PDF-filer er veldig populære og praktiske filformater for deling av digitale dokumenter. De lar deg bevare formateringen, skriftene, bildene og koblingene til originaldokumentet, uavhengig av programvaren eller operativsystemet som ble brukt til å lese det. Men PDF-filer har også en stor ulempe: de er ofte vanskelige å endre eller fylle ut.
Dette er grunnen til at det kan være nyttig å konvertere PDF-ene dine til utfyllbare skjemaer, dvs. interaktive dokumenter som lar brukere legge inn informasjon direkte i feltene som er angitt for dette formålet.
Hva er et utfyllbart PDF-skjema, og hvorfor bør du bruke det?
Et utfyllbart PDF-skjema er et interaktivt dokument som brukes til å samle inn informasjon. Det lages ved å legge til signaturfelt, avmerkingsbokser, tekstmellomrom for å fylle ut eller til og med alternativer for å velge i form av en rullegardinmeny til dokumentet.
PDF-skjemaet som skal fylles ut er veldig praktisk i mange tilfeller, for eksempel:
- Innkjøpsordrer
- Utgiftsrapporter
- Utleieskjemaer
- Underleverandørs timelister
- Kvitteringer
- Undersøkelser og studier
- Fakturaer
Ved å konvertere PDF-ene dine til utfyllbare skjemaer kan du:
- Gjør datainnsamling og behandling enklere : Du trenger ikke lenger å skrive ut, skanne eller returnere dokumenter via post eller e-post. Du kan motta svarene direkte på datamaskinen eller smarttelefonen, og enkelt eksportere dem til annen programvare.
- Forbedre brukeropplevelsen : du tilbyr dine kunder, partnere eller ansatte en rask og enkel måte å fylle ut skjemaene på. Du unngår inntastingsfeil, slettinger eller uleselige dokumenter. Du øker dermed svarprosenten og tilfredsheten til samtalepartnerne dine.
- Optimaliser merkevarebildet ditt : du viser at du er i forkant av teknologien og at du bryr deg om miljøet. Du reduserer papirforbruket og karbonavtrykket. Du styrker din troverdighet og profesjonalitet.
Her er en videoopplæring for å lage et interaktivt PDF-skjema
Hvordan konvertere PDF-er til utfyllbare skjemaer?
For å konvertere PDF-ene dine til skjemaer som skal fylles ut, har du flere mulige alternativer:
- Bruk spesialisert programvare : Det finnes programvare dedikert til å lage og konvertere PDF-skjemaer, for eksempel Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF eller Nitro Pro. Denne programvaren lar deg lage tekstfelt, avmerkingsbokser, alternativknapper, rullegardinlister, etc. Du kan også tilpasse utseendet og oppførselen til skjemaer, og legge til avanserte funksjoner som datavalidering, automatisk beregning eller elektronisk signatur.
- Bruk en nettbasert tjeneste : det finnes også nettplattformer som lar deg konvertere PDF-ene dine til utfyllbare skjemaer uten å måtte installere programvare på datamaskinen. Du kan for eksempel bruke PDFescape, JotForm eller Smallpdf. Disse tjenestene er vanligvis gratis eller rimelige, men de kan ha begrensninger i filstørrelse, antall eller sikkerhet.
- Bruk en mobilapp : Hvis du vil konvertere PDF-ene dine til utfyllbare skjemaer på smarttelefonen eller nettbrettet, kan du laste ned en dedikert app som Adobe Fill & Sign, PDFelement eller CamScanner. Disse appene lar deg skanne papirdokumentene dine med enhetens kamera, eller importere digitale filer fra internminnet eller fra en skytjeneste som Google Drive eller Dropbox. Du kan deretter legge til skjemafelt og fylle dem ut med tastaturet eller pennen.
De 5 fordelene med å konvertere PDF-er til utfyllbare skjemaer
- Garantien for pålitelig og solid syn
PDF-skjemaer er en smart, relevant og pålitelig måte å fange opp viktige data umiddelbart. Du kan tilpasse skjemaene dine basert på den spesifikke informasjonen du ønsker å samle inn og gjøre nødvendige justeringer etter hvert som behovene dine endres, for å sikre integriteten og nøyaktigheten til dataene dine.
- En gevinst i effektivitet
Manglende informasjon, skrivefeil eller til og med skadede dokumenter: papirfilen øker sannsynligheten for menneskelig feil. Ved å konvertere PDF-ene dine til skjemaer for å fullføre og digitalisere dokumentene dine, minimerer du disse risikoene. Det er en virkelig sparing av tid og energi. De kjedelige og repeterende oppgavene som genereres av papir (utskrift, skanning, lagring, finne skjemaer osv.) vil raskt virke helt utdaterte.
- Mer sikkerhet
Håndtering av data krever at du er helt sikker på at dokumentene dine ikke faller i feil hender – noen ganger en reell utfordring når du håndterer en mengde fysiske filer samtidig. Å bytte til nettskjemaet gir trygghet, og drar nytte av alle måter å øke sikkerheten på. PDF-skjemaet som skal fylles ut tilbyr for eksempel passordbeskyttelse eller til og med en juridisk bindende elektronisk signatur
- En forenklet brukeropplevelse
Å gi skjemaer som er enkle og raske å fylle ut er avgjørende for å øke svarprosenten. Faktisk kan brukerne dine fylle ut et PDF-skjema fra hvilken som helst enhet og nettleser, uten å måtte laste ned programvare eller bytte fra ett verktøy til et annet. Dokumentet ditt forblir enkelt og konsistent gjennom hele prosessen, uten at det går på bekostning av kvaliteten på opplevelsen.
- En positiv miljøpåvirkning
Det er ingen hemmelighet at bruk av skjemaer resulterer i mye papirarbeid og mye utskrift. Ved å velge digitalt for å modernisere dokumentene dine, reduserer du ditt miljøavtrykk. Og mindre papir, materialer og rekvisita sparer også kostnadene dine!
Konklusjon
Konklusjonen er at konvertering av PDF-er til utfyllbare skjemaer er en effektiv løsning for å forenkle administrasjonen av dine digitale dokumenter. Du sparer tid, penger og plass. Du forbedrer kvaliteten og påliteligheten til dataene dine. Du bygger lojalitet blant brukerne og forbedrer bildet ditt.
