Las empresas que realizan una transición exitosa de los procesos tradicionales de gestión de mantenimiento a procesos digitalizados obtienen consistentemente resultados extremadamente favorables. En este artículo presentaremos varias ventajas heredadas directamente de la implementación de un software GMAO de última generación.
¿Qué es la transformación digital?
La era digital comenzó hace más de 50 años. La revolución digital, también conocida como tercera revolución industrial, corresponde a la transición de la tecnología mecánica y electrónica analógica a la electrónica digital.
Iniciada en la segunda mitad del siglo XX, esta revolución digital se aceleró realmente en los años 1970 y 1980 con la introducción de los dispositivos de almacenamiento de memoria digital y la reducción de su tamaño según los plazos establecidos en la ley de Moore: aumento de la capacidad de transacciones digitales en un 100%. % cada 18 meses.
Esto ha llevado a una transformación asombrosa de todas las facetas de la vida moderna, tanto desde el punto de vista privado como profesional. Este fenómeno también tiene una tendencia muy fuerte a fugarse, pero ese es otro tema que abordaremos más adelante.
La transformación digital permite a las organizaciones automatizar y digitalizar procesos administrativos manuales, liberando a las personas para centrarse en actividades nuevas y de mayor valor.
¿Cuáles son las etapas de una transformación digital?
Podemos distinguir 4 etapas en la evolución de una organización:
- Etapa 1 : Muy atrasado en la transformación digital
- Etapa 2 : desarrollo inicial de requisitos y disposición organizacional emergente para implementar
- Etapa 3 : Existen soluciones de software que mejoran los resultados comerciales
- Etapa 4 – Esta es la etapa de automatización: los empleados de la empresa colaboran 100% digitalmente. Gran parte de la comunicación con clientes y socios también está digitalizada
¿Cómo se produce la transformación digital dentro de una empresa?
Por supuesto, no existe una transformación digital única. Hay muchas áreas distintas dentro de una organización y, si bien todas pueden beneficiarse de mejores herramientas, el proceso no ocurre al mismo ritmo ni al mismo tiempo en todos los departamentos.
Por ejemplo, las organizaciones pueden invertir en tecnología móvil de vanguardia, pero no cambiar la forma en que administran el inventario. Pueden automatizar la planificación de rutas de los técnicos sin dejar de utilizar hojas de trabajo en papel. Estudiemos, a través de varios casos de uso, los beneficios de la digitalización.
GMAO: los beneficios de lo digital
Por cierto, ¿qué significa CMMS? Una GMAO, acrónimo de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora, es un software que registra toda la información relativa al mantenimiento de equipos técnicos y apoya a los usuarios en sus operaciones.
Tiempo entre la finalización de una intervención y su facturación
Es el tiempo que se tarda en facturar a un cliente por el mantenimiento realizado en su nombre, una vez finalizado. En organizaciones que no han implementado la transformación digital, este retraso puede variar desde varios días hasta 2 o 5 semanas.
Un proveedor de mantenimiento avanzado en su transición digital es capaz de facturar el mismo día. Lo logra porque toda la información necesaria para la facturación se recopila en tiempo real durante la intervención, la factura pro forma del cliente se crea automáticamente, se recopila una firma digital en el sitio, luego todo esto se comparte en tiempo real a través de la aplicación móvil y Integrado en un sistema ERP para facturación inmediata.
Esto reduce significativamente el tiempo de cobro de deudas, simplifica todo el proceso de liquidación de cuentas, reduce la carga de trabajo del personal administrativo y libera una enorme liquidez.
Esta liquidez ahora está disponible antes para pagar comisiones, bonificaciones, marketing, salarios, en definitiva para ponerse al servicio de la organización para ganar más dinero más rápidamente.
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Eficiencia del técnico
Con una aplicación móvil para la gestión del mantenimiento de campo, el técnico ya no tiene que completar órdenes de trabajo, llevar manuales, enviar formularios de pedido de piezas, consultar mapas: toda la información que necesita está al alcance de su mano.
El dispositivo móvil les indica dónde y cuándo se necesita el próximo servicio, la mejor manera de llegar, qué piezas es probable que necesiten, así como manuales e información técnica, todo en formato digital y actualizado. Bajo demanda.
Además, el dispositivo puede tener la capacidad de mostrar videos de tareas de mantenimiento, proporcionar sesiones de mantenimiento guiadas por realidad aumentada, tutoriales y permitir que el técnico llame a un amigo y active el soporte remoto de nivel 2 con capacidad de audio y video.
