Facturering is cruciaal voor het beheren van de bedrijfsactiviteiten en het waarborgen van de groei. Een gedegen strategie voor factuurbetalingen is hiervoor essentieel. Er moeten verschillende stappen worden gevolgd. Ontdek hier hoe u te werk kunt gaan.
Zorg voor een goede organisatie
Een effectief beheer van factuurbetalingen begint met het opzetten van een solide organisatiestructuur. Concreet betekent dit het ontwikkelen van een nauwkeurige methodologie. Omdat dit een cruciale stap in het proces is, is het raadzaam om de hulp van een professional in te schakelen om u hierbij te begeleiden. Upflow waardevolle informatie over dit onderwerp. U moet onder andere algemene verkoopvoorwaarden opstellen. Deze moeten de belangrijkste regels beschrijven waaraan klanten zich dienen te houden.
Bovendien levert dit het bedrijf bewijsmateriaal op waarmee het juridische stappen tegen de klant kan ondernemen als de afspraak niet wordt nagekomen. Om de effectiviteit van deze methode te waarborgen, is echter een strenge controle van het systeem noodzakelijk. In dit geval kan het nuttig zijn om bepaalde geschikte instrumenten te gebruiken.
Communiceer over de betalingsvoorwaarden van het bedrijf
Na het opzetten van een efficiënt betalingssysteem is de volgende stap het definiëren van de betalingsvoorwaarden van het bedrijf. Deze kunnen betrekking hebben op de aard en de hoogte van de aanbetalingen bij ondertekening, evenals betalingstermijnen en vervaldatums.
Om ervoor te zorgen dat uw klanten hun facturen op tijd betalen, kunt u het betalingsproces vereenvoudigen. De eerste stap is het vinden van een efficiënte oplossing voor factuurbeheer die regelmatige updates mogelijk maakt. Denk bijvoorbeeld aan het maken van een document of spreadsheet waartoe zowel u als uw klanten toegang hebben. Een ander goed idee is om uw klanten verschillende betaalmethoden aan te bieden.
Stel limieten in voor gratis diensten
Tijdens de prospectiefase bieden verkoopmedewerkers potentiële klanten doorgaans proefprojecten aan. Gedurende de uitvoering van het project profiteren deze klanten over het algemeen van gratis diensten en producten. Om conflicten te voorkomen, moeten de grenzen van deze gratis toegang duidelijk worden vastgelegd. Het bedrijf moet de klant bovendien op de hoogte stellen voordat deze optie afloopt
Vraag een aanbetaling en controleer de kredietwaardigheid van klanten
Voor een start-up of een snelgroeiend bedrijf zijn factuurbetalingen cruciaal voor de ontwikkeling. Daarom is het essentieel om de kredietwaardigheid van klanten regelmatig te controleren. U kunt proactief hun kredietgeschiedenis controleren door een kredietcheck uit te voeren
Daarnaast is het ook raadzaam om boetes voor te late betaling op facturen in te voeren. Dit is vooral handig wanneer factuurautomatisering niet werkt, omdat het betalingsachterstanden helpt beperken. Er zijn verschillende manieren om deze boetes toe te passen, maar wees redelijk en voer ze geleidelijk in. Houd in gedachten dat het doel niet is om extra inkomsten te genereren, maar om uw klanten aan te moedigen hun facturen op tijd te betalen.
Claimbetalingen
Het primaire doel van factuurbeheer is het optimaliseren van de omzet. Om de cashflow van het bedrijf te verbeteren, kunt u in bepaalde gevallen een betalingsverzoek indienen. U kunt ook een ontvangstbevestiging eisen om het risico op geschillen te minimaliseren.
Bovendien is het raadzaam om beleefd te blijven bij het opstellen van facturen. Zelfs als de klant zich niet netjes gedraagt, moet u uw professionaliteit bewaren.
Betrek de klant opnieuw
Tot slot betekent effectief factuurbeheer dat u de juiste frequentie voor het versturen van betalingsherinneringen moet bepalen. Houd er rekening mee dat betalingsherinneringen verschillen afhankelijk van of de klant een overheidsinstantie, een bedrijf of een particulier is. U kunt daarom een herinneringsschema voor uw klanten opstellen op basis van hun profiel. Voor betrouwbare en effectieve resultaten is het belangrijk om de frequentie van de herinneringen te verhogen naarmate de vervaldatum nadert.
Voordat u drastischere maatregelen neemt, moet u een aantal stappen volgen. U hebt minstens drie herinneringen nodig voordat u een formele aanmaningsbrief verstuurt. Daarnaast is het raadzaam uw facturen te personaliseren met behulp van bestaande sjablonen. Excel-spreadsheets lijken in dit geval wellicht eenvoudiger. Het inschakelen van een professional is ook een uitstekende manier om dit te realiseren.
