Firmy, które z powodzeniem przechodzą z tradycyjnych procesów zarządzania utrzymaniem ruchu na systemy cyfrowe, konsekwentnie odnotowują niezwykle pozytywne rezultaty. W niniejszym artykule przedstawiono szereg korzyści wynikających bezpośrednio z wdrożenia systemu CMMS (Computerized Maintenance Management System) nowej generacji.
Czym jest transformacja cyfrowa?
Era cyfrowa rozpoczęła się ponad 50 lat temu. Rewolucja cyfrowa, znana również jako trzecia rewolucja przemysłowa, odpowiada przejściu od analogowej technologii mechanicznej i elektronicznej do elektroniki cyfrowej.
Rewolucja cyfrowa nabrała tempa w drugiej połowie XX wieku, a jej największe przyspieszenie nastąpiło w latach 70. i 80. XX wieku wraz z wprowadzeniem cyfrowych urządzeń do przechowywania danych i zmniejszeniem ich rozmiarów zgodnie z harmonogramem określonym w prawie Moore’a: przepustowość transakcji cyfrowych rosła o 100% co 18 miesięcy.
Doprowadziło to do zdumiewającej transformacji wszystkich aspektów współczesnego życia, zarówno prywatnego, jak i zawodowego. Zjawisko to ma również silną tendencję do wymykania się spod kontroli, ale to już temat na osobny artykuł, który omówimy później.
Transformacja cyfrowa pozwala organizacjom zautomatyzować i zdigitalizować ręczne procesy administracyjne, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na nowych, bardziej wartościowych działaniach.
Jakie są etapy transformacji cyfrowej?
W ewolucji organizacji możemy wyróżnić 4 etapy:
- Etap 1 – Znaczne opóźnienie w zakresie transformacji cyfrowej
- Etap 2 – Początek opracowywania wymagań i kształtująca się wola organizacji w zakresie wdrożenia
- Etap 3 – Rozwiązania programowe są już wdrożone i poprawiają wyniki operacyjne
- Etap 4 – To etap automatyzacji: pracownicy firmy współpracują w 100% cyfrowo. Duża część komunikacji z klientami i partnerami również jest zdigitalizowana.
Jak przebiega transformacja cyfrowa w firmie?
Oczywiście, nie ma jednej, uniwersalnej transformacji cyfrowej. W organizacji istnieje wiele odrębnych obszarów i choć wszystkie mogą skorzystać z lepszych narzędzi, proces ten nie przebiega w tym samym tempie ani w tym samym czasie w każdym dziale.
Na przykład organizacje mogą inwestować w najnowocześniejszą technologię mobilną, nie zmieniając jednocześnie metod zarządzania zapasami. Mogą zautomatyzować planowanie tras dla techników, nadal korzystając z papierowych zleceń. Przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z cyfryzacji na przykładzie kilku przypadków użycia.
CMMS: Korzyści płynące z technologii cyfrowej
A tak przy okazji, co oznacza GMAO? GMAO, czyli Computerized Maintenance Management System (SMS), to oprogramowanie, które rejestruje wszystkie informacje dotyczące konserwacji sprzętu technicznego i wspiera użytkowników w ich działaniach.
Czas pomiędzy zakończeniem usługi a jej wystawieniem faktury
Jest to czas potrzebny na wystawienie faktury klientowi za prace konserwacyjne wykonane w jego imieniu, po ich zakończeniu. W organizacjach, które nie wdrożyły transformacji cyfrowej, ten czas może wynosić od kilku dni do dwóch lub pięciu tygodni.
Zaawansowany dostawca usług konserwacyjnych w trakcie transformacji cyfrowej jest w stanie generować faktury tego samego dnia. Jest to możliwe dzięki temu, że wszystkie niezbędne informacje rozliczeniowe są zbierane w czasie rzeczywistym podczas wizyty serwisowej, faktura proforma dla klienta jest generowana automatycznie, podpis cyfrowy jest zbierany na miejscu, a następnie wszystkie dane są udostępniane w czasie rzeczywistym za pośrednictwem aplikacji mobilnej i integrowane z systemem ERP w celu natychmiastowego fakturowania.
Znacznie skraca to czas odzyskiwania należności, upraszcza cały proces regulowania należności, zmniejsza obciążenie pracą personelu administracyjnego i uwalnia ogromne ilości gotówki.
Pieniądze te można teraz przeznaczyć wcześniej na prowizje, premie, marketing, wynagrodzenia, krótko mówiąc, na służbę organizacji, aby szybciej zarobić więcej pieniędzy.
Ten artykuł może Cię zainteresować: Jak utworzyć podpis elektroniczny w programie Outlook?
Wydajność technika
Dzięki aplikacji mobilnej do zarządzania pracami konserwacyjnymi w terenie technik nie musi już wypełniać zleceń roboczych, nosić ze sobą instrukcji, składać formularzy zamówień części ani sprawdzać map – wszystkie potrzebne informacje ma na wyciągnięcie ręki.
Urządzenie mobilne podaje im lokalizację i datę następnej interwencji, najlepszą trasę dojazdu, części, których prawdopodobnie będą potrzebować, a także instrukcje obsługi i informacje techniczne – wszystko w formie cyfrowej, aktualne i dostępne na żądanie.
