Firmy, które pomyślnie przechodzą od tradycyjnych procesów zarządzania utrzymaniem ruchu do procesów cyfrowych, konsekwentnie notują niezwykle korzystne wyniki. W tym artykule przedstawimy kilka korzyści, jakie bezpośrednio odziedziczyliśmy po wdrożeniu oprogramowania CMMS najnowszej generacji.
Czym jest transformacja cyfrowa?
Era cyfrowa rozpoczęła się ponad 50 lat temu. Rewolucja cyfrowa, zwana także trzecią rewolucją przemysłową, polegająca na przejściu od analogowej technologii mechanicznej i elektronicznej do elektroniki cyfrowej.
Ta rewolucja cyfrowa, rozpoczęta w drugiej połowie XX wieku, naprawdę przyspieszyła w latach 70. i 80. XX wieku wraz z wprowadzeniem cyfrowych urządzeń pamięci masowej i zmniejszeniem ich rozmiaru zgodnie z terminami określonymi w prawie Moore'a: wzrost wydajności transakcji cyfrowych o 100 % co 18 miesięcy.
Doprowadziło to do zadziwiającej transformacji wszystkich aspektów współczesnego życia, zarówno z prywatnego, jak i zawodowego punktu widzenia. Zjawisko to również ma bardzo silną tendencję do ucieczki, ale to już inny temat, którym zajmiemy się później.
Transformacja cyfrowa umożliwia organizacjom automatyzację i digitalizację ręcznych procesów administracyjnych, dzięki czemu ludzie mogą skupić się na nowych, bardziej wartościowych działaniach.
Jakie są etapy transformacji cyfrowej?
W ewolucji organizacji można wyróżnić 4 etapy:
- Etap 1 – Znaczne opóźnienie w transformacji cyfrowej
- Etap 2 – Początkowy rozwój wymagań i pojawiająca się chęć organizacji do ich wdrożenia
- Etap 3 – Istnieją rozwiązania programowe, które poprawiają wyniki biznesowe
- Etap 4 – To etap automatyzacji: pracownicy firmy współpracują w 100% cyfrowo. Cyfryzacji podlega także duża część komunikacji z klientami i partnerami
Jak przebiega cyfrowa transformacja w firmie?
Oczywiście nie ma jednej transformacji cyfrowej. W organizacji istnieje wiele odrębnych obszarów i chociaż wszystkie mogą skorzystać z lepszych narzędzi, proces ten nie przebiega w tym samym tempie i w tym samym czasie w różnych działach.
Na przykład organizacje mogą inwestować w najnowocześniejszą technologię mobilną, ale nie zmieniać sposobu zarządzania zapasami. Mogą zautomatyzować planowanie trasy technika, nadal korzystając z papierowych arkuszy kalkulacyjnych. Przeanalizujmy, na podstawie kilku przypadków użycia, korzyści płynące z cyfryzacji.
CMMS: zalety rozwiązań cyfrowych
Swoją drogą, co oznacza CMMS? CMMS, czyli skrót od Computer Aided Maintenance Management, to oprogramowanie, które rejestruje wszystkie informacje związane z konserwacją sprzętu technicznego i wspiera użytkowników w ich operacjach.
Czas pomiędzy zakończeniem interwencji a jej wystawieniem faktury
Jest to czas potrzebny na wystawienie klientowi faktury za konserwację wykonaną w jego imieniu, po jej zakończeniu. W organizacjach, które nie przeprowadziły transformacji cyfrowej, opóźnienie to może wynosić od kilku dni do 2 lub 5 tygodni.
Dostawca usług serwisowych zaawansowany w transformacji cyfrowej jest w stanie wystawić fakturę tego samego dnia. Osiąga to dzięki temu, że wszystkie informacje niezbędne do wystawienia faktury zbierane są w czasie rzeczywistym podczas interwencji, automatycznie tworzona jest faktura pro forma klienta, na miejscu zbierany jest podpis cyfrowy, a następnie wszystko to udostępniane jest w czasie rzeczywistym poprzez aplikację mobilną i zintegrowany z systemem ERP w celu natychmiastowego fakturowania.
Znacząco skraca to czas windykacji, upraszcza cały proces regulowania rachunków, odciąża pracowników administracyjnych i uwalnia ogromną płynność finansową.
Płynność ta jest teraz dostępna wcześniej do wypłaty prowizji, premii, marketingu, wynagrodzeń, krótko mówiąc, do oddania na potrzeby organizacji w celu szybszego zarobienia większej ilości pieniędzy.
Ten artykuł może Cię zainteresować: Jak złożyć podpis elektroniczny w Outlooku?
Wydajność technika
Dzięki aplikacji mobilnej do zarządzania konserwacją w terenie technik nie musi już wykonywać zleceń pracy, nosić ze sobą instrukcji, przesyłać formularzy zamówień na części ani przeglądać map – wszystkie potrzebne informacje są w zasięgu ręki.
Urządzenie mobilne informuje ich, gdzie i kiedy potrzebny jest kolejny serwis, jak najlepiej dojechać na miejsce, jakich części będą prawdopodobnie potrzebować, a także podaje instrukcje i informacje techniczne, a wszystko to w aktualnej formie cyfrowej. na żądanie.
