Bedrifter som lykkes med overgangen fra tradisjonelle vedlikeholdsstyringsprosesser til digitaliserte, ser konsekvent svært positive resultater. Denne artikkelen vil presentere flere fordeler som er direkte følge av implementeringen av neste generasjons CMMS (Computerized Maintenance Management System).
Hva er digital transformasjon?
Den digitale tidsalderen begynte for over 50 år siden. Den digitale revolusjonen, også kjent som den tredje industrielle revolusjonen, tilsvarer skiftet fra analog mekanisk og elektronisk teknologi til digital elektronikk.
Fra andre halvdel av 1900-tallet akselererte denne digitale revolusjonen virkelig på 1970- og 1980-tallet med introduksjonen av digitale minneenheter og reduksjonen av størrelsen deres i henhold til tidsskalaene identifisert i Moores lov: en økning i digital transaksjonskapasitet på 100 % hver 18. måned.
Dette har ført til en forbløffende forvandling av alle fasetter av det moderne liv, både privat og profesjonelt. Dette fenomenet har også en veldig sterk tendens til å komme ut av kontroll, men det er et annet tema vi skal ta opp senere.
Digital transformasjon lar organisasjoner automatisere og digitalisere manuelle administrative prosesser, slik at folk kan fokusere på nye aktiviteter med høyere verdiskaping.
Hvilke steg er involvert i en digital transformasjon?
Vi kan skille mellom fire stadier i utviklingen av en organisasjon:
- Fase 1 – Henger betydelig etter når det gjelder digital transformasjon
- Fase 2 – Begynnelse av kravutvikling og fremvoksende organisatorisk vilje til implementering
- Fase 3 – Programvareløsninger er på plass og forbedrer driftsresultatene
- Fase 4 – Dette er automatiseringsfasen: bedriftens ansatte samarbeider 100 % digitalt. En stor del av kommunikasjonen med kunder og partnere er også digitalisert.
Hvordan skjer digital transformasjon i en bedrift?
Selvfølgelig finnes det ikke én digital transformasjon. Det finnes mange forskjellige områder innenfor en organisasjon, og selv om de alle kan dra nytte av bedre verktøy, skjer ikke prosessen i samme tempo eller samtidig fra en avdeling til en annen.
For eksempel kan organisasjoner investere i banebrytende mobilteknologi, men ikke endre metodene for lagerstyring. De kan automatisere teknikernes ruteplanlegging samtidig som de fortsetter å bruke papirarbeidsordrer. La oss undersøke fordelene med digitalisering gjennom flere brukstilfeller.
CMMS: fordelene med digital teknologi
Forresten, hva betyr GMAO? Et GMAO, som er akronymet for Computerized Maintenance Management System, er programvare som registrerer all informasjon knyttet til vedlikehold av teknisk utstyr og støtter brukerne i driften.
Tid mellom fullføring av en tjeneste og fakturering
Dette er tiden det tar å fakturere en klient for vedlikehold utført på deres vegne, når vedlikeholdet er fullført. I organisasjoner som ikke har implementert digital transformasjon, kan denne tidsrammen variere fra flere dager til to eller fem uker.
En avansert vedlikeholdsleverandør i sin digitale transformasjon kan generere fakturaer samme dag. Dette oppnås fordi all nødvendig faktureringsinformasjon samles inn i sanntid under serviceoppdraget, klientens proformafaktura genereres automatisk, en digital signatur samles inn på stedet, og deretter deles alt i sanntid via mobilapplikasjonen og integreres i et ERP-system for umiddelbar fakturering.
Dette reduserer tiden det tar å inndrive gjeld betraktelig, forenkler hele oppgjørsprosessen, reduserer arbeidsmengden for administrativt personale og frigjør enorme mengder kontanter.
Disse pengene er nå tilgjengelige tidligere for å betale provisjoner, bonuser, markedsføring, lønninger, kort sagt, for å bli stilt til tjeneste for organisasjonen for å tjene mer penger raskere.
Denne artikkelen kan være av interesse for deg: Hvordan opprette en elektronisk signatur i Outlook?
Teknikerens effektivitet
Med en mobilapplikasjon for vedlikeholdsadministrasjon i felten trenger ikke teknikeren lenger arbeidsordrer å fylle ut, manualer å bære med seg, bestillingsskjemaer for deler å sende inn, kart å konsultere – all informasjonen han trenger er lett tilgjengelig.
Mobilenheten forteller dem plassering og dato for neste inngrep, den beste måten å komme dit på, delene de sannsynligvis vil trenge, samt manualer og teknisk informasjon, alt i digital form, oppdatert og på forespørsel.