Urządzenie może ponadto wyświetlać filmy przedstawiające czynności konserwacyjne, zapewniać sesje konserwacji z wykorzystaniem rozszerzonej rzeczywistości, samouczki, a także umożliwiać technikowi wykonanie telefonu do znajomego i aktywowanie zdalnej pomocy poziomu 2 z obsługą dźwięku i obrazu.
Jeśli weźmiemy pod uwagę czas, jaki technicy w mniej innowacyjnych organizacjach poświęcają na zadania administracyjne – wyszukiwanie informacji, zamawianie części, wyszukiwanie schematów i materiałów referencyjnych – zaobserwowaliśmy poprawę wykorzystania czasu pracy techników lub inżynierów na poziomie od 20% do 40%. Stanowi to realny i efektywny wzrost czasu pracy.
Może to utorować drogę do większej liczby zadań wykonywanych dziennie, tygodniowo lub miesięcznie. Pozwala to na poświęcenie większej ilości czasu klientowi, co przekłada się na budowanie lepszych i głębszych relacji. Pozwala to nawet technikom i inżynierom skupić się na dodatkowych możliwościach sprzedaży. W rzeczywistości pozwala to organizacjom na osiągnięcie znacznie więcej z pracownikami, których już mają, bez dodatkowych kosztów.
Efektywność zaplecza
Chociaż transformacja cyfrowa prowadzi do znacznego wzrostu wydajności techników, wzrost ten bezpośrednio wpływa na ich odpowiedników w zapleczu. W mniej zaawansowanych operacjach wszystkie dane rejestrowane przez techników w raportach serwisowych, zamówieniach zakupu, raportach z testów i inspekcji itp. muszą zostać odczytane, zinterpretowane i wprowadzone do systemów ERP lub starszego oprogramowania, które nie oferuje możliwości gromadzenia danych w terenie.
Wielokrotne wprowadzanie danych i ręczne wyszukiwanie informacji stanowi ogromne obciążenie dla personelu zaplecza. Gdy pracownicy zaplecza nie są zajęci rozszyfrowywaniem papierowych zleceń i wprowadzaniem danych, muszą przeszukiwać bazę danych umów, weryfikować informacje o klientach, lokalizować schematy, śledzić zamówienia części lub dostawy, albo próbować zrozumieć błędy w fakturowaniu.
W w pełni zdigitalizowanej firmie te czynności należą już do przeszłości. Wszystkie dane są wprowadzane tylko raz, przechwytywane, zapisywane i ponownie wykorzystywane w razie potrzeby.
Umowy i uprawnienia są dostępne natychmiast. Klienci mają dostęp do historii swoich umów i mogą samodzielnie przeglądać historię swoich transakcji. Potrzeba i rola personelu back-office’owego zmienia się, ewoluując od personelu wsparcia administracyjnego do motoru napędowego rozwoju biznesu. Zaobserwowaliśmy dwukrotny wzrost wykorzystania back-office’u.
Koniec z niefakturowanymi usługami
Możliwość natychmiastowego rejestrowania i odtwarzania tego, co dzieje się w całej organizacji, to nowa możliwość, jaka pojawia się wraz z wdrożeniem transformacji cyfrowej.
Często, gdy rozmawiamy z firmami z sektora konserwacji o wyciekach – praktyce nieobejmującej pobierania opłat za wszystko, do czego firma ma prawo – okazuje się, że wiedzą one o tym zjawisku, ale nie mają sposobu na jego wykrycie:
Prosisz nas o skwantyfikowanie czegoś, czego nie widzimy. Oczywiście, gdybyśmy mogli, byśmy to powstrzymali.
Narzędzia cyfrowe umożliwiają natychmiastową weryfikację zobowiązań umownych i precyzyjne śledzenie części wykorzystanych w ramach kontraktu. Dokładny pomiar rentowności staje się bardzo prosty.
W niektórych firmach obserwujemy spadek liczby wycieków o 15–20% ze względu na brak możliwości weryfikacji umów i/lub właściwego monitorowania wykorzystania części zamiennych.
Tryb ciągłego doskonalenia
Wprowadzenie transformacji cyfrowej prowadzi do znaczącej poprawy efektywności operacyjnej, co przekłada się na ogromne korzyści finansowe dla firm świadczących usługi konserwacji majątku i sprzętu.
Eliminując zadania niegenerujące wartości dodanej, Twoje zespoły mogą skupić się na klientach, od razu prawidłowo naprawiać sprzęt, znajdować dodatkowe źródła dochodu i mieć pewność, że możesz wystawiać faktury za wszystko, co musisz – nie tracąc pieniędzy.
Transformacja cyfrowa nie ma końca . To proces, który będzie się rozwijał, postępował i rozszerzał. Firmy, które z jakiegoś powodu nie skorzystały z jego potencjału, będą coraz bardziej wyprzedzane przez konkurencję pod względem rentowności i konkurencyjności i nieuchronnie znikną.
Wniosek
Firmy, którym uda się przejść z tradycyjnych i ręcznych procesów na procesy w 100% zdigitalizowane, odnotowują znaczącą poprawę wyników operacyjnych, co przekłada się na ogromne korzyści finansowe.
Eliminując żmudne zadania, Twoje zespoły mogą skupić się na klientach, prawidłowo naprawiać sprzęt za pierwszym razem, znaleźć dodatkowe źródła dochodu i mieć pewność, że możesz wystawiać faktury za wszystko, za co musisz je wystawiać.
