Wszyscy mamy odruch wpisywania adresu, pospiesznego pisania dwóch linijek tekstu i klikania „Wyślij” bez zadawania zbyt wielu pytań. Bo w głębi duszy stało się to powszechne. Jednak aplikacje do przesyłania wiadomości, z ich schludnie ułożonymi przyciskami i ukrytymi opcjami, rzadko pomagają nam zrozumieć, co robimy. Myślisz, że wysyłasz spokojną wiadomość, ale nieświadomie wplątałeś w to swojego szefa, byłego i irytującego kolegę. I to jest właśnie to, czego nikt ci nie wyjaśnia.
E-maile są jak służbowe wiadomości tekstowe: jeden błąd, jedno źle użyte słowo lub jeden adresat za dużo może zepsuć atmosferę w zespole lub sprawić, że będziesz postrzegany jako osoba, która nic nie wie. Najgorsze jest to, że większość błędów wynika z niedopowiedzeń, których aplikacje nie podają. Otwierasz skrzynkę odbiorczą i widzisz pola „Do”, „DW” i „UDW”, ale nie ma ani jednej linijki wyjaśniającej, do czego one właściwie służą. Myślisz, że wiesz, aż do dnia, w którym przypadkowo kopiujesz całą swoją książkę adresową do e-maila, który miał pozostać poufny.
Skróty, które wybieramy bez zastanowienia
Staliśmy się ekspertami w dziedzinie szybkości. Wystarczy „odpowiedz wszystkim” i wiadomość zostaje wysłana. Ale pośpiech sprawia, że zapominamy, że wiadomość wymaga minimum myślenia. Zwłaszcza gdy zaangażowanych jest kilka osób. Wysłanie e-maila do zespołu, partnerów czy klienta to nie to samo. A jednak traktujemy wszystko tak samo. Tu zaczynają się problemy.
Wysyłasz klientowi e-mail z prośbą o potwierdzenie i chcesz, aby Twój współpracownik odpowiedział bez interwencji. Umieszczasz go w widocznym miejscu. Tyle że w rzeczywistości ten współpracownik odpisuje wszystkim, myśląc, że postępuje słusznie, i bum, otwierasz drzwi do taniej dyskusji, która nigdy nie powinna mieć miejsca. Albo, co gorsza, zapominasz ukryć wrażliwe adresy i wszyscy kończą z kompletnym plikiem kontaktów, których nigdy nie powinni byli zobaczyć.
Dotykamy tu czegoś fundamentalnego, a jednak nigdy jasno nie wyjaśnionego, jak słynna różnica między DW a UDW, którą myślimy, że rozumiemy, ale rzadko w pełni opanowujemy. A jakie są w tym wszystkim zastosowania? Pozostawiają w niepewności. Jakby każdy miał skończyć szkołę, umiejąc zarządzać czystą i skuteczną komunikacją cyfrową.
Wszystko zależy od intencji (i rozwagi)
Kopiowanie wiadomości (CC) jest trochę jak wysłanie wiadomości do znajomego i włączenie drugiego znajomego w pętli, aby mógł śledzić historię bez konieczności odpowiadania. Widzi wszystko, może zareagować, ale zazwyczaj zachowuje dyskrecję. To przydatne, ale trzeba to robić z umiarem. Zbyt wiele CC i powstaje kakofonia. Każdy chce komentować, wyrażać swoją opinię, angażować się. I w końcu tracisz kontakt z pierwotną wiadomością.
Ukryta kopia (BCC) jest bardziej podstępna. Wprowadzasz kogoś w szczegóły, ale nikt nie wie, że tam jest. To tak, jakbyś dał mu zestaw słuchawkowy, żeby podsłuchiwał rozmowę w tajemnicy. Jest to przydatne, gdy potrzebujesz kogoś, kto będzie monitorował rozmowę bez wiedzy innych. Na przykład menedżera lub współpracownika, który po prostu musi mieć wszystko pod kontrolą. Ale to też miecz obosieczny. Niewłaściwie użyty może wywołać brak zaufania lub nieporozumienia.
Aplikacje do przesyłania wiadomości nigdy Ci nie powiedzą, że te narzędzia to nie tylko opcje techniczne, to sygnały. Wybór kopii (DW) lub kopii ukrytej (UDW) to sama w sobie wiadomość. Pokazujesz lub ukrywasz. Dodajesz lub wykluczasz. I musisz to zrozumieć, aby uniknąć wpadek. A przede wszystkim zmusza Cię to do zastanowienia się przez dwie sekundy, kto co powinien zobaczyć, bo po wysłaniu nie ma już odwrotu.
Więcej nauczysz się w praktyce niż na zajęciach.
Prawda jest taka, że każdy uczy się na błędach. Uczysz się zarządzać listą mailingową, zapominając o użyciu UDW w masowej wysyłce. Rozumiesz wpływ opcji „odpowiedz wszystkim”, gdy szef przeczyta komentarz, który nie był do niego skierowany. Tak po prostu jest. A ponieważ aplikacje po prostu dają ci przyciski, nie wyjaśniając ich przeznaczenia, cóż, robisz, co możesz.
Tak samo jest z automatycznymi podpisami, załącznikami, o których zapominamy, tymi, które wysyłamy o północy, nie zastanawiając się nad ich skutkami. Nie ma na to uniwersalnego podręcznika. To drobne zasady, które nabywamy z doświadczeniem. Problem w tym, że niektóre błędy są niewybaczalne. A czasami zostają z nami na długo. Możesz udawać, że to niedopatrzenie, o jedno kliknięcie za dużo czy nieuwaga, ale wizerunek, który kreujesz, pozostaje.
E-mail to coś więcej niż wiadomość, to obraz
Ludzie rzadko zdają sobie sprawę, że ich wiadomości mówią o nich tyle samo, co sposób, w jaki mówią na spotkaniach czy ubierają się na randkę. Dobrze skonstruowany, jasny komunikat, który szanuje odbiorców, pozostawia silne wrażenie. Z kolei e-mail wysłany chaotycznie, z literówkami, osobami w polu DW, których nie powinno tam być, lub zapomnianym załącznikiem, sprawia wrażenie niedbałości, nawet jeśli nie jest to prawdą.
Nie myśl, że aplikacje cię tego nauczą. Są po to, żeby cię uczyć, a nie po to, żeby nauczyć cię, jak to robić poprawnie. Dlatego każdy z nas powinien poświęcić czas i pomyśleć chwilę, zanim naciśnie przycisk. A przede wszystkim, przestać myśleć, że to tylko e-mail. Bo często to o wiele więcej. A jeśli nadal masz wątpliwości, przeczytaj ponownie swojego ostatniego e-maila, sprawdź, do kogo go wysłałeś i zadaj sobie pytanie, czy nie mogłeś zrobić tego lepiej.
