I PDF sono formati di file molto popolari e convenienti per la condivisione di documenti digitali. Permettono di preservare la formattazione, i caratteri, le immagini e i collegamenti del documento originale, indipendentemente dal software o dal sistema operativo utilizzato per leggerlo. Ma i PDF presentano anche un grosso inconveniente: spesso sono difficili da modificare o compilare.
Ecco perché può essere utile convertire i tuoi PDF in moduli compilabili, ovvero documenti interattivi che consentono agli utenti di inserire informazioni direttamente nei campi previsti a tale scopo.
Cos’è un modulo PDF compilabile e perché dovresti adottarlo?
Un modulo PDF compilabile è un documento interattivo utilizzato per raccogliere informazioni. Si crea aggiungendo campi firma, caselle di controllo, spazi di testo da compilare o anche opzioni da selezionare sotto forma di menu a discesa nel documento.
Il modulo PDF da compilare è molto pratico in molti casi, come ad esempio:
- Ordini d'acquisto
- Note spese
- Moduli di noleggio
- Fogli presenze del subappaltatore
- Ricevute
- Indagini e studi
- I conti
Convertendo i tuoi PDF in moduli compilabili, puoi:
- Semplifica la raccolta e l'elaborazione dei dati : non è più necessario stampare, scansionare o restituire documenti tramite posta o e-mail. Puoi ricevere le risposte direttamente sul tuo computer o smartphone ed esportarle facilmente su altri software.
- Migliora l'esperienza dell'utente : offri ai tuoi clienti, partner o dipendenti un modo semplice e veloce per compilare i tuoi moduli. Eviterai errori di inserimento, cancellature o documenti illeggibili. Aumenterai così il tasso di risposta e la soddisfazione dei tuoi interlocutori.
- Ottimizza l'immagine del tuo marchio : dimostri che sei all'avanguardia della tecnologia e che hai a cuore l'ambiente. Riduci il consumo di carta e l'impronta di carbonio. Rafforzi la tua credibilità e professionalità.
Ecco un video tutorial per creare un modulo PDF interattivo
Come convertire i tuoi PDF in moduli compilabili?
Per convertire i tuoi PDF in moduli da compilare, hai diverse opzioni possibili:
- Utilizza software specializzato : esistono software dedicati alla creazione e alla conversione di moduli PDF, come Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF o Nitro Pro. Questi software consentono di creare campi di testo, caselle di controllo, pulsanti di opzione, elenchi a discesa, ecc. Puoi anche personalizzare l'aspetto e il comportamento dei moduli e aggiungere funzioni avanzate come la convalida dei dati, il calcolo automatico o la firma elettronica.
- Utilizza un servizio online : esistono anche piattaforme web che ti permettono di convertire i tuoi PDF in moduli compilabili senza dover installare software sul computer. Ad esempio, puoi utilizzare PDFescape, JotForm o Smallpdf. Questi servizi sono generalmente gratuiti o poco costosi, ma potrebbero presentare limitazioni in termini di dimensioni, numero o sicurezza dei file.
- Utilizza un'app mobile : se desideri convertire i tuoi PDF in moduli compilabili sul tuo smartphone o tablet, puoi scaricare un'app dedicata come Adobe Fill & Sign, PDFelement o CamScanner. Queste app ti consentono di scansionare i tuoi documenti cartacei con la fotocamera del tuo dispositivo o importare i tuoi file digitali dalla memoria interna o da un servizio cloud come Google Drive o Dropbox. È quindi possibile aggiungere campi modulo e compilarli con la tastiera o la penna.
I 5 vantaggi di convertire i tuoi PDF in moduli compilabili
- La garanzia di una visione affidabile e solida
I moduli PDF rappresentano un modo intelligente, pertinente e affidabile per acquisire istantaneamente dati importanti. Puoi personalizzare i tuoi moduli in base alle informazioni specifiche che desideri raccogliere e apportare le modifiche necessarie al variare delle tue esigenze, per garantire l'integrità e l'accuratezza dei tuoi dati.
- Un guadagno in efficienza
Informazioni mancanti, errori di battitura o addirittura documenti danneggiati: il fascicolo cartaceo aumenta la probabilità di errore umano. Convertendo i tuoi PDF in moduli da completare e digitalizzando i tuoi documenti, riduci al minimo questi rischi. È un vero risparmio di tempo ed energia. Le attività noiose e ripetitive generate dalla carta (stampa, scansione, archiviazione, ricerca di moduli, ecc.) sembreranno presto del tutto superate.
- Più sicurezza
La gestione dei dati richiede l'assoluta certezza che i documenti non cadano nelle mani sbagliate: a volte una vera sfida quando si gestiscono contemporaneamente una moltitudine di file fisici. Passare al modulo online porta tranquillità, sfruttando tutte le modalità per aumentare la sicurezza. Il modulo PDF da compilare offre, ad esempio, la protezione tramite password o anche una firma elettronica giuridicamente vincolante
- Un'esperienza utente semplificata
Fornire moduli facili e veloci da completare è essenziale per aumentare i tassi di risposta. I tuoi utenti, infatti, potranno compilare un modulo PDF da qualsiasi dispositivo e browser, senza dover scaricare software o passare da uno strumento all'altro. Il tuo documento rimane semplice e coerente durante tutto il processo, senza compromettere la qualità dell'esperienza.
- Un impatto ambientale positivo
Non è un segreto che l'utilizzo dei moduli comporti l'utilizzo di molte pratiche burocratiche e di molte stampe. Scegliendo il digitale per modernizzare i tuoi documenti, riduci il tuo impatto ambientale. E meno carta, materiali e materiali di consumo fanno risparmiare anche sui costi!
Conclusione
In conclusione, convertire i tuoi PDF in moduli compilabili è una soluzione efficace per semplificare la gestione dei tuoi documenti digitali. Risparmi tempo, denaro e spazio. Migliorerai la qualità e l'affidabilità dei tuoi dati. Fidelizzerai i tuoi utenti e migliorerai la tua immagine.
