Na een periode van inactiviteit is Google Spaces opnieuw gelanceerd als Google's nieuwste initiatief om kleine teams, startups en organisaties aan te trekken. Deze functie is geen aparte app, maar een service die is geïntegreerd in Gmail op het web. Het is ook toegankelijk via Google Chat op mobiele apparaten, desktops en de beste Chromebooks. Met Google Spaces kun je groepen mensen aanmaken, bestanden delen, taken toewijzen en effectief samenwerken om taken te voltooien. Laten we eens kijken hoe je een ruimte aanmaakt en hoe je deze gebruikt.
Wat is Google Spaces?
Vorig jaar kondigde Google de integratie van chat, bestanden, taken en andere Google-services in Gmail aan als onderdeel van een grote herontwerp. Gmail is niet langer alleen bedoeld voor het verzenden en ontvangen van e-mails. Het is nu een geïntegreerde werkruimte waar je nieuwe ruimtes kunt creëren voor verschillende discussies en onderwerpen, bestanden kunt delen en Google Meet-groepsgesprekken kunt starten, allemaal zonder het Gmail-tabblad te verlaten.
Met Google Spaces kun je teamleden uitnodigen en met ze chatten, samenwerken aan Google Docs, Sheets en Slides, snel een Meet-gesprek starten en de productiviteit van je groep verbeteren. Je kunt een Google Doc ook verwijderen als je het niet meer nodig hebt.
Hoe gebruik ik Google Spaces in Gmail?
Hoewel Google Spaces niet langer als zelfstandige applicatie bestaat, is het dankzij de integratie met Google Chat nog steeds mogelijk om de functies ervan binnen Gmail te gebruiken. Zo werkt het:
Stap 1: Activeer Google Chat in Gmail
Om Google Spaces in Gmail te gebruiken, moet je Google Chat inschakelen in je instellingen. Zo doe je dat:
- Open Gmail in je webbrowser (op je computer of mobiel) en log in met je Google-account.
- Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek om het zijpaneel met instellingen te openen.
- Klik op Alle instellingen bekijken.
- Ga naar het tabblad 'Chat en dating' bovenaan de pagina.
- Selecteer de optie Google Chat in het gedeelte Chat.
- Klik onderaan op 'Wijzigingen opslaan'.
Je ziet dan het gedeelte 'Spaces' in het menu aan de linkerkant, dat je kunt openen.
Stap 2: Maak een ruimte aan in Google Spaces
Je kunt in Google Spaces een ruimte aanmaken vanuit Gmail, net zoals je dat in Google Chat doet. Je ruimtes worden gesynchroniseerd, zodat je ze in beide apps kunt gebruiken zolang je bent ingelogd met hetzelfde Google-account. Dit geldt voor zowel de ruimtes die je zelf aanmaakt als de ruimtes waaraan je deelneemt.
- Klik op het plusteken naast Ruimtes aan de linkerkant of op de link Ruimte aanmaken of zoeken.
- Kies 'Een ruimte creëren' uit de lijst.
- Geef je ruimte een naam en (eventueel) een beschrijving.
Je kunt mensen direct uitnodigen door hun naam of e-mailadres toe te voegen. Je kunt later net zo makkelijk leden toevoegen.
Als je een betaald Google Workspace-account hebt, zoals een zakelijk account, kun je kiezen of je een beperkte ruimte wilt maken waartoe alleen mensen die je uitnodigt toegang hebben, of je reacties in een discussiedraad wilt gebruiken en of je mensen buiten je organisatie wilt toelaten.
Klik op 'Maken' als je klaar bent. Je ziet je nieuwe ruimte in het gedeelte 'Ruimtes' aan de linkerkant in Gmail en Google Chat.
Stap 3: Navigeer door een ruimte
Bovenaan elke ruimte vind je een paar hoofdtabbladen die de navigatie vergemakkelijken. Je ziet bijvoorbeeld Chat, Bestanden en Taken.