Si tenemos en cuenta el tiempo que los técnicos de organizaciones menos innovadoras dedican a tareas administrativas (buscar información, pedir piezas, encontrar esquemas y hojas de trucos), vemos una mejora de entre el 20% y el 40% en el uso de técnicos o ingenieros. Se trata de un aumento real y efectivo del tiempo de trabajo.
Esto puede allanar el camino para completar más trabajo por día, semana o mes. Esto puede permitir dedicar más tiempo al cliente a desarrollar relaciones mejores y más profundas. Incluso puede permitir que los técnicos e ingenieros se centren en oportunidades de ventas adicionales. De hecho, permite a las organizaciones hacer mucho más con las personas que tienen actualmente, sin costo adicional.
Eficiencia administrativa
Si bien la transformación digital conduce a un marcado aumento en la eficiencia de los técnicos, este aumento impacta directamente a sus contrapartes administrativas. En operaciones menos avanzadas, todos los datos que los técnicos introducen en informes de intervención, órdenes de compra, informes de pruebas e inspecciones, etc. deben ser leídos, interpretados e ingresados en sistemas ERP o software antiguos que no ofrecen ninguna posibilidad de recolección en campo.
Tener que multiplicar entradas y buscar información manualmente representa una carga enorme para el personal administrativo. Cuando el personal administrativo no está ocupado descifrando órdenes de trabajo en papel e ingresando datos, debe estar buscando en la base de datos de contratos, validando información del cliente, localizando dibujos, rastreando pedidos o envíos de piezas, o incluso tratando de comprender los errores de facturación.
En un negocio totalmente digitalizado, estas actividades son cosa del pasado. Todos los datos se ingresan una vez, se capturan, se guardan y se reutilizan cuando es necesario.
Los contratos y derechos están disponibles al instante. Los clientes tienen acceso a su historial de contratos y pueden ver ellos mismos el historial de todas sus transacciones. La necesidad y el papel del personal administrativo está cambiando de personal de apoyo administrativo a una máquina de desarrollo empresarial. Hemos visto que el uso del back office se ha duplicado.
El fin de los servicios no facturados
La capacidad de grabar y reproducir instantáneamente lo que sucede en toda la organización es una nueva posibilidad una vez que se ha producido la transformación digital.
A menudo, cuando hablamos de fugas (no de cobrar todo lo que una empresa tiene derecho a cobrar) con empresas del sector de mantenimiento, descubrimos que saben lo que está sucediendo, pero no tienen forma de detectar estas fugas:
Nos estás pidiendo que cuantifiquemos algo que no podemos ver. Evidentemente, si pudiéramos, lo pararíamos.
Las herramientas digitales permiten la validación instantánea de los compromisos contractuales y el seguimiento preciso de las piezas utilizadas en el marco de un contrato. La capacidad de medir con precisión la rentabilidad se vuelve muy fácil.
Estamos viendo que algunas empresas ven una reducción del 15-20% en las fugas debido a la incapacidad de validar contratos y/o rastrear adecuadamente el uso de repuestos.
Un modo de mejora continua
Embarcarse en una transformación digital conduce a mejoras significativas en el desempeño operativo, lo que genera enormes beneficios financieros para las empresas de servicios de mantenimiento de activos y equipos.
Eliminar las tareas que no agregan valor permite a sus equipos concentrarse en sus clientes, reparar los equipos correctamente a la primera, encontrar fuentes de ingresos adicionales y asegurarse de que puede cargar todo lo que necesita, sin dejar dinero sobre la mesa.
No existe una palabra FINAL para la transformación digital . Es un proceso que seguirá evolucionando, progresando y expandiéndose. Las empresas que, por una razón u otra, no lo hayan aprovechado, se encontrarán cada vez más por detrás de sus competidores en términos de rentabilidad y competitividad e inevitablemente desaparecerán.
Conclusión
Las empresas que realizan una transición exitosa de procesos manuales tradicionales a procesos 100% digitales ven mejoras significativas en el desempeño operativo, lo que resulta en enormes beneficios financieros.
Al eliminar tareas tediosas, sus equipos pueden centrarse en sus clientes, reparar los equipos correctamente a la primera, encontrar fuentes de ingresos adicionales y asegurarse de que puede cargar todo lo que necesita.
