Meillä kaikilla on se refleksi, että kirjoitamme osoitteen, raapustamme pari riviä ja napsautamme "lähetä" ajattelematta asiaa sen enempää. Koska syvällä sisimmässämme siitä on tullut arkipäivää. Silti viestisovellukset siististi järjestetyillä painikkeillaan ja piilotetuilla asetuksillaan auttavat meitä harvoin ymmärtämään, mitä todella teemme. Luulet lähettäväsi yksinkertaisen viestin, mutta huomaamattasi olet saattanut vahingossa lisätä pomosi, entisen kumppanisi ja ärsyttävän työtoverisi kaikki samaan sähköpostiketjuun. Ja se on sellaista asiaa, jota kukaan ei koskaan selitä.
Sähköpostit ovat kuin työtekstiviestejä: yksi väärä liike, yksi väärin kirjoitettu sana tai liian monta vastaanottajaa voi pilata tiimin ilmapiirin tai saada sinut näyttämään siltä, ettet tiedä mitä teet. Pahinta on, että useimmat virheet johtuvat yksityiskohdista, jotka sovellukset jättävät pimentoon. Kun avaat postilaatikkosi, näet "Vastaanottaja", "Kopio" ja "Piilokopio"-kentät, mutta et riviäkään selittämässä, mihin ne oikeastaan ovat tarkoitettu. Luulet tietäväsi, kunnes eräänä päivänä kopioit vahingossa koko osoitekirjasi sähköpostiin, jonka piti pysyä luottamuksellisena.
Oikotiet, joita käytämme ajattelematta
Meistä on tullut nopeusdeemoneja. Nopea "vastaus kaikille" ja homma on valmista. Mutta kiireessämme unohdamme, että viesti vaatii hieman ajattelua. Varsinkin kun mukana on useita ihmisiä. Sähköpostin lähettäminen tiimille, kumppaneille tai asiakkaalle ei ole sama asia. Ja silti kohtelemme kaikkea samalla tavalla. Siitä ongelmat alkavat.
Lähetät asiakkaalle seurantasähköpostin ja haluat kollegasi vastaavan puuttumatta asiaan. Laitat heidät näkyvään kopiokenttään. Paitsi että todellisuudessa tämä kollega vastaa kaikille luullen tekevänsä oikein, ja pam, olet avannut oven turhalle väittelylle, jonka ei olisi koskaan pitänyt tapahtua. Tai vielä pahempaa, unohdat piilottaa arkaluontoiset sähköpostiosoitteet ja kaikilla on lopulta kokonainen lista yhteystiedoista, joita heidän ei olisi koskaan pitänyt nähdä.
Tässä kosketamme jotakin perustavanlaatuista, mutta ei koskaan selkeästi selitettyä asiaa, kuten kuuluisaa eroa CC:n ja BCC:n välillä, jonka luulemme ymmärtävämme, mutta harvoin täysin hallitsemme. Entä sovellukset tässä kaikessa? Ne jättävät sinut arvailemaan. Aivan kuin kaikkien oletetaan valmistuvan tietämään, miten hallita puhdasta ja tehokasta digitaalista viestintää.
Kaikki on tahtotilasta (ja harkinnasta) kiinni
"CC" (hiilikopio) on vähän kuin lähettäisi tekstiviestin yhdelle ystävälle ja laittaisi toisen ystävän seuraamaan tarinaa vastaamatta siihen. He näkevät kaiken, he voivat reagoida, mutta yleensä he pysyvät huomaamattomina. Se on hyödyllistä, mutta sitä on käytettävä säästeliäästi. Liikaa "CC"-osoitteita ja siitä tulee kakofoniaa. Kaikki haluavat kommentoida, kertoa mielipiteensä ja osallistua. Ja lopulta unohdat alkuperäisen viestisi.
Näkymätön kopio (ICC) on salakavalampi. Laitat jonkun keskustelukutsujen piiriin, mutta kukaan ei tiedä heidän olevan siellä. Se on kuin antaisit heille kuulokkeet, jotta he voivat kuunnella keskustelua salaa. Kätevä, kun tarvitset jonkun valvomaan asioita muiden tietämättä. Kuten esimiehesi tai kollegasi, jonka tarvitsee vain pitää silmällä asioita. Mutta se on myös kaksiteräinen miekka. Väärin käytettynä se voi kylvää epäluottamusta tai aiheuttaa väärinkäsityksiä.
Viestisovellukset eivät koskaan kerro sinulle, että nämä työkalut eivät ole vain teknisiä vaihtoehtoja; ne ovat signaaleja. Valinta käyttää CC- tai BCC-lähetystä on itsessään viesti. Sinä näytät tai piilotat. Sinä sisällytät tai jätät pois. Ja sinun on ymmärrettävä tämä välttääksesi vahinkoja. Ennen kaikkea se pakottaa sinut miettimään hetken, kenen pitäisi nähdä mitä, koska kun viesti on kerran lähetetty, ei ole paluuta.
Työssä oppii enemmän kuin opetusvideoilla
Totuus on, että kaikki oppivat tekemällä virheitä. Opit hallitsemaan postituslistaa unohtumalla käyttää piilokopiota massaviestissä. Ymmärrät "vastaa kaikille" -toiminnon vaikutuksen, kun pomo on lukenut kommentin, jota ei edes ollut tarkoitettu hänelle. Näin se vain on. Ja koska sovellukset antavat sinulle vain painikkeet selittämättä, miten niitä käytetään, no, teet parhaasi.
Sama pätee automaattisiin allekirjoituksiin, liitteisiin, jotka unohdamme, niihin, jotka lähetämme keskiyöllä ajattelematta niiden vaikutusta. Siihen ei ole olemassa yleismaailmallista käyttöohjetta. Nämä ovat pieniä sääntöjä, jotka omaksutaan kokemuksen myötä. Ongelmana on, että jotkut virheet ovat anteeksiantamattomia. Ja joskus ne kummittelevat mielessä pitkään. Voit väittää, että kyseessä oli huolimattomuus, ylimääräinen klikkaus tai hetkellinen tarkkaamattomuus, mutta heijastamasi kuva pysyy.
Sähköpostit ovat enemmän kuin vain viesti, ne ovat kuvia
Ihmiset harvoin tajuavat, että heidän viestinsä kertovat heistä yhtä paljon kuin heidän puhetapansa kokouksissa tai pukeutumisensa treffeille. Hyvin laadittu, selkeä ja vastaanottajia kunnioittava viesti jättää vahvan vaikutuksen. Toisaalta huolimattomasti lähetetty sähköposti, joka on täynnä virheitä, kopioituja ihmisiä, joiden ei pitäisi olla siellä, tai puuttuva liite, antaa vaikutelman huolimattomuudesta, vaikka näin ei olisikaan.
Älä luule, että sovellukset opettavat sinulle tätä. Ne ovat olemassa tiedon välittämiseksi, eivät opettamaan sinua tekemään sitä hyvin. Joten jokaisen on itse käytettävä aikaa ja mietittävä hieman ennen painikkeen painamista. Ja ennen kaikkea lakattava ajattelemasta, että kyseessä on vain sähköposti. Koska usein se on paljon enemmän kuin se. Ja jos epäilet sitä edelleen, lue uudelleen edellinen sähköpostisi, katso, ketä otit mukaan, ja kysy itseltäsi, olisitko voinut tehdä paremmin.
