Pliki PDF to bardzo popularne i wygodne formaty plików do udostępniania dokumentów cyfrowych. Pozwalają zachować formatowanie, czcionki, obrazy i łącza oryginalnego dokumentu, niezależnie od oprogramowania lub systemu operacyjnego użytego do jego odczytania. Jednak pliki PDF mają również poważną wadę: często trudno je modyfikować lub wypełniać.
Dlatego też przydatna może okazać się konwersja plików PDF na formularze do wypełnienia, czyli interaktywne dokumenty umożliwiające użytkownikom wprowadzanie informacji bezpośrednio w przeznaczone do tego pola.
Co to jest formularz PDF do wypełnienia i dlaczego warto go zastosować?
Formularz PDF do wypełnienia to interaktywny dokument służący do gromadzenia informacji. Tworzy się go poprzez dodanie pól podpisu, checkboxów, pól tekstowych do wypełnienia czy nawet opcji do wyboru w formie rozwijanego menu do dokumentu.
Formularz PDF do wypełnienia jest bardzo praktyczny w wielu przypadkach, np.:
- Zlecenia kupna
- Raporty wydatków
- Formularze wynajmu
- Karty czasu pracy podwykonawców
- Wpływy kasowe
- Ankiety i badania
- Rachunki
Konwertując pliki PDF na formularze do wypełnienia, możesz:
- Ułatw gromadzenie i przetwarzanie danych : nie musisz już drukować, skanować ani odsyłać dokumentów pocztą lub e-mailem. Odpowiedzi możesz otrzymać bezpośrednio na swój komputer lub smartfon i łatwo wyeksportować je do innego oprogramowania.
- Popraw komfort użytkowania : oferujesz swoim klientom, partnerom lub pracownikom szybki i łatwy sposób wypełniania formularzy. Unikasz błędów przy wpisach, wymazań i nieczytelnych dokumentów. Zwiększasz w ten sposób współczynnik reakcji i satysfakcję swoich rozmówców.
- Zoptymalizuj wizerunek swojej marki : pokażesz, że jesteś w czołówce technologii i dbasz o środowisko. Zmniejszasz zużycie papieru i ślad węglowy. Wzmacniasz swoją wiarygodność i profesjonalizm.
Oto samouczek wideo dotyczący tworzenia interaktywnego formularza PDF
Jak przekonwertować pliki PDF na formularze do wypełnienia?
Aby przekonwertować pliki PDF na formularze do wypełnienia, masz kilka możliwości:
- Skorzystaj ze specjalistycznego oprogramowania : Istnieją programy przeznaczone do tworzenia i konwersji formularzy PDF, takie jak Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF czy Nitro Pro. Oprogramowanie to umożliwia tworzenie pól tekstowych, pól wyboru, przycisków opcji, list rozwijanych itp. Możesz także dostosować wygląd i zachowanie formularzy oraz dodać zaawansowane funkcje, takie jak sprawdzanie poprawności danych, automatyczne obliczanie czy podpis elektroniczny.
- Skorzystaj z usługi online : istnieją również platformy internetowe, które umożliwiają konwersję plików PDF na formularze do wypełnienia bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerze. Możesz na przykład użyć PDFescape, JotForm lub Smallpdf. Usługi te są zazwyczaj bezpłatne lub niedrogie, ale mogą obowiązywać ograniczenia dotyczące rozmiaru, liczby i bezpieczeństwa plików.
- Użyj aplikacji mobilnej : jeśli chcesz przekonwertować pliki PDF na formularze do wypełnienia na smartfonie lub tablecie, możesz pobrać dedykowaną aplikację, taką jak Adobe Fill & Sign, PDFelement lub CamScanner. Te aplikacje umożliwiają skanowanie dokumentów papierowych za pomocą aparatu w urządzeniu lub importowanie plików cyfrowych z pamięci wewnętrznej lub z usługi w chmurze , takiej jak Dysk Google lub Dropbox. Następnie możesz dodać pola formularza i wypełnić je za pomocą klawiatury lub pióra.
5 korzyści z konwersji plików PDF na formularze do wypełnienia
- Gwarancja niezawodnego i solidnego widzenia
Formularze PDF to inteligentny, odpowiedni i niezawodny sposób na natychmiastowe przechwytywanie ważnych danych. Możesz dostosować formularze w oparciu o konkretne informacje, które chcesz zebrać, i wprowadzić niezbędne zmiany w miarę zmieniających się potrzeb, aby zapewnić integralność i dokładność danych.
- Wzrost wydajności
Brakujące informacje, literówki, a nawet uszkodzone dokumenty: akta papierowe zwiększają prawdopodobieństwo błędu ludzkiego. Konwertując pliki PDF na formularze w celu uzupełnienia i digitalizacji dokumentów, minimalizujesz to ryzyko. To prawdziwa oszczędność czasu i energii. Żmudne i powtarzalne zadania generowane przez papier (drukowanie, skanowanie, przechowywanie, wyszukiwanie formularzy itp.) szybko wydadzą się całkowicie przestarzałe.
- Więcej bezpieczeństwa
Obsługa danych wymaga całkowitej pewności, że dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce – czasami jest to prawdziwe wyzwanie w przypadku jednoczesnego zarządzania wieloma plikami fizycznymi. Przejście na formularz on-line zapewnia spokój ducha i możliwość wykorzystania wszelkich sposobów na zwiększenie bezpieczeństwa. Formularz PDF do wypełnienia oferuje np. ochronę hasłem, czy nawet prawnie wiążący podpis elektroniczny
- Uproszczona obsługa użytkownika
Zapewnienie łatwych i szybkich do wypełnienia formularzy jest niezbędne do zwiększenia współczynnika odpowiedzi. W rzeczywistości Twoi użytkownicy mogą wypełnić formularz PDF na dowolnym urządzeniu i przeglądarce, bez konieczności pobierania oprogramowania lub przełączania się z jednego narzędzia na drugie. Twój dokument pozostaje prosty i spójny przez cały proces, bez uszczerbku dla jakości doświadczenia.
- Pozytywny wpływ na środowisko
Nie jest tajemnicą, że korzystanie z formularzy wiąże się z dużą ilością formalności i drukowania. Decydując się na cyfrową modernizację dokumentów, zmniejszasz swój wpływ na środowisko. Mniej papieru, materiałów i materiałów eksploatacyjnych pozwala także zaoszczędzić na kosztach!
Wniosek
Podsumowując, konwersja plików PDF na formularze do wypełnienia to skuteczne rozwiązanie upraszczające zarządzanie dokumentami cyfrowymi. Oszczędzasz czas, pieniądze i przestrzeń. Poprawiasz jakość i niezawodność swoich danych. Budujesz lojalność wśród swoich użytkowników i wzmacniasz swój wizerunek.
