Firma digital: ¿cómo crearla y es válida?

Las firmas digitales son una herramienta esencial. Ofrecen una forma fácil y segura de firmar documentos en línea y realizar diversas transacciones administrativas y comerciales.

Una firma digital tiene la misma utilidad y valor que una firma manuscrita.

En este artículo descubre cómo crear una firma electrónica.

¿Cómo funciona una firma electrónica y por qué utilizarla?

Una firma electrónica es la versión digital de una firma manuscrita. Sin embargo, no tienen el mismo formato. Una firma digital no es un escaneo de la firma manuscrita. Se compone de una cadena de números asignados al firmante y al documento que se firma.

La firma digital no es reutilizable ni se puede trasladar a otro documento. Una vez creada, no se puede modificar.

Las firmas digitales se utilizan para firmar diversos documentos como contratos de trabajo, facturas, órdenes de compra, mandatos y contratos de compraventa, presupuestos, documentos contables, documentos legales o actos notariales, mediante un ordenador u otras herramientas electrónicas como el teléfono móvil o la tableta.

Gracias a las firmas digitales se puede minimizar el contacto humano y los desplazamientos, lo que supone un importante ahorro de tiempo.

En términos de organización, las firmas digitales facilitan el seguimiento y el intercambio de documentos. Permite distinguir fácilmente los documentos firmados de los que aún no lo están. Además, sus datos están más seguros.

Las firmas electrónicas también ofrecen una ventaja significativa en la reducción del impacto ambiental. Menos viajes, papel y tinta se traducen en un mayor ahorro.

¿Cómo crear una firma electrónica?

La creación de una firma electrónica se realiza mediante software o plataformas en línea como Adobe Sign. Independientemente del medio utilizado, el proceso es prácticamente idéntico.

• Paso 1: Recibirá un correo electrónico notificándole la necesidad de una firma
• Paso 2: Haga clic para abrir el enlace "verificar y firmar" en el correo electrónico
• Paso 3: Haga clic en el documento y luego haga clic en el área para firmar
• Paso 4: Crea la firma digital. Para ello, puedes elegir entre introducir tu nombre, dibujar tu firma con el ratón, subir tu firma manuscrita o firmar con el dedo en la pantalla táctil de tu smartphone o tableta.
• Paso 5: Haga clic en Aplicar para agregar su firma
• Paso 6: Confirmar la firma
• Paso 7: Envíe el documento firmado al remitente

La firma digital suele estar adherida a un documento PDF. Si es necesario, conviértalo a un documento Word .

¿Son las firmas digitales legalmente vinculantes y seguras?

En Francia y en varios otros países, una firma digital tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita.

Al igual que con una firma manuscrita, puede usar una firma digital para garantizar la integridad de su documento electrónico. Esta firma le permitirá ser identificado si es el firmante.  

También implica su consentimiento al contenido del documento. Además, es una solución rápida, segura y legalmente vinculante.

Una firma digital legalmente válida debe incluir un código de autenticación adecuado, una dirección de correo electrónico y una dirección IP. También puede ir acompañada de una foto del firmante tomada por una cámara web. Estos elementos son necesarios para verificar la firma electrónica.

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Conclusión

Las firmas digitales ofrecen numerosas ventajas. No solo permiten limitar los viajes, sino que también ahorran papel y tinta y, sobre todo, protegen el medio ambiente, manteniendo la seguridad y autenticidad del documento.

La creación de la firma digital se realiza mediante determinado software o en plataformas web.

Hoy en día, la firma electrónica es vinculante y segura.