Pliki PDF to bardzo popularny i wygodny format plików do udostępniania dokumentów cyfrowych. Zachowują one formatowanie, czcionki, obrazy i linki oryginalnego dokumentu, niezależnie od oprogramowania lub systemu operacyjnego używanego do jego przeglądania. Jednak pliki PDF mają również istotną wadę: często trudno je edytować i wypełniać.
Dlatego warto konwertować pliki PDF do formularzy z możliwością wypełniania, czyli interaktywnych dokumentów, w których użytkownicy mogą wprowadzać informacje bezpośrednio w przeznaczonych do tego polach.
Czym jest formularz PDF i dlaczego warto go stosować?
Formularz PDF z możliwością wypełniania to interaktywny dokument służący do gromadzenia informacji. Tworzy się go poprzez dodanie do dokumentu pól podpisu, pól wyboru, pól tekstowych do wypełnienia lub opcji menu rozwijanego.
Formularz PDF, który należy wypełnić, jest bardzo przydatny w wielu przypadkach, takich jak:
- Zamówienia zakupu
- Raporty wydatków
- Formularze wynajmu
- Arkusze czasu pracy podwykonawców
- Paragony
- Ankiety i badania
- Faktury
Dzięki konwersji plików PDF na formularze do wypełniania możesz:
- Uprość gromadzenie i przetwarzanie danych : nie musisz już drukować, skanować ani wysyłać dokumentów pocztą tradycyjną lub elektroniczną. Możesz otrzymywać odpowiedzi bezpośrednio na komputerze lub smartfonie i łatwo eksportować je do innych programów.
- Popraw komfort użytkowania : zaoferuj swoim klientom, partnerom i pracownikom szybki i łatwy sposób wypełniania formularzy. Unikasz błędów w wprowadzaniu danych, wymazywania i nieczytelnych dokumentów. Zwiększa to wskaźnik odpowiedzi i zadowolenie klientów.
- Zoptymalizuj wizerunek swojej marki : pokaż, że jesteś liderem technologii i dbasz o środowisko. Zmniejszysz zużycie papieru i ślad węglowy. Wzmocnisz swoją wiarygodność i profesjonalizm.
Oto samouczek wideo pokazujący, jak utworzyć interaktywny formularz PDF
Jak przekonwertować pliki PDF na formularze do wypełniania?
Aby przekonwertować pliki PDF na formularze do wypełniania, masz kilka opcji:
- Użyj specjalistycznego oprogramowania : Istnieją programy zaprojektowane specjalnie do tworzenia i konwersji formularzy PDF, takie jak Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF czy Nitro Pro. Programy te umożliwiają tworzenie pól tekstowych, pól wyboru, przycisków opcji, list rozwijanych i innych. Możesz również dostosować wygląd i działanie formularzy oraz dodać zaawansowane funkcje, takie jak walidacja danych, automatyczne obliczenia czy podpisy elektroniczne.
- Korzystanie z usługi online : Istnieją również platformy internetowe, które umożliwiają konwersję plików PDF do formularzy do wypełnienia bez konieczności instalowania oprogramowania na komputerze. Możesz na przykład skorzystać z PDFescape, JotForm lub Smallpdf. Usługi te są zazwyczaj bezpłatne lub niedrogie, ale mogą mieć ograniczenia dotyczące rozmiaru pliku, liczby formularzy lub bezpieczeństwa.
- Korzystanie z aplikacji mobilnej : Jeśli chcesz przekonwertować pliki PDF na formularze do wypełniania na smartfonie lub tablecie, możesz pobrać dedykowaną aplikację, taką jak Adobe Fill & Sign, PDFelement lub CamScanner. Aplikacje te umożliwiają skanowanie dokumentów papierowych za pomocą aparatu w urządzeniu lub importowanie plików cyfrowych z pamięci wewnętrznej lub usługi w chmurze, takiej jak Dysk Google czy Dropbox. Następnie możesz dodawać pola formularzy i wypełniać je za pomocą klawiatury lub rysika.
Pięć zalet konwersji plików PDF na formularze do wypełniania
- Gwarancja niezawodnego i solidnego widzenia
Formularze PDF to inteligentny, trafny i niezawodny sposób na natychmiastowe gromadzenie ważnych danych. Możesz dostosować formularze do konkretnych informacji, które chcesz zebrać, i wprowadzać zmiany w miarę zmieniających się potrzeb, zapewniając integralność i dokładność danych.
- Wzrost wydajności
Brak informacji, literówki, a nawet uszkodzone dokumenty: pliki papierowe zwiększają prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego. Konwertując pliki PDF na formularze do wypełnienia i digitalizując dokumenty, minimalizujesz to ryzyko. To prawdziwa oszczędność czasu i energii. Żmudne i powtarzalne zadania związane z dokumentami papierowymi (drukowanie, skanowanie, przechowywanie, wyszukiwanie formularzy…) szybko staną się całkowicie przestarzałe.
- Więcej bezpieczeństwa
Przetwarzanie danych wymaga absolutnej pewności, że dokumenty nie wpadną w niepowołane ręce – co czasami stanowi prawdziwe wyzwanie, gdy zarządza się wieloma plikami fizycznymi jednocześnie. Przejście na formularze online zapewnia spokój ducha, wykorzystując wszystkie dostępne funkcje bezpieczeństwa. Na przykład formularz PDF oferuje ochronę hasłem, a podpis elektroniczny jest prawnie wiążący.
- Uproszczone środowisko użytkownika
Oferowanie formularzy, które można szybko i łatwo wypełnić, jest kluczowe dla zwiększenia wskaźnika odpowiedzi. Użytkownicy mogą wypełnić formularz PDF z dowolnego urządzenia i przeglądarki, bez konieczności pobierania oprogramowania ani przełączania się między narzędziami. Twój dokument pozostaje prosty i spójny przez cały proces, bez uszczerbku dla jakości obsługi użytkownika.
- Pozytywny wpływ na środowisko
Nie jest tajemnicą, że korzystanie z formularzy generuje mnóstwo papierkowej roboty i znaczną ilość wydruków. Modernizując dokumenty cyfrowo, zmniejszasz swój wpływ na środowisko. Mniej papieru, sprzętu i materiałów eksploatacyjnych to również oszczędność kosztów!
Wniosek
Podsumowując, konwersja plików PDF do formularzy z możliwością wypełniania to skuteczne rozwiązanie, które upraszcza zarządzanie dokumentami cyfrowymi. Oszczędzasz czas, pieniądze i miejsce na dysku. Poprawiasz jakość i niezawodność swoich danych. Budujesz lojalność użytkowników i wzmacniasz wizerunek swojej marki.
