Unternehmen, die erfolgreich von traditionellen Instandhaltungsmanagementprozessen auf digitalisierte Verfahren umstellen, erzielen durchweg äußerst positive Ergebnisse. Dieser Artikel stellt einige Vorteile vor, die sich direkt aus der Implementierung eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) der nächsten Generation ergeben.
Was ist digitale Transformation?
Das digitale Zeitalter begann vor über 50 Jahren. Die digitale Revolution, auch bekannt als die dritte industrielle Revolution, entspricht dem Übergang von analoger mechanischer und elektronischer Technologie zu digitaler Elektronik.
Diese digitale Revolution nahm in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts, insbesondere in den 1970er und 1980er Jahren, mit der Einführung digitaler Speichermedien und der Verkleinerung ihrer Kapazität gemäß den im Mooreschen Gesetz festgelegten Zeiträumen rasant an Fahrt auf: einer Steigerung der digitalen Transaktionskapazität um 100 % alle 18 Monate.
Dies hat zu einem erstaunlichen Wandel aller Bereiche des modernen Lebens geführt, sowohl des privaten als auch des beruflichen. Dieses Phänomen birgt zudem die große Gefahr, außer Kontrolle zu geraten, aber das ist ein anderes Thema, das wir später behandeln werden.
Die digitale Transformation ermöglicht es Organisationen, manuelle administrative Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, wodurch die Mitarbeiter frei werden, sich auf neue, wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Welche Schritte sind bei einer digitalen Transformation erforderlich?
Wir können vier Stadien in der Entwicklung einer Organisation unterscheiden:
- Phase 1 – Deutlicher Rückstand bei der digitalen Transformation
- Phase 2 – Beginn der Anforderungsentwicklung und sich entwickelnder organisatorischer Wille zur Umsetzung
- Phase 3 – Softwarelösungen sind implementiert und verbessern die Betriebsergebnisse.
- Phase 4 – Dies ist die Automatisierungsphase: Die Mitarbeiter des Unternehmens arbeiten zu 100 % digital zusammen. Auch ein Großteil der Kommunikation mit Kunden und Partnern ist digitalisiert.
Wie vollzieht sich die digitale Transformation innerhalb eines Unternehmens?
Natürlich gibt es nicht die eine digitale Transformation. Innerhalb einer Organisation gibt es viele unterschiedliche Bereiche, und obwohl sie alle von besseren Tools profitieren können, verläuft der Prozess nicht in allen Abteilungen gleich schnell oder gleichzeitig.
Unternehmen können beispielsweise in modernste Mobiltechnologie investieren, ohne ihre Bestandsverwaltungsmethoden zu ändern. Sie können die Routenplanung ihrer Techniker automatisieren und gleichzeitig weiterhin papierbasierte Arbeitsaufträge verwenden. Betrachten wir die Vorteile der Digitalisierung anhand einiger Anwendungsfälle.
CMMS: Die Vorteile der digitalen Technologie
Übrigens, was bedeutet GMAO? GMAO ist die Abkürzung für Computerized Maintenance Management System (Computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem) und bezeichnet eine Software, die alle Informationen im Zusammenhang mit der Instandhaltung technischer Geräte erfasst und die Anwender bei ihren Arbeitsabläufen unterstützt.
Zeit zwischen der Fertigstellung einer Dienstleistung und ihrer Rechnungsstellung
Dies ist die Zeit, die benötigt wird, um einem Kunden die in seinem Auftrag durchgeführten Wartungsarbeiten in Rechnung zu stellen, sobald diese abgeschlossen sind. In Unternehmen, die noch keine digitale Transformation umgesetzt haben, kann dieser Zeitraum zwischen einigen Tagen und zwei bis fünf Wochen variieren.
Ein fortschrittlicher Wartungsdienstleister kann im Zuge seiner digitalen Transformation Rechnungen noch am selben Tag erstellen. Dies wird dadurch ermöglicht, dass alle notwendigen Abrechnungsinformationen während des Serviceeinsatzes in Echtzeit erfasst, die Proforma-Rechnung des Kunden automatisch generiert, eine digitale Signatur vor Ort eingeholt und anschließend alles in Echtzeit über die mobile App geteilt und zur sofortigen Rechnungsstellung in ein ERP-System integriert wird.
Dies verkürzt die Zeit bis zum Forderungseinzug erheblich, vereinfacht den gesamten Prozess der Kontenbereinigung, verringert den Arbeitsaufwand des Verwaltungspersonals und setzt enorme Bargeldmengen frei.
Dieses Geld steht nun früher zur Verfügung, um Provisionen, Boni, Marketingausgaben und Gehälter zu bezahlen – kurzum, um im Dienste der Organisation eingesetzt zu werden, damit schneller mehr Geld verdient wird.
