
- Clique no botão + no canto inferior direito para criar uma nova tarefa.
- Dê um título à sua tarefa e (opcionalmente) uma descrição, uma data de entrega e um lembrete.
- Clique em "Atribuir a" e escolha o membro a quem deseja atribuir a tarefa. Você também pode atribuir a tarefa a si mesmo, se preferir.
- Clique em Criar quando terminar. A tarefa será adicionada à lista e o membro atribuído receberá uma notificação.
Como faço para ativar e usar o Google Spaces no meu smartphone?
Você pode ativar e usar o Google Spaces no seu smartphone através do aplicativo Gmail ou Google Chat.
Passo 1: Baixe e instale o aplicativo Gmail ou Google Chat
Para usar o Google Spaces no seu smartphone, você precisa baixar e instalar o aplicativo Gmail ou Google Chat na Play Store (Android) ou na App Store (iOS).
- Abra a Play Store ou a App Store no seu smartphone e procure por Gmail ou Google Chat.
- Selecione o aplicativo que deseja instalar e toque em Instalar (Android) ou Obter (iOS).
- Aguarde até que a instalação esteja concluída e pressione Abrir para iniciar o aplicativo.
Passo 2: Ative o Google Chat no Gmail
Se você usa o aplicativo Gmail, precisa ativar o Google Chat nas configurações. Para fazer isso:
- Abra o Gmail no seu smartphone e faça login com sua conta do Google, se necessário.
- Toque no menu no canto superior esquerdo (as três linhas horizontais) e role para baixo até Configurações.
- Toque na sua conta de e-mail e depois em Geral.
- Toque em Chat (na seção Resposta automática) e selecione Ativar.
Em seguida, você verá a seção Espaços no canto inferior direito, que poderá abrir.
Como otimizar o uso do Google Spaces?
O Google Spaces é uma ferramenta poderosa para comunicação e colaboração dentro do Google Workspace. Mas, para tirar o máximo proveito dela, você precisa saber como usá-la de forma eficaz. Aqui estão algumas dicas para otimizar o uso do Google Spaces:
- Use nomes e descrições claras para seus espaços : isso ajudará você a organizá-los e encontrá-los facilmente. Escolha nomes que reflitam o tema ou projeto do espaço e descrições que especifiquem sua finalidade ou uso pretendido.
- Use emojis e reações para expressar suas emoções : isso tornará suas conversas mais dinâmicas e humanas. Você pode usar emojis em suas mensagens ou reagir às mensagens de outras pessoas com emojis. Eles também podem ser usados para dar sua opinião ou demonstrar concordância sem precisar digitar uma mensagem.
- Use @menções para chamar a atenção : isso permite que você notifique as pessoas envolvidas em uma mensagem ou pergunta. Você pode mencionar uma pessoa específica com @ seguido do nome dela, ou mencionar todos no espaço com @todos. Mas tenha cuidado para não usar @menções em excesso, pois elas podem ser uma distração ou irritantes para outros membros.
- Use respostas em sequência para estruturar suas discussões : isso ajudará você a manter uma melhor legibilidade e consistência em suas conversas. Você pode usar respostas em sequência se tiver uma conta paga do Google Workspace, como uma conta empresarial. Para habilitar as respostas em sequência, você deve fazer isso ao criar o espaço de trabalho, marcando a caixa correspondente. As respostas em sequência permitem que você responda diretamente a uma mensagem sem interromper o tópico principal da discussão.
- Use tarefas para gerenciar seu trabalho : isso permitirá que você organize seu trabalho ou projetos dentro dos seus espaços. Você pode criar e atribuir tarefas a outros membros do seu espaço, além de acompanhar o progresso e os prazos de entrega. Você também pode adicionar descrições, lembretes ou subtarefas às suas tarefas.
- Use o app Arquivos para compartilhar seus documentos : isso permitirá que você compartilhe facilmente seus documentos com os membros do seu espaço de trabalho, sem precisar enviá-los por e-mail ou usar outro serviço. Você pode compartilhar arquivos do Google Drive, Google Fotos ou do seu computador. Você também pode visualizar uma lista de todos os arquivos compartilhados na guia Arquivos do seu espaço de trabalho e filtrá-los ou pesquisá-los por nome ou tipo.
- Use as regras do grupo para definir as normas do seu espaço : isso permitirá que você estabeleça uma estrutura clara e respeitosa para suas discussões. Você pode criar as regras do seu espaço no menu "Regras do Grupo". Por exemplo, você pode especificar o tópico do espaço, os tipos de mensagens permitidas ou proibidas, diretrizes de respeito e cortesia, etc.
- Use as configurações de notificação para controlar seus alertas : isso permitirá que você gerencie as notificações recebidas para cada espaço. Você pode escolher entre vários modos de notificação:
- Tudo : você recebe uma notificação para cada mensagem enviada no espaço.
- Apenas @menções : você só recebe uma notificação quando alguém menciona você em uma mensagem.
- Nenhuma : Você não receberá nenhuma notificação para este espaço. Você também pode ativar ou desativar os sons de notificação e os ícones de notificação.
Ao utilizar essas dicas, você pode maximizar sua eficiência e tornar o trabalho em equipe mais fluido e organizado com o Google Spaces.
