Las empresas que migraron con éxito de los procesos tradicionales de gestión de mantenimiento a la digitalización obtuvieron resultados muy positivos. Este artículo presentará varias ventajas derivadas directamente de la implementación de un CMMS (Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado) de última generación.
¿Qué es la transformación digital?
La era digital comenzó hace más de 50 años. La revolución digital, también conocida como la tercera revolución industrial, corresponde a la transición de la tecnología mecánica y electrónica analógica a la electrónica digital.
A partir de la segunda mitad del siglo XX, esta revolución digital se aceleró realmente en los años 1970 y 1980 con la introducción de dispositivos de almacenamiento de memoria digital y la reducción de su tamaño según los plazos identificados en la Ley de Moore: un aumento de la capacidad de transacción digital del 100% cada 18 meses.
Esto ha provocado una transformación asombrosa en todas las facetas de la vida moderna, tanto privada como profesional. Este fenómeno también tiene una fuerte tendencia a descontrolarse, pero ese es otro tema que abordaremos más adelante.
La transformación digital permite a las organizaciones automatizar y digitalizar los procesos administrativos manuales, liberando a las personas para que se concentren en actividades nuevas de mayor valor agregado.
¿Cuáles son los pasos involucrados en una transformación digital?
Podemos distinguir 4 etapas en la evolución de una organización:
- Etapa 1 – Rezago significativo en términos de transformación digital
- Etapa 2 – Inicio del desarrollo de requisitos y surgimiento de la voluntad organizacional para la implementación
- Etapa 3 : Las soluciones de software están implementadas y están mejorando los resultados operativos
- Etapa 4 : Esta es la etapa de automatización: los empleados de la empresa colaboran 100 % digitalmente. Gran parte de la comunicación con clientes y socios también está digitalizada.
¿Cómo se produce la transformación digital dentro de una empresa?
Por supuesto, no existe una única transformación digital. Existen muchas áreas distintas dentro de una organización, y si bien todas pueden beneficiarse de mejores herramientas, el proceso no se produce al mismo ritmo ni al mismo tiempo en todos los departamentos.
Por ejemplo, las organizaciones pueden invertir en tecnología móvil de vanguardia, pero no modificar sus métodos de gestión de inventario. Pueden automatizar la planificación de rutas de los técnicos sin dejar de usar órdenes de trabajo en papel. Analicemos los beneficios de la digitalización a través de varios casos de uso.
CMMS: los beneficios de la tecnología digital
Por cierto, ¿qué significa GMAO? Un GMAO, acrónimo de Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado, es un software que registra toda la información relacionada con el mantenimiento de equipos técnicos y apoya a los usuarios en sus operaciones.
Tiempo transcurrido entre la finalización de un servicio y su facturación
Este es el tiempo que se tarda en facturar a un cliente el mantenimiento realizado en su nombre, una vez finalizado. En organizaciones que no han implementado la transformación digital, este plazo puede variar desde varios días hasta dos o cinco semanas.
Un proveedor de mantenimiento avanzado, en su transformación digital, puede generar facturas el mismo día. Esto se logra gracias a que toda la información de facturación necesaria se recopila en tiempo real durante la llamada de servicio, la factura proforma del cliente se genera automáticamente, se obtiene una firma digital in situ y, posteriormente, todo se comparte en tiempo real a través de la aplicación móvil y se integra en un sistema ERP para una facturación inmediata.
Esto reduce significativamente el tiempo de recuperación de deudas, simplifica todo el proceso de liquidación de cuentas, reduce la carga de trabajo del personal administrativo y libera enormes cantidades de efectivo.
Ese efectivo ahora está disponible antes para pagar comisiones, bonos, marketing, salarios, en definitiva, para ponerlo al servicio de la organización para ganar más dinero más rápido.
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Eficiencia del técnico
Con una aplicación móvil para la gestión del mantenimiento de campo, el técnico ya no tiene órdenes de trabajo que completar, manuales que llevar, formularios de pedido de piezas que enviar, mapas que consultar: toda la información que necesita está a su alcance.
El dispositivo móvil les indica la ubicación y fecha de la próxima intervención, la mejor forma de llegar, las piezas que probablemente necesitarán, así como manuales e información técnica, todo en formato digital, actualizado y bajo demanda.