- Ga naar het tabblad 'Chat' om met andere leden te chatten; dit is de centrale plek waar alle gesprekken plaatsvinden. Net als bij een sms-app kun je ieders bericht zien, inclusief naam en icoontje.
- Ga naar het tabblad Bestanden om alle bestanden te bekijken die in de ruimte worden gedeeld; u kunt filteren op bestandstype (documenten, afbeeldingen, PDF, enz.) of zoeken op bestandsnaam.
- Ga naar het tabblad Taken om de taken te beheren die aan de ruimte zijn toegewezen of die zijn aangemaakt; u kunt taken toevoegen, bewerken of verwijderen, en ze markeren als voltooid of niet voltooid.
Stap 4: Beheer de leden van een ruimte
Je kunt leden aan een ruimte toevoegen of verwijderen, en hun rollen en machtigingen wijzigen.
- Open de ruimte via het gedeelte 'Ruimtes' aan de linkerkant van Gmail of Google Chat.
- Klik op de pijl naast de ruimtenaam bovenaan om het menu te openen.
- Kies 'Leden beheren' om de lijst met huidige leden weer te geven.
- Om een lid toe te voegen, klikt u op 'Personen toevoegen' en voert u hun naam of e-mailadres in. U kunt de uitnodigingslink ook kopiëren en met anderen delen.
- Om een lid te verwijderen, klikt u op de drie puntjes naast de naam van het lid en kiest u 'Verwijderen uit groep'.
- Om de rol van een lid te wijzigen, klikt u op de drie puntjes naast de naam en kiest u 'Rol bewerken'. U kunt kiezen tussen Eigenaar (die alle aspecten van de ruimte kan beheren), Beheerder (die leden en instellingen kan beheren) of Lid (die kan deelnemen aan discussies).
Stap 5: Discussies beheren in Google Spaces
In Google Space kun je verschillende acties uitvoeren op discussies, zoals reageren, antwoorden, bewerken of een bericht verwijderen.
- Open de ruimte via het gedeelte 'Ruimtes' aan de linkerkant van Gmail of Google Chat.
- Ga naar het tabblad Chat om de lopende discussies te bekijken.
- Om op een bericht te reageren, klikt u op de knop 'Beantwoorden' onder het bericht of typt u @ gevolgd door de naam van de persoon aan wie u wilt reageren. Als u gebruikmaakt van een discussiedraad, verschijnt uw antwoord onder het oorspronkelijke bericht. Anders verschijnt het aan het einde van de discussiedraad.
- Om op een bericht te reageren, klik je op de emoji-knop onder het bericht of typ je + gevolgd door de naam van de emoji die je wilt gebruiken. Je kunt kiezen uit verschillende emoji's om je gevoelens of meningen te uiten.
- Om een verzonden bericht te bewerken, klikt u op de drie puntjes naast het bericht en kiest u 'Bewerken'. Vervolgens kunt u de gewenste wijzigingen aanbrengen en op 'Opslaan' klikken.
- Om een verzonden bericht te verwijderen, klikt u op de drie puntjes naast het bericht en kiest u 'Verwijderen'. Het bericht wordt dan uit het gesprek verwijderd.
Hoe kan ik leden weergeven in Google Spaces?
Je kunt de ledenlijst van een ruimte weergeven, inclusief hun rollen en statussen.
- Open de ruimte via het gedeelte 'Ruimtes' aan de linkerkant van Gmail of Google Chat.
- Klik op de pijl naast de ruimtenaam bovenaan om het menu te openen.
- Kies 'Leden beheren' om de lijst met huidige leden weer te geven.
- Je kunt de naam, het pictogram, de rol (eigenaar, beheerder of lid) en de status (online, afwezig of bezet) van elk lid zien.
- Je kunt ook uitgenodigde leden zien die zich nog niet bij de ruimte hebben aangemeld.