I tillegg kan enheten ha muligheten til å vise videoer av vedlikeholdsoppgaver, tilby vedlikeholdsøkter med veiledning fra utvidet virkelighet og veiledninger, og la teknikeren ringe en venn og aktivere fjernhjelp på nivå 2 med lyd- og videofunksjonalitet.
Hvis vi tar hensyn til tiden teknikere i mindre innovative organisasjoner bruker på administrative oppgaver – å søke etter informasjon, bestille deler, finne diagrammer og referansemateriell – observerte vi en forbedring på mellom 20 % og 40 % i utnyttelsen av teknikere eller ingeniører. Dette representerer en reell og effektiv økning i arbeidstiden.
Dette kan bane vei for mer arbeid utført per dag, uke eller måned. Det kan gi mer tid til å bruke med klienten, og utvikle bedre og dypere relasjoner. Det kan til og med la teknikere og ingeniører fokusere på ytterligere salgsmuligheter. Faktisk gjør det det mulig for organisasjoner å gjøre mye mer med menneskene de allerede har, uten ekstra kostnad.
Effektivitet i back office
Selv om digital transformasjon fører til en betydelig økning i teknikernes effektivitet, påvirker denne økningen direkte deres backoffice-kolleger. I mindre avanserte operasjoner må alle dataene som teknikere registrerer i servicerapporter, bestillinger, test- og inspeksjonsrapporter osv., leses, tolkes og legges inn i ERP-systemer eller eldre programvare som ikke tilbyr noen mulighet for datainnsamling fra felten.
Å måtte legge inn data flere ganger og hente informasjon manuelt representerer en enorm byrde for backoffice-ansatte. Når backoffice-ansatte ikke er opptatt med å tyde papirarbeidsordrer og legge inn data, må de søke i kontraktsdatabasen, validere kundeinformasjon, finne diagrammer, spore delebestillinger eller forsendelser, eller prøve å forstå faktureringsfeil.
I et heldigitalisert selskap er disse aktivitetene en saga blott. Alle data legges inn bare én gang, registreres, lagres og brukes på nytt ved behov.
Kontrakter og rettigheter er tilgjengelige umiddelbart. Kunder har tilgang til kontraktshistorikken sin og kan selv se gjennom transaksjonshistorikken. Behovet for og rollen til backoffice-ansatte er i endring, og utvikler seg fra administrativt støttepersonell til en forretningsutviklingsmotor. Vi har sett bruken av backoffice dobles.
Slutten på ufakturerte tjenester
Muligheten til å umiddelbart registrere og gjengi det som skjer i hele organisasjonen er en ny mulighet når digital transformasjon har funnet sted.
Ofte når vi diskuterer lekkasjer – praksisen med å ikke ta betalt for alt et selskap har rett til å ta betalt – med selskaper i vedlikeholdssektoren, opplever vi at de vet at dette skjer, men de har ingen måte å fange opp disse lekkasjene på:
Du ber oss om å kvantifisere noe vi ikke kan se. Det er klart at hvis vi kunne, ville vi stoppet det.
Digitale verktøy muliggjør umiddelbar validering av kontraktsforpliktelser og presis sporing av deler som brukes i en kontrakt. Nøyaktig måling av lønnsomhet blir svært enkelt.
Vi ser en reduksjon på 15 til 20 % i lekkasjer i noen selskaper på grunn av manglende evne til å validere kontrakter og/eller overvåke bruken av reservedeler på riktig måte.
En metode for kontinuerlig forbedring
Å delta i en digital transformasjon fører til betydelige forbedringer i driftsytelsen, noe som resulterer i store økonomiske fordeler for vedlikeholdsselskaper for eiendeler og utstyr.
Ved å eliminere oppgaver uten verdiskapning kan teamene dine fokusere på kundene sine, reparere utstyr riktig første gang, finne ytterligere inntektsstrømmer og sørge for at dere kan fakturere for alt dere trenger å fakturere for – uten å legge igjen penger på bordet.
Det er ingen ende på digital transformasjon . Det er en prosess som vil fortsette å utvikle seg, utvikle seg og ekspandere. Bedrifter som av en eller annen grunn ikke har utnyttet dette, vil i økende grad bli forbigått av konkurrentene når det gjelder lønnsomhet og konkurranseevne, og vil uunngåelig forsvinne.
Konklusjon
Bedrifter som lykkes med overgangen fra tradisjonelle og manuelle prosesser til 100 % digitaliserte prosesser, ser betydelige forbedringer i driftsytelsen, noe som resulterer i store økonomiske fordeler.
Ved å eliminere kjedelige oppgaver kan teamene dine fokusere på kundene sine, reparere utstyr riktig første gang, finne ytterligere inntektsstrømmer og sørge for at dere kan fakturere for alt dere trenger å fakturere for.