Ponadto urządzenie może wyświetlać filmy z zadań konserwacyjnych, zapewniać sesje konserwacyjne z przewodnikiem w rzeczywistości rozszerzonej i samouczki, a także umożliwiać technikowi telefonowanie do przyjaciela i aktywowanie zdalnej pomocy technicznej poziomu 2 z funkcją audio i wideo.
Jeśli weźmiemy pod uwagę czas, jaki technicy w mniej innowacyjnych organizacjach spędzają na wykonywaniu zadań administracyjnych – znajdowaniu informacji, zamawianiu części, znajdowaniu schematów i ściągawek – widzimy poprawę w zakresie wykorzystania techników lub inżynierów na poziomie od 20% do 40%. To realne i efektywne wydłużenie czasu pracy.
Może to utorować drogę do wykonania większej ilości pracy w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Dzięki temu można spędzić więcej czasu z klientem, rozwijając lepsze i głębsze relacje. Może nawet pozwolić technikom i inżynierom skoncentrować się na dodatkowych możliwościach sprzedaży. W rzeczywistości pozwala organizacjom zrobić znacznie więcej z obecnymi pracownikami, bez dodatkowych kosztów.
Wydajność zaplecza biurowego
Chociaż transformacja cyfrowa prowadzi do wyraźnego wzrostu wydajności techników, wzrost ten bezpośrednio wpływa na ich odpowiedniki na zapleczu. W przypadku mniej zaawansowanych operacji wszystkie dane wprowadzane przez techników w raportach interwencyjnych, zamówieniach zakupu, raportach z testów i inspekcji itp. należy przeczytać, zinterpretować i wprowadzić do systemów ERP lub starego oprogramowania, które nie daje możliwości odbioru z terenu.
Konieczność mnożenia wpisów i ręcznego wyszukiwania informacji stanowi ogromne obciążenie dla pracowników back-office. Kiedy pracownicy zaplecza nie są zajęci odszyfrowywaniem papierowych zleceń i wprowadzaniem danych, muszą przeszukiwać bazę danych umów, weryfikować informacje o klientach, lokalizować rysunki, śledzić zamówienia części lub przesyłki, a nawet próbować zrozumieć błędy w rachunkach.
W całkowicie zdigitalizowanym biznesie te działania należą już do przeszłości. Wszystkie dane są wprowadzane raz, przechwytywane, zapisywane i ponownie wykorzystywane w razie potrzeby.
Umowy i prawa są dostępne natychmiast. Klienci mają dostęp do historii swoich umów i sami mogą przeglądać historię wszystkich swoich transakcji. Zapotrzebowanie i rola pracowników back-office zmienia się z pracowników wsparcia administracyjnego w machinę rozwoju biznesu. Zaobserwowaliśmy, że wykorzystanie zaplecza biurowego wzrosło dwukrotnie.
Koniec usług nierozliczonych
Możliwość natychmiastowego rejestrowania i odtwarzania tego, co dzieje się w całej organizacji, jest nową możliwością po dokonaniu transformacji cyfrowej.
Często, gdy omawiamy wycieki – czyli nie pobieranie opłat za wszystko, do czego firma jest uprawniona – z firmami z branży konserwacji, okazuje się, że wiedzą one, że coś się dzieje, ale nie mają sposobu, aby wychwycić te wycieki:
Prosisz nas o oszacowanie czegoś, czego nie możemy zobaczyć. Oczywiście, gdybyśmy mogli, powstrzymalibyśmy go.
Narzędzia cyfrowe umożliwiają natychmiastową weryfikację zobowiązań umownych i precyzyjne śledzenie części wykorzystywanych w ramach umowy. Możliwość dokładnego pomiaru rentowności staje się bardzo łatwa.
Widzimy, że niektóre firmy odnotowują redukcję wycieków o 15–20% ze względu na brak możliwości walidacji umów i/lub prawidłowego śledzenia wykorzystania części zamiennych.
Sposób ciągłego doskonalenia
Rozpoczęcie transformacji cyfrowej prowadzi do znacznej poprawy wyników operacyjnych, co skutkuje ogromnymi korzyściami finansowymi dla firm świadczących usługi utrzymania majątku i sprzętu.
Usunięcie zadań nieprzynoszących wartości dodanej pozwala Twoim zespołom skoncentrować się na klientach, naprawić sprzęt od razu za pierwszym razem, znaleźć dodatkowe źródła przychodów i mieć pewność, że będziesz w stanie naładować wszystko, czego potrzebujesz – bez pozostawiania pieniędzy na stole.
Transformacja cyfrowa nie ma słowa KOŃCOWEGO . Jest to proces, który będzie ewoluował, postępował i rozszerzał się. Firmy, które z tego czy innego powodu nie skorzystały z tego, będą coraz bardziej w tyle za swoimi konkurentami pod względem rentowności i konkurencyjności i nieuchronnie znikną.
Wniosek
Firmy, które pomyślnie przechodzą z tradycyjnych, ręcznych procesów na procesy w 100% cyfrowe, zauważają znaczną poprawę wydajności operacyjnej, co skutkuje ogromnymi korzyściami finansowymi.
Usuwając żmudne zadania, Twoje zespoły mogą skupić się na swoich klientach, naprawić sprzęt od razu za pierwszym razem, znaleźć dodatkowe źródła przychodów i mieć pewność, że będziesz w stanie naładować wszystko, czego potrzebujesz.