Hoe definiëren we de regels voor Google Spaces?
Je kunt de regels van je ruimte definiëren om het doel, de verwachtingen en de normen ervan te specificeren.
- Open de ruimte via het gedeelte 'Ruimtes' aan de linkerkant van Gmail of Google Chat.
- Klik op de pijl naast de ruimtenaam bovenaan om het menu te openen.
- Kies "ruimtegegevens" om de instructiepagina te openen.
- Je kunt de regels voor je ruimte in het tekstveld schrijven. Je kunt bijvoorbeeld het onderwerp van de ruimte specificeren, de soorten berichten die wel of niet zijn toegestaan, richtlijnen voor respect en beleefdheid, enzovoort.
- Klik op 'Opslaan' als je klaar bent. De regels zijn dan zichtbaar voor alle leden van de ruimte.
Hoe beheer ik meldingen in Google Spaces?
Je kunt meldingen voor je ruimtes beheren om te bepalen wanneer en hoe je waarschuwingen ontvangt.
- Open de ruimte via het gedeelte 'Ruimtes' aan de linkerkant van Gmail of Google Chat.
- Klik op de pijl naast de ruimtenaam bovenaan om het menu te openen.
- Kies 'Meldingsinstellingen' om de meldingsopties te openen.
- Je kunt kiezen uit verschillende meldingsmodi:
- Alles : je ontvangt een melding voor elk bericht dat in de ruimte wordt verzonden.
- Alleen @vermeldingen : je ontvangt alleen een melding wanneer iemand je in een bericht vermeldt.
- Geen : u ontvangt geen meldingen voor deze ruimte.
- Je kunt ook meldingstonen en pictogrambadges in- of uitschakelen.
Hoe wijs ik taken toe in Google Spaces?
Je kunt taken toewijzen aan andere leden van je ruimte om je werk of projecten te organiseren.
- Open de ruimte via het gedeelte 'Ruimtes' aan de linkerkant van Gmail of Google Chat.
- Ga naar het tabblad 'Taken' om de takenlijst te bekijken.
- Klik op de + knop in de rechterbenedenhoek om een nieuwe taak aan te maken.
- Geef je taak een titel en (eventueel) een beschrijving, een deadline en een herinnering.
- Klik op 'Toewijzen aan' en kies het lid aan wie je de taak wilt toewijzen. Je kunt de taak desgewenst ook aan jezelf toewijzen.
- Klik op 'Maken' als je klaar bent. De taak wordt toegevoegd aan de lijst en het toegewezen lid ontvangt een melding.
Hoe activeer en gebruik ik Google Spaces op mijn smartphone?
Je kunt Google Spaces activeren en gebruiken op je smartphone via de Gmail- of Google Chat-app.
Stap 1: Download en installeer de Gmail- of Google Chat-app
Om Google Spaces op je smartphone te gebruiken, moet je de Gmail- of Google Chat-app downloaden en installeren vanuit de Play Store (Android) of de App Store (iOS).
- Open de Play Store of de App Store op je smartphone en zoek naar Gmail of Google Chat.
- Selecteer de app die je wilt installeren en tik op Installeren (Android) of Downloaden (iOS).
- Wacht tot de installatie is voltooid en druk op 'Openen' om de applicatie te starten.
Stap 2: Activeer Google Chat in Gmail
Als je de Gmail-app gebruikt, moet je Google Chat inschakelen in de instellingen. Zo doe je dat:
- Open Gmail op je smartphone en log indien nodig in met je Google-account.
- Tik op het menu in de linkerbovenhoek (de drie horizontale streepjes) en scrol omlaag naar Instellingen.
- Tik op je e-mailaccount en vervolgens op Algemeen.
- Tik op Chat (in het gedeelte Autoresponder) en kies Activeren.
Je ziet dan het gedeelte 'Spaces' in de rechterbenedenhoek, dat je kunt openen.
