Kuinka muuntaa PDF-tiedostosi interaktiivisiksi lomakkeiksi vain muutamalla napsautuksella?

PDF-tiedostot ovat erittäin suosittuja ja käteviä tiedostomuotoja digitaalisten asiakirjojen jakamiseen. Ne säilyttävät alkuperäisen asiakirjan muotoilun, fontit, kuvat ja linkit riippumatta siitä, millä ohjelmistolla tai käyttöjärjestelmällä sitä katsellaan. PDF-tiedostoilla on kuitenkin myös merkittävä haittapuoli: niitä on usein vaikea muokata tai täyttää.

Siksi voi olla hyödyllistä muuntaa PDF-tiedostot täytettäviksi lomakkeiksi eli interaktiivisiksi dokumenteiksi, joiden avulla käyttäjät voivat syöttää tietoja suoraan tätä tarkoitusta varten tarkoitettuihin kenttiin.

Mitä PDF-lomaketta pitää täyttää ja miksi sitä kannattaa käyttää?

Täytettävä PDF-lomake on interaktiivinen asiakirja, jota käytetään tiedon keräämiseen. Se luodaan lisäämällä asiakirjaan allekirjoituskenttiä, valintaruutuja, täytettäviä tekstikenttiä tai pudotusvalikoita.

Täytettävä PDF-lomake on erittäin hyödyllinen monissa tapauksissa, kuten:

• Ostotilaukset
• Kuluraportit
• Vuokrauslomakkeet
• Aliurakoitsijoiden työaikaraportit
• Kuitit
• Kyselyt ja tutkimukset
• Laskut

Muuntamalla PDF-tiedostosi täytettäviksi lomakkeiksi voit:

• Yksinkertaista tiedonkeruuta ja -käsittelyä : sinun ei enää tarvitse tulostaa, skannata tai lähettää asiakirjoja postitse tai sähköpostitse. Voit vastaanottaa vastauksia suoraan tietokoneellesi tai älypuhelimeesi ja viedä ne helposti muihin ohjelmistoihin.
• Paranna käyttäjäkokemusta : tarjoat asiakkaillesi, kumppaneillesi tai työntekijöillesi nopean ja helpon tavan täyttää lomakkeita. Vältät tietojen syöttövirheitä, poistamisia tai lukukelvottomia asiakirjoja. Tämä lisää vastausprosenttia ja asiakastyytyväisyyttä.
• Optimoi brändisi imago : osoitat olevasi teknologian eturintamassa ja välittäväsi ympäristöstä. Vähennät paperinkulutustasi ja hiilijalanjälkeäsi. Vahvistat uskottavuuttasi ja ammattitaitoasi.

Tässä on video-opas interaktiivisen PDF-lomakkeen luomiseen

Kuinka muuntaa PDF-tiedostosi täytettäviksi lomakkeiksi?

Voit muuntaa PDF-tiedostosi täytettäviksi lomakkeiksi useilla tavoilla:

1. Käytä erikoisohjelmistoja : PDF-lomakkeiden luomiseen ja muuntamiseen on erityisesti suunniteltuja ohjelmia, kuten Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF tai Nitro Pro. Näiden ohjelmien avulla voit luoda tekstikenttiä, valintaruutuja, valintanappeja, avattavia luetteloita ja paljon muuta. Voit myös mukauttaa lomakkeiden ulkoasua ja toimintaa sekä lisätä lisäominaisuuksia, kuten tietojen validointia, automaattista laskentaa tai sähköisiä allekirjoituksia.
2. Verkkopalvelun käyttäminen : On myös verkkoalustoja, joiden avulla voit muuntaa PDF-tiedostosi täytettäviksi lomakkeiksi ilman, että sinun tarvitsee asentaa mitään ohjelmistoja tietokoneellesi. Voit esimerkiksi käyttää PDFescapea, JotFormia tai Smallpdf:ää. Nämä palvelut ovat yleensä ilmaisia ​​tai edullisia, mutta niillä voi olla rajoituksia tiedostokoon, lomakkeiden määrän tai turvallisuuden suhteen.
3. Mobiilisovelluksen käyttö : Jos haluat muuntaa PDF-tiedostosi täytettäviksi lomakkeiksi älypuhelimellasi tai tabletillasi, voit ladata erillisen sovelluksen, kuten Adobe Fill & Sign, PDFelement tai CamScanner. Näiden sovellusten avulla voit skannata paperiasiakirjojasi laitteesi kameralla tai tuoda digitaalisia tiedostoja sisäisestä tallennustilasta tai pilvipalvelusta, kuten Google Drivesta tai Dropboxista. Voit sitten lisätä lomakekenttiä ja täyttää ne näppäimistöllä tai kynällä.

