Meillä kaikilla on refleksi kirjoittaa osoite, kirjoittaa kaksi riviä hätäisesti ja painaa "lähetä" kysymättä liikaa. Koska syvällä sisimmässämme siitä on tullut arkipäivää. Silti viestisovellukset siististi järjestetyillä painikkeillaan ja piilotetuilla asetuksillaan auttavat meitä harvoin ymmärtämään, mitä todella teemme. Luulet lähettäväsi rauhanomaisen viestin, mutta huomaamattasi olet saattanut laittaa pomosi, entisen kumppanisi ja ärsyttävän työtoverisi samaan silmukkaan. Ja se on sellaista asiaa, jota kukaan ei sinulle selitä.
Sähköpostit ovat kuin työtekstiviestejä: yksikin virhe, yksi väärin kirjoitettu sana tai yksikin vastaanottaja liikaa voi pilata tiimin ilmapiirin tai saada sinut näyttämään tietämättömältä. Pahinta on, että useimmat virheet johtuvat yksityiskohdista, joita sovellukset jättävät kertomatta. Kun avaat postilaatikkosi, näet "Vastaanottaja", "Kopio" ja "Piilokopio"-kentät, mutta et riviäkään selittämässä, mihin ne oikeastaan ovat tarkoitettu. Luulet tietäväsi, kunnes eräänä päivänä kopioit vahingossa koko osoitekirjasi sähköpostiin, jonka piti pysyä luottamuksellisena.
Oikotiet, joita käytämme ajattelematta
Meistä on tullut nopeuden asiantuntijoita. Yksi "vastaa kaikille" -komento ja viesti lähetetään. Mutta kiirehtimällä asioita läpi unohdamme, että viestin kirjoittaminen vaatii vain vähän ajattelua. Varsinkin kun mukana on useita ihmisiä. Sähköpostin lähettäminen tiimille, kumppaneille tai asiakkaalle ei ole sama asia. Ja silti kohtelemme kaikkea samalla tavalla. Siitä ongelmat alkavat.
Lähetät asiakkaalle seurantasähköpostin ja haluat kollegasi ottavan yhteyttä puuttumatta asiaan. Laitat hänet näkyvään kopioon. Paitsi että todellisuudessa tämä kollega vastaa kaikille luulen tekevänsä oikein, ja pam, olet avannut oven halvalle keskustelulle, jonka ei olisi koskaan pitänyt olla olemassa. Tai mikä pahempaa, unohdat piilottaa arkaluontoiset osoitteet ja kaikilla on lopulta täydellinen tiedosto yhteystiedoista, joita heidän ei olisi koskaan pitänyt nähdä.
Tässä kosketamme jotakin perustavanlaatuista, mutta ei koskaan selkeästi selitettyä asiaa, kuten kuuluisaa eroa kopio- ja piilokopioviestien välillä, jonka luulemme ymmärtävämme, mutta harvoin täysin hallitsemme. Entä sovellukset tässä kaikessa? Ne jättävät sinut arvailemaan. Aivan kuin kaikkien pitäisi koulun jälkeen tietää, miten hallita siistiä ja tehokasta digitaalista viestintää.
Kaikki on kiinni aikomuksesta (ja harkinnasta)
Kopiointi (CC) on vähän kuin lähettäisi tekstiviestin ystävälleen ja laittaisi toisen ystävän seuraamaan tarinaa vastaamatta välttämättä. He näkevät kaiken, he voivat reagoida, mutta yleensä he pysyvät hienovaraisina. Se on hyödyllistä, mutta sitä on tehtävä kohtuudella. Liikaa kopiointia ja siitä tulee kakofoniaa. Kaikki haluavat kommentoida, kertoa mielipiteensä, osallistua. Ja lopulta olet kadottanut alkuperäisen viestisi jäljen.
Piilokopio on salakavalampi. Saat jonkun mukaan keskusteluun, mutta kukaan ei tiedä hänen läsnäolostaan. Se on kuin antaisit heille kuulokkeet, jotta he voivat kuunnella keskustelua salaa. Se on hyödyllinen, kun tarvitset jonkun valvomaan sinua ilman, että kukaan muu tietää. Esimerkiksi esimiehesi tai kollega, jonka tarvitsee vain pitää silmällä asioita. Mutta se on myös kaksiteräinen miekka. Väärin käytettynä se voi aiheuttaa epäluottamusta tai väärinkäsityksiä.
Viestisovellukset eivät koskaan kerro, että nämä työkalut eivät ole vain teknisiä vaihtoehtoja, vaan signaaleja. Valinta lähettää kopio tai piilokopio on itsessään viesti. Sinä näytät tai piilotat viestin. Sinä sisällytät tai jätät sen pois. Ja sinun on ymmärrettävä tämä välttääksesi mahdolliset vahingot. Ja ennen kaikkea se pakottaa sinut miettimään pari sekuntia, kenen pitäisi nähdä mitä, koska kun viesti on kerran lähetetty, ei ole paluuta.
Työssä oppii enemmän kuin valmennuksissa.
Totuus on, että kaikki oppivat tekemällä virheitä. Opit hallitsemaan postituslistaa unohtumalla käyttää piilokopiota massapostituksessa. Ymmärrät "vastaa kaikille" -toiminnon vaikutuksen, kun pomo lukee kommentin, joka ei ollut tarkoitettu hänelle. Näin se vain on. Ja koska sovellukset antavat sinulle vain painikkeet selittämättä niiden käyttöä, no, teet mitä voit.
Sama pätee automaattisiin allekirjoituksiin, liitteisiin, jotka unohdamme, niihin, jotka lähetämme keskiyöllä ajattelematta niiden vaikutusta. Tähän ei ole universaalia käsikirjaa. Nämä ovat pieniä sääntöjä, jotka omaksumme kokemuksen myötä. Ongelmana on, että jotkut virheet ovat anteeksiantamattomia. Ja joskus ne jäävät mieleesi pitkäksi aikaa. Voit teeskennellä, että kyseessä oli huolimattomuus, yksi liikaa klikkausta tai tarkkaamattomuus, mutta heijastamasi kuva pysyy.
Sähköposti on enemmän kuin viesti, se on kuva
Ihmiset harvoin tajuavat, että heidän viestinsä kertovat heistä yhtä paljon kuin se, miten he puhuvat kokouksissa tai pukeutuvat treffeille. Hyvin rakennettu, selkeä ja vastaanottajia kunnioittava viesti jättää vahvan vaikutuksen. Toisaalta sattumanvaraisesti lähetetty sähköposti, jossa on kirjoitusvirheitä, kopiossa ei pitäisi olla ihmisiä tai unohtunut liite, antaa vaikutelman huolimattomuudesta, vaikka näin ei olisikaan.
Älä luule, että sovellukset opettavat sinulle tätä. Ne ovat olemassa opettaakseen sinua, eivät opettaakseen sinua tekemään sitä oikein. Joten meidän jokaisen on käytettävä aikaa, mietittävä hieman ennen painikkeen painamista. Ja ennen kaikkea lakattava ajattelemasta, että se on vain sähköposti. Koska usein se on paljon enemmän kuin sitä. Ja jos epäilet sitä edelleen, lue uudelleen viimeisin sähköpostisi, katso, kenet laitoit siihen, ja kysy itseltäsi, olisitko voinut tehdä paremmin.
