PDF-tiedostot ovat erittäin suosittuja ja käteviä tiedostomuotoja digitaalisten asiakirjojen jakamiseen. Niiden avulla voit säilyttää alkuperäisen asiakirjan muotoilut, fontit, kuvat ja linkit riippumatta sen lukemiseen käytetystä ohjelmistosta tai käyttöjärjestelmästä. Mutta PDF-tiedostoilla on myös suuri haittapuoli: niitä on usein vaikea muokata tai täyttää.
Tästä syystä voi olla hyödyllistä muuntaa PDF-tiedostot täytettäviksi lomakkeiksi, eli interaktiivisiksi asiakirjoiksi, joiden avulla käyttäjät voivat syöttää tietoja suoraan tätä tarkoitusta varten varattuihin kenttiin.
Mikä on täytettävä PDF-lomake ja miksi se kannattaa ottaa käyttöön?
Täytettävä PDF-lomake on interaktiivinen asiakirja, jota käytetään tiedon keräämiseen. Se luodaan lisäämällä asiakirjaan allekirjoituskenttiä, valintaruutuja, täytettäviä tekstiväliä tai jopa valittavia vaihtoehtoja avattavan valikon muodossa.
Täytettävä PDF-lomake on erittäin käytännöllinen monissa tapauksissa, kuten:
- Tilaukset
- Kulutusraportit
- Vuokralomakkeet
- Alihankkijan työaikalomakkeet
- Kuitit
- Kyselyjä ja tutkimuksia
- Laskut
Muuntamalla PDF-tiedostot täytetyiksi lomakkeiksi voit:
- Helpota tietojen keräämistä ja käsittelyä : Sinun ei enää tarvitse tulostaa, skannata tai palauttaa asiakirjoja postitse tai sähköpostitse. Voit saada vastaukset suoraan tietokoneellesi tai älypuhelimeesi ja viedä ne helposti muihin ohjelmistoihin.
- Paranna käyttökokemusta : tarjoat asiakkaillesi, kumppaneillesi tai työntekijöillesi nopean ja helpon tavan täyttää lomakkeesi. Vältät syöttövirheet, poistot tai epäselvät asiakirjat. Näin lisäät vastausprosenttia ja keskustelukumppanisi tyytyväisyyttä.
- Optimoi tuotekuvasi : osoitat olevasi tekniikan kärjessä ja välität ympäristöstä. Vähennät paperinkulutustasi ja hiilijalanjälkeäsi. Vahvistat uskottavuuttasi ja ammattitaitoasi.
Tässä on opetusvideo interaktiivisen PDF-lomakkeen luomiseen
Kuinka muuntaa PDF-tiedostot täytetyiksi lomakkeiksi?
Voit muuntaa PDF-tiedostot täytettäviksi lomakkeiksi käyttämällä useita vaihtoehtoja:
- Käytä erikoisohjelmistoja : PDF-lomakkeiden luomiseen ja muuntamiseen on tarkoitettu ohjelmisto, kuten Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF tai Nitro Pro. Näiden ohjelmistojen avulla voit luoda tekstikenttiä, valintaruutuja, valintapainikkeita, avattavia luetteloita jne. Voit myös mukauttaa lomakkeiden ulkoasua ja käyttäytymistä ja lisätä edistyneitä toimintoja, kuten tietojen vahvistusta, automaattista laskentaa tai sähköistä allekirjoitusta.
- Käytä online-palvelua : on myös verkkoalustoja, joiden avulla voit muuntaa PDF-tiedostot täytetyiksi lomakkeiksi ilman, että sinun tarvitsee asentaa ohjelmistoja tietokoneellesi. Voit käyttää esimerkiksi PDFescape-, JotForm- tai Smallpdf-tiedostoja. Nämä palvelut ovat yleensä ilmaisia tai edullisia, mutta niillä voi olla rajoituksia tiedostokoon, lukumäärän tai turvallisuuden suhteen.
- Käytä mobiilisovellusta : Jos haluat muuntaa PDF-tiedostot täytettäviksi lomakkeiksi älypuhelimellasi tai tablet-laitteellasi, voit ladata erityisen sovelluksen, kuten Adobe Fill & Sign, PDFelement tai CamScanner. Näiden sovellusten avulla voit skannata paperiasiakirjojasi laitteesi kameralla tai tuoda digitaalisia tiedostoja sisäisestä muistista tai pilvipalvelusta, kuten Google Drivesta tai Dropboxista. Voit sitten lisätä lomakekenttiä ja täyttää ne näppäimistölläsi tai kynälläsi.
5 etua PDF-tiedostojen muuntamisesta täytettäviksi lomakkeiksi
- Luotettavan ja vankan näön takuu
PDF-lomakkeet ovat älykäs, osuva ja luotettava tapa tallentaa tärkeät tiedot välittömästi. Voit mukauttaa lomakkeitasi niiden tietojen perusteella, joita haluat kerätä, ja tehdä tarvittavia muutoksia tarpeidesi muuttuessa varmistaaksesi tietojesi eheyden ja tarkkuuden.
- Tehokkuuden lisäys
Puuttuvat tiedot, kirjoitusvirheet tai jopa vahingoittuneet asiakirjat: paperitiedosto lisää inhimillisen virheen todennäköisyyttä. Muuntamalla PDF-tiedostot lomakkeiksi ja digitoimalla asiakirjasi minimoit nämä riskit. Se on todellinen ajan ja energian säästö. Paperin synnyttämät ikävystyttävät ja toistuvat tehtävät (tulostus, skannaus, varastointi, lomakkeiden etsiminen jne.) näyttävät nopeasti täysin vanhentuneilta.
- Lisää turvallisuutta
Tietojen käsittely edellyttää ehdottoman varmuutta siitä, etteivät asiakirjasi joudu vääriin käsiin – joskus todellinen haaste, kun hallitset useita fyysisiä tiedostoja samanaikaisesti. Verkkolomakkeeseen siirtyminen tuo mielenrauhaa ja hyödynnä kaikkia tapoja lisätä turvallisuutta. Täytettävä PDF-lomake tarjoaa esimerkiksi salasanasuojauksen tai jopa laillisesti sitovan sähköisen allekirjoituksen
- Yksinkertaistettu käyttökokemus
Helposti ja nopeasti täytettävissä olevien lomakkeiden tarjoaminen on välttämätöntä vastausprosentin lisäämiseksi. Itse asiassa käyttäjäsi voivat täyttää PDF-lomakkeen miltä tahansa laitteelta ja selaimelta ilman, että sinun tarvitsee ladata ohjelmistoja tai vaihtaa työkalusta toiseen. Asiakirjasi pysyy yksinkertaisena ja yhtenäisenä koko prosessin ajan tinkimättä kokemuksen laadusta.
- Positiivinen ympäristövaikutus
Ei ole mikään salaisuus, että lomakkeiden käyttö johtaa paljon paperityötä ja paljon tulostusta. Kun valitset digitaalisen asiakirjojen modernisointiin, pienennät ympäristöjalanjälkeäsi. Vähemmän paperia, materiaaleja ja tarvikkeita säästät myös kustannuksissasi!
Johtopäätös
Lopuksi totean, että PDF-tiedostojen muuntaminen täytettäviksi lomakkeiksi on tehokas ratkaisu digitaalisten asiakirjojen hallintaan. Säästät aikaa, rahaa ja tilaa. Parannat tietojesi laatua ja luotettavuutta. Rakennat käyttäjien keskuudessa uskollisuutta ja parannat imagoasi.