Además, el dispositivo puede tener la capacidad de mostrar videos de tareas de mantenimiento, proporcionar sesiones de mantenimiento guiadas con realidad aumentada, tutoriales y permitir al técnico llamar a un amigo y activar la asistencia remota de nivel 2 con capacidad de audio y video.
Si consideramos el tiempo que los técnicos de organizaciones menos innovadoras dedican a tareas administrativas (búsqueda de información, pedido de piezas, búsqueda de diagramas y materiales de referencia), observamos una mejora de entre el 20 % y el 40 % en la utilización de técnicos o ingenieros. Esto representa un aumento real y efectivo del tiempo de trabajo.
Esto puede facilitar la realización de más trabajo por día, semana o mes. Permite dedicar más tiempo al cliente, lo que permite desarrollar relaciones más sólidas y profundas. Incluso permite a los técnicos e ingenieros centrarse en nuevas oportunidades de venta. De hecho, permite a las organizaciones optimizar el trabajo con el personal que ya tienen, sin coste adicional.
Eficiencia del back-office
Si bien la transformación digital conlleva un aumento significativo en la eficiencia de los técnicos, este aumento impacta directamente a sus colegas de back-office. En operaciones menos avanzadas, todos los datos que los técnicos registran en informes de servicio, órdenes de compra, informes de pruebas e inspecciones, etc., deben leerse, interpretarse e ingresarse en sistemas ERP o software heredado que no permiten la recopilación de datos en campo.
Tener que introducir datos varias veces y recuperar información manualmente representa una enorme carga para el personal administrativo. Cuando no están ocupados descifrando órdenes de trabajo en papel e introduciendo datos, tienen que buscar en la base de datos de contratos, validar la información de los clientes, localizar diagramas, rastrear pedidos o envíos de piezas, o intentar comprender errores de facturación.
En una empresa totalmente digitalizada, estas actividades son cosa del pasado. Todos los datos se introducen una sola vez, se capturan, se guardan y se reutilizan cuando se necesitan.
Los contratos y derechos están disponibles al instante. Los clientes tienen acceso a su historial de contratos y pueden revisar su historial de transacciones ellos mismos. La necesidad y el rol del personal administrativo están cambiando, pasando de ser personal de apoyo administrativo a ser un motor de desarrollo empresarial. Hemos visto duplicarse el uso del personal administrativo.
El fin de los servicios no facturados
La capacidad de registrar y reproducir instantáneamente lo que sucede en toda la organización es una nueva posibilidad una vez que se ha producido la transformación digital.
A menudo, cuando hablamos de fugas (la práctica de no cobrar todo lo que una empresa tiene derecho a cobrar) con empresas del sector de mantenimiento, descubrimos que saben que esto está sucediendo, pero no tienen forma de detectar estas fugas:
Nos pides que cuantifiquemos algo que no podemos ver. Obviamente, si pudiéramos, lo detendríamos.
Las herramientas digitales permiten la validación instantánea de los compromisos contractuales y el seguimiento preciso de las piezas utilizadas en un contrato. Medir la rentabilidad con precisión se vuelve muy fácil.
Estamos viendo una reducción del 15 al 20% en las fugas en algunas empresas debido a la incapacidad de validar contratos y/o monitorear adecuadamente el uso de repuestos.
Un modo de mejora continua
Participar en una transformación digital conduce a mejoras significativas en el rendimiento operativo, lo que resulta en enormes beneficios financieros para las empresas de servicios de mantenimiento de activos y equipos.
Eliminar tareas que no agregan valor permite a sus equipos concentrarse en sus clientes, reparar los equipos correctamente la primera vez, encontrar fuentes de ingresos adicionales y garantizar que pueda facturar todo lo que necesita facturar, sin dejar dinero sobre la mesa.
La transformación digital no tiene fin . Es un proceso que seguirá evolucionando, progresando y expandiéndose. Las empresas que, por una u otra razón, no la hayan aprovechado se verán cada vez más superadas por sus competidores en términos de rentabilidad y competitividad, y desaparecerán inevitablemente.
Conclusión
Las empresas que pasan con éxito de procesos tradicionales y manuales a procesos 100% digitalizados ven mejoras significativas en el rendimiento operativo, lo que se traduce en enormes beneficios financieros.
Al eliminar tareas tediosas, sus equipos pueden concentrarse en sus clientes, reparar correctamente los equipos la primera vez, encontrar fuentes de ingresos adicionales y asegurarse de poder facturar todo lo que necesita facturar.