Hoe optimaliseer je het gebruik van Google Spaces?
Google Spaces is een krachtig hulpmiddel voor communicatie en samenwerking binnen Google Workspace. Maar om er het maximale uit te halen, moet je weten hoe je het effectief gebruikt. Hier zijn een paar tips om je gebruik van Google Spaces te optimaliseren:
- Gebruik duidelijke namen en beschrijvingen voor uw ruimtes : dit helpt u ze te organiseren en gemakkelijk terug te vinden. Kies namen die het onderwerp of project van de ruimte weerspiegelen, en beschrijvingen die het doel of beoogde gebruik ervan specificeren.
- Gebruik emoji's en reacties om je emoties te uiten : dit maakt je gesprekken levendiger en menselijker. Je kunt emoji's in je berichten gebruiken of op berichten van anderen reageren met emoji's. Je kunt ze ook gebruiken om je mening te geven of je instemming te tonen zonder een bericht te hoeven typen.
- Gebruik @vermeldingen om de aandacht te trekken : hiermee kun je de betrokkenen bij een bericht of vraag op de hoogte stellen. Je kunt een specifieke persoon vermelden met een @ gevolgd door zijn of haar naam, of iedereen in de ruimte vermelden met @all. Maar pas op dat je @vermeldingen niet te vaak gebruikt, want ze kunnen afleidend of irritant zijn voor andere leden.
- Gebruik reacties in een conversatiedraad om je gesprekken te structureren : dit helpt je de leesbaarheid en consistentie van je conversaties te verbeteren. Je kunt reacties in een conversatiedraad gebruiken als je een betaald Google Workspace-account hebt, zoals een zakelijk account. Om reacties in een conversatiedraad in te schakelen, moet je dit doen tijdens het aanmaken van de werkruimte door het bijbehorende vakje aan te vinken. Met reacties in een conversatiedraad kun je direct op een bericht reageren zonder de hoofdconversatie te onderbreken.
- Gebruik taken om je werk te beheren : hiermee kun je je werk of projecten binnen je ruimtes organiseren. Je kunt taken aanmaken en toewijzen aan andere leden van je ruimte, en hun voortgang en deadlines bijhouden. Je kunt ook beschrijvingen, herinneringen of subtaken aan je taken toevoegen.
- Gebruik Bestanden om uw documenten te delen : hiermee kunt u uw documenten eenvoudig delen met leden van uw werkruimte, zonder ze via e-mail te hoeven versturen of een andere service te gebruiken. U kunt bestanden delen vanuit Google Drive, Google Foto's of uw computer. U kunt ook een lijst van alle gedeelde bestanden bekijken op het tabblad Bestanden van uw werkruimte en ze filteren of doorzoeken op naam of type.
- Gebruik de groepsregels om de normen van je ruimte te definiëren : hiermee creëer je een duidelijk en respectvol kader voor je discussies. Je kunt de regels van je ruimte aanmaken in het menu 'Groepsregels' van je ruimte. Je kunt bijvoorbeeld het onderwerp van de ruimte specificeren, de soorten berichten die wel of niet zijn toegestaan, richtlijnen voor respect en beleefdheid, enzovoort.
- Gebruik de meldingsinstellingen om je waarschuwingen te beheren : hiermee kun je de meldingen die je voor elke ruimte ontvangt, aanpassen. Je kunt kiezen uit verschillende meldingsmodi:
- Alles : je ontvangt een melding voor elk bericht dat in de ruimte wordt verzonden.
- Alleen @vermeldingen : je ontvangt alleen een melding wanneer iemand je in een bericht vermeldt.
- Geen : U ontvangt geen meldingen voor deze ruimte. U kunt ook meldingsgeluiden en pictogrammen in- of uitschakelen.
Met deze tips kun je je efficiëntie maximaliseren en je teamwerk soepeler en beter georganiseerd laten verlopen met Google Spaces.
