Digitaalinen allekirjoitus: miten se luodaan ja onko se pätevä?

Digitaaliset allekirjoitukset ovat välttämätön työkalu. Ne tarjoavat helpon ja turvallisen tavan allekirjoittaa asiakirjoja verkossa ja suorittaa erilaisia ​​hallinnollisia ja kaupallisia tapahtumia.

Digitaalisella allekirjoituksella on sama hyöty ja arvo kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella.

Tässä artikkelissa kerrotaan, miten luodaan sähköinen allekirjoitus.

Miten sähköinen allekirjoitus toimii ja miksi sitä käytetään?

Sähköinen allekirjoitus on käsin kirjoitetun allekirjoituksen digitaalinen versio. Niillä ei kuitenkaan ole samaa muotoa. Digitaalinen allekirjoitus ei ole käsin kirjoitetun allekirjoituksen skannaus. Se on muodoltaan numerosarja, joka on liitetty allekirjoittajaan ja allekirjoitettavaan asiakirjaan.

Digitaalista allekirjoitusta ei voi käyttää uudelleen, eikä sitä voi siirtää toiseen asiakirjaan. Kun se on luotu, sitä ei voi muokata.

Digitaalisia allekirjoituksia käytetään erilaisten asiakirjojen, kuten työsopimusten, laskujen, ostotilausten, toimeksiantojen ja myyntisopimusten, tarjousten, kirjanpitoasiakirjojen, oikeudellisten asiakirjojen tai notaarin vahvistamien asiakirjojen allekirjoittamiseen tietokoneella tai muilla sähköisillä työkaluilla, kuten matkapuhelimella tai tabletilla.

Digitaalisten allekirjoitusten ansiosta voit minimoida ihmisten välisen kontaktin ja matkustamisen, mikä johtaa merkittäviin ajansäästöihin.

Organisoinnin kannalta digitaaliset allekirjoitukset helpottavat asiakirjojen seurantaa ja vaihtoa. Voit helposti erottaa allekirjoitetut asiakirjat allekirjoittamattomista. Lisäksi tietosi ovat paremmin suojattuja.

Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat myös merkittävän edun ympäristövaikutusten vähentämisessä. Vähemmän matkustamista, paperia ja mustetta tarkoittavat suurempia säästöjä.

Kuinka luoda sähköinen allekirjoitus?

Sähköisen allekirjoituksen luominen tapahtuu ohjelmiston tai verkkoalustojen, kuten Adobe Signin, avulla. Käytetystä välineestä riippumatta prosessi on lähes identtinen.

• Vaihe 1: Saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan allekirjoituksen tarpeesta
• Vaihe 2: Avaa sähköpostiviestin ”tarkista ja allekirjoita” -linkki napsauttamalla sitä.
• Vaihe 3: Napsauta asiakirjaa ja napsauta sitten allekirjoitettavaa aluetta
• Vaihe 4: Luo digitaalinen allekirjoitus. Voit valita joko nimesi kirjoittamisen, allekirjoituksen piirtämisen hiirellä, käsinkirjoitetun allekirjoituksen lataamisen tai sormella allekirjoittamisen älypuhelimen tai tabletin kosketusnäytöllä.
• Vaihe 5: Lisää allekirjoituksesi napsauttamalla Käytä
• Vaihe 6: Vahvista allekirjoitus
• Vaihe 7: Lähetä allekirjoitettu asiakirja lähettäjälle

Digitaalinen allekirjoitus liitetään yleensä PDF-dokumenttiin. Muunna se tarvittaessa Word-dokumentiksi .

Ovatko digitaaliset allekirjoitukset oikeudellisesti sitovia ja turvallisia?

Ranskassa ja useissa muissa maissa digitaalisella allekirjoituksella on sama oikeudellinen arvo kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella.

Aivan kuten käsin kirjoitetulla allekirjoituksella, voit käyttää digitaalista allekirjoitusta sähköisen asiakirjasi eheyden takaamiseen. Tämän allekirjoituksen avulla sinut voidaan tunnistaa, jos olet allekirjoittaja.  

Se merkitsee myös suostumustasi asiakirjan sisällölle. Lisäksi se on nopea, turvallinen ja oikeudellisesti sitova ratkaisu.

Oikeudellisesti pätevän digitaalisen allekirjoituksen on sisällettävä asianmukainen todennuskoodi, sähköpostiosoite ja IP-osoite. Sen mukana voi olla myös allekirjoittajan web-kamerakuva. Nämä elementit ovat välttämättömiä sähköisen allekirjoituksen varmentamiseksi.

Tämä artikkeli saattaa kiinnostaa sinua: Kuinka luoda sähköinen allekirjoitus Outlookissa?

Johtopäätös

Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat lukuisia etuja. Ne eivät ainoastaan ​​rajoita matkustamista, vaan ne myös säästävät paperia ja mustetta ja ennen kaikkea suojelevat ympäristöä säilyttäen samalla asiakirjasi turvallisuuden ja aitouden.

Digitaalinen allekirjoitus luodaan tietyillä ohjelmistoilla tai verkkoalustoilla.

Nykyään sähköinen allekirjoitus on sitova ja turvallinen.