PDF-tiedostojen muuntamisen täytettäviksi lomakkeiksi viisi etua 
 

1. Luotettavan ja vakaan näön takuu

PDF-lomakkeet ovat älykäs, relevantti ja luotettava tapa tallentaa tärkeitä tietoja välittömästi. Voit mukauttaa lomakkeita vastaamaan kerättäviä tietoja ja tehdä muutoksia tarpeidesi muuttuessa varmistaen tietojesi eheyden ja tarkkuuden.

2. Tehokkuuden kasvu

Puuttuvat tiedot, kirjoitusvirheet tai jopa vahingoittuneet asiakirjat: paperitiedostot lisäävät inhimillisten virheiden todennäköisyyttä. Muuntamalla PDF-tiedostosi täytettäviksi lomakkeiksi ja digitalisoimalla asiakirjasi minimoit nämä riskit. Se säästää reaaliajassa aikaa ja energiaa. Paperitiedostoihin liittyvät työläät ja toistuvat tehtävät (tulostaminen, skannaus, tallentaminen, lomakkeiden löytäminen...) tuntuvat nopeasti täysin vanhentuneilta.

3. Lisää turvallisuutta

Tietojen käsittely vaatii ehdotonta varmuutta siitä, etteivät asiakirjasi joudu vääriin käsiin – joskus se on todellinen haaste hallittaessa useita fyysisiä tiedostoja samanaikaisesti. Verkkolomakkeisiin siirtyminen tarjoaa mielenrauhaa, sillä se hyödyntää kaikkia käytettävissä olevia tietoturvaominaisuuksia. Esimerkiksi PDF-lomake tarjoaa salasanasuojauksen ja sähköinen allekirjoitus on oikeudellisesti sitova.

4. Yksinkertaistettu käyttökokemus

Lomakkeiden nopea ja helppo täyttäminen on olennaista vastausprosentin parantamiseksi. Käyttäjäsi voivat täyttää PDF-lomakkeen millä tahansa laitteella ja selaimella ilman, että heidän tarvitsee ladata ohjelmistoja tai vaihtaa työkalua. Dokumenttisi pysyy yksinkertaisena ja yhdenmukaisena koko prosessin ajan tinkimättä käyttökokemuksen laadusta.

5. Positiivinen ympäristövaikutus

Ei ole mikään salaisuus, että lomakkeiden käyttö tuottaa paljon paperityötä ja merkittävän määrän tulostusta. Siirtymällä digitaaliseen muotoon ja modernisoimalla asiakirjasi pienennät ympäristöjalanjälkeäsi. Ja vähemmän paperia, laitteita ja tarvikkeita tarkoittaa myös kustannussäästöjä!  

Johtopäätös

Yhteenvetona voidaan todeta, että PDF-tiedostojen muuntaminen täytettäviksi lomakkeiksi on tehokas ratkaisu digitaalisten dokumenttien hallinnan yksinkertaistamiseen. Säästät aikaa, rahaa ja tallennustilaa. Parannat tietojesi laatua ja luotettavuutta. Rakennat käyttäjäuskollisuutta ja vahvistat brändikuvaasi.