Vi har alle denne refleksen med å skrive inn en adresse, skrive to linjer raskt og klikke på «send» uten å stille for mange spørsmål. Fordi innerst inne har det blitt vanlig. Likevel hjelper meldingsapper, med sine pent arrangerte knapper og skjulte alternativer, oss sjelden med å virkelig forstå hva vi gjør. Du tror du sender en fredelig melding, men uten å innse det, har du kanskje satt sjefen din, eksen din og den irriterende kollegaen din i samme sløyfe. Og det er den typen ting som ingen forklarer deg.
E-poster er som jobbmeldinger: ett feiltrinn, ett feilplassert ord eller én mottaker for mye kan ødelegge en teamatmosfære eller bare få deg til å se ut som noen som ikke vet noe. Det verste er at de fleste feilene kommer fra detaljer som apper lar være usagt. Du åpner innboksen din, du ser feltene «Til», «Kopi» og «Blindkopi», men ikke en eneste linje som forklarer hva de egentlig er til for. Du tror du vet, helt til den dagen du ved et uhell kopierer hele adresseboken din til en e-post som skulle forbli konfidensiell.
Snarveiene vi tar uten å tenke
Vi har blitt eksperter på hastighet. Her er det bare å svare til alle, og så er det sendt. Men ved å haste gjennom ting glemmer vi at en melding krever minimalt med tankevirksomhet. Spesielt når flere personer er involvert. Å sende en e-post til teamet ditt, partnerne dine eller en klient er ikke det samme. Likevel behandler vi alt på samme måte. Det er der problemene begynner.
Du sender ut en oppfølgings-e-post til kunden, og du vil at kollegaen din skal følge opp uten å gripe inn. Du legger ham ut i synlig tekst. Bortsett fra at i realiteten svarer denne kollegaen alle i den tro at han gjør det rette, og pang, du har åpnet døren til en billig diskusjon som aldri burde ha eksistert. Eller enda verre, du glemmer å skjule sensitive adresser, og alle ender opp med en komplett fil med kontakter de aldri burde ha sett.
Her berører vi noe grunnleggende, men likevel aldri tydelig forklart, som den berømte forskjellen mellom cc og bcc, som vi tror vi forstår, men sjelden mestrer fullt ut. Og appene i alt dette? De lar deg gjette. Som om alle skulle forlate skolen med visshet om hvordan man håndterer ren og effektiv digital kommunikasjon.
Det handler om intensjon (og skjønn)
Kopiering (CC) er litt som å sende en tekstmelding til vennen din og sette den andre vennen din på en loop slik at de kan følge historien uten nødvendigvis å svare. De ser alt, de kan reagere, men vanligvis forblir de diskrete. Det er nyttig, men du må gjøre det med måte. For mange CC-er, og det blir en kakofoni. Alle vil kommentere, gi sin mening, engasjere seg. Og til slutt har du mistet oversikten over den opprinnelige meldingen.
Blindkopi (BCC) er mer snikende. Du setter noen i loopen, men ingen vet at de er der. Det er som å gi dem et headset for å lytte på en samtale i hemmelighet. Det er nyttig når du trenger noen å overvåke uten at noen andre vet det. Som sjefen din eller en kollega som bare trenger å holde øye med ting. Men det er også et tveegget sverd. Hvis det brukes feil, kan det skape mistillit eller misforståelser.
Det meldingsapper aldri vil fortelle deg, er at disse verktøyene ikke bare er tekniske alternativer, de er signaler. Valget mellom å sende kopi eller blindkopi er en melding i seg selv. Du viser eller skjuler. Du inkluderer eller ekskluderer. Og du må forstå det for å unngå uhell. Og mer enn noe annet tvinger det deg til å tenke i to sekunder om hvem som skal se hva, for når det først er sendt, er det ingen vei tilbake.
Du lærer mer på jobb enn i veiledningstimer.
Sannheten er at alle lærer av å gjøre feil. Du lærer hvordan du administrerer en e-postliste etter å ha glemt å bruke blindkopi til masseutsendelser. Du forstår virkningen av et «svar alle» når sjefen leser en kommentar som ikke var ment for dem. Slik er det bare. Og siden apper bare gir deg knappene uten å forklare bruken av dem, vel, gjør du det du kan.
Og det er det samme med automatiske signaturer, vedlegg vi glemmer, de vi sender ved midnatt uten å tenke på virkningen. Det finnes ingen universell manual for dette. Dette er små regler vi lærer med erfaring. Problemet er at noen feil er utilgivelige. Og noen ganger blir de værende hos deg lenge. Du kan late som om det var en forglemmelse, ett klikk for mye eller uoppmerksomhet, men bildet du projiserer blir værende.
E-post er mer enn en melding, det er et bilde
Det folk sjelden innser er at meldingene deres sier like mye om dem som hvordan de snakker i møter eller kler seg på en date. En velkonstruert, tydelig melding som respekterer mottakerne, etterlater et sterkt inntrykk. Omvendt gir en e-post sendt tilfeldig, med skrivefeil, personer i CC som ikke burde være der, eller et glemt vedlegg, et inntrykk av uforsiktighet, selv om det ikke er tilfelle.
Ikke tro at apper kommer til å lære deg dette. De er der for å lære deg, ikke for å lære deg hvordan du gjør det riktig. Så det er opp til hver og en av oss å ta oss tid, å tenke litt før vi trykker på knappen. Og fremfor alt, å slutte å tro at det bare er en e-post. For ofte er det mye mer enn det. Og hvis du fortsatt tviler, les den siste e-posten din på nytt, se på hvem du skrev i den, og spør deg selv om du ikke kunne ha gjort det bedre.
