Digital signatur: hvordan oppretter man den, og er den gyldig?

Digitale signaturer er et viktig verktøy. De tilbyr en enkel og sikker måte å signere dokumenter på nett og utføre ulike administrative og kommersielle transaksjoner.

En digital signatur har samme nytteverdi og verdi som en håndskrevet signatur.

I denne artikkelen kan du finne ut hvordan du lager en elektronisk signatur.

Hvordan fungerer en e-signatur, og hvorfor bør man bruke den?

En e-signatur er den digitale versjonen av en håndskrevet signatur. De har imidlertid ikke samme format. En digital signatur er ikke en skanning av den håndskrevne signaturen. Den har form av en rekke tall som er tildelt underskriveren og dokumentet som signeres.

Den digitale signaturen kan ikke brukes om igjen og kan ikke flyttes til et annet dokument. Når den først er opprettet, kan den ikke endres.

Digitale signaturer brukes til å signere ulike dokumenter som arbeidskontrakter, fakturaer, bestillinger, mandater og salgsavtaler, tilbud, regnskapsdokumenter, juridiske dokumenter eller notarialdokumenter, ved hjelp av en datamaskin eller andre elektroniske verktøy som mobiltelefonen eller nettbrettet ditt.

Takket være digitale signaturer kan du minimere menneskelig kontakt og reiser, noe som resulterer i betydelige tidsbesparelser.

Når det gjelder organisering, forenkler digitale signaturer sporing og utveksling av dokumenter. Du kan enkelt skille signerte dokumenter fra de som ennå ikke er signert. Dessuten er dataene dine sikrere.

E-signaturer gir også en betydelig fordel når det gjelder å redusere miljøpåvirkningen. Mindre reising, papir og blekk betyr større besparelser.

Hvordan oppretter man en e-signatur?

Å opprette en e-signatur gjøres ved hjelp av programvare eller nettplattformer som Adobe Sign. Uansett hvilket medium som brukes, er prosessen nesten identisk.

• Trinn 1: Du mottar en e-post som varsler deg om behovet for en signatur
• Trinn 2: Klikk for å åpne lenken «sjekk og signer» i e-posten
• Trinn 3: Klikk på dokumentet, og klikk deretter på området du vil signere
• Trinn 4: Opprett den digitale signaturen. For å gjøre dette kan du velge mellom å skrive inn navnet ditt, tegne signaturen med musen, laste opp den håndskrevne signaturen din eller signere med fingeren på berøringsskjermen på smarttelefonen eller nettbrettet.
• Trinn 5: Klikk på Bruk for å legge til signaturen din
• Trinn 6: Bekreft signaturen
• Trinn 7: Send det signerte dokumentet til avsenderen

Den digitale signaturen festes vanligvis til et PDF-dokument. Om nødvendig, konverter den til et Word-dokument .

Er digitale signaturer juridisk bindende og sikre?

I Frankrike og i flere andre land har en digital signatur samme juridiske verdi som en håndskrevet signatur.

Akkurat som med en håndskrevet signatur, kan du bruke en digital signatur for å garantere integriteten til det elektroniske dokumentet ditt. Denne signaturen vil gjøre det mulig å identifisere deg hvis du er underskriveren.  

Det betyr også at du samtykker til dokumentets innhold. Videre er det en rask, sikker og juridisk bindende løsning.

En juridisk gyldig digital signatur må inneholde en riktig autentiseringskode, en e-postadresse og en IP-adresse. Den kan også ledsages av et webkamerabilde av underskriveren. Disse elementene er nødvendige for å bekrefte den elektroniske signaturen.

Denne artikkelen kan være av interesse for deg: Hvordan opprette en elektronisk signatur i Outlook?

Konklusjon

Digitale signaturer tilbyr en rekke fordeler. Ikke bare lar de deg begrense reisingen din, men de sparer også papir og blekk, og fremfor alt beskytter de miljøet samtidig som de opprettholder sikkerheten og autentisiteten til dokumentet ditt.

Opprettelsen av den digitale signaturen gjøres ved hjelp av bestemt programvare eller på nettplattformer.

I dag er e-signatur bindende og sikkert.