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Technikereffizienz
Dank einer mobilen Anwendung für das Außendienstmanagement muss der Techniker keine Arbeitsaufträge mehr ausfüllen, Handbücher mit sich führen, Ersatzteilbestellformulare einreichen oder Karten konsultieren – alle benötigten Informationen sind sofort verfügbar.
Das Mobilgerät informiert sie über Ort und Datum des nächsten Einsatzes, den besten Weg dorthin, die voraussichtlich benötigten Ersatzteile sowie Handbücher und technische Informationen – alles in digitaler Form, aktuell und auf Abruf.
Darüber hinaus kann das Gerät Videos von Wartungsaufgaben anzeigen, Augmented-Reality-gestützte Wartungssitzungen und Tutorials bereitstellen und dem Techniker ermöglichen, einen Freund anzurufen und Fernunterstützung der Stufe 2 mit Audio- und Videofunktion zu aktivieren.
Berücksichtigt man die Zeit, die Techniker in weniger innovationsorientierten Unternehmen mit administrativen Aufgaben verbringen – Informationssuche, Teilebestellung, Suche nach Diagrammen und Referenzmaterialien –, so konnte eine Verbesserung der Techniker- bzw. Ingenieursauslastung um 20 bis 40 % festgestellt werden. Dies entspricht einer tatsächlichen und effektiven Steigerung der Arbeitszeit.
Dies ermöglicht es, mehr Arbeit pro Tag, Woche oder Monat zu erledigen. Dadurch bleibt mehr Zeit für den Kunden, wodurch sich die Beziehungen vertiefen und verbessern lassen. Techniker und Ingenieure können sich sogar auf zusätzliche Vertriebschancen konzentrieren. Kurz gesagt: Unternehmen können mit ihren vorhandenen Mitarbeitern deutlich mehr erreichen – und das ohne zusätzliche Kosten.
Effizienz im Backoffice
Die digitale Transformation führt zwar zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz der Techniker, doch wirkt sich dies unmittelbar auf die Arbeit im Backoffice aus. In weniger fortschrittlichen Betrieben müssen alle Daten, die Techniker in Serviceberichten, Bestellungen, Prüf- und Inspektionsberichten usw. erfassen, gelesen, interpretiert und in ERP-Systeme oder veraltete Software eingegeben werden, die keine Datenerfassung direkt im Außendienst ermöglicht.
Die mehrfache Dateneingabe und das manuelle Abrufen von Informationen stellen eine enorme Belastung für die Mitarbeiter im Backoffice dar. Wenn diese nicht gerade mit dem Entschlüsseln von Arbeitsaufträgen und der Dateneingabe beschäftigt sind, müssen sie die Vertragsdatenbank durchsuchen, Kundendaten überprüfen, Diagramme finden, Teilebestellungen oder Lieferungen verfolgen oder Abrechnungsfehler aufklären.
In einem vollständig digitalisierten Unternehmen gehören diese Tätigkeiten der Vergangenheit an. Alle Daten werden nur einmal eingegeben, erfasst, gespeichert und bei Bedarf wiederverwendet.
Verträge und Rechte sind sofort verfügbar. Kunden haben Zugriff auf ihre Vertragshistorie und können ihre Transaktionshistorie selbst einsehen. Der Bedarf an und die Rolle der Backoffice-Mitarbeiter verändern sich und entwickeln sich von reinen Verwaltungskräften zu einem Motor für die Geschäftsentwicklung. Die Nutzung des Backoffice hat sich verdoppelt.
Das Ende der nicht abgerechneten Dienstleistungen
Die Möglichkeit, Vorgänge im gesamten Unternehmen sofort aufzuzeichnen und wiederzugeben, eröffnet sich mit der digitalen Transformation.
Häufig stellen wir bei Gesprächen mit Unternehmen im Wartungssektor über sogenannte Leckagen – also die Praxis, nicht alle Leistungen in Rechnung zu stellen, die einem Unternehmen zustehen – fest, dass diese Unternehmen zwar wissen, dass dies geschieht, aber keine Möglichkeit haben, diese Leckagen zu erfassen:
Sie verlangen von uns, etwas zu quantifizieren, das wir nicht sehen können. Natürlich würden wir es unterbinden, wenn wir es könnten.
Digitale Werkzeuge ermöglichen die sofortige Überprüfung vertraglicher Verpflichtungen und die präzise Nachverfolgung der im Rahmen eines Vertrags verwendeten Teile. Die genaue Messung der Rentabilität wird dadurch sehr einfach.
Wir beobachten bei einigen Unternehmen einen Rückgang der Leckagen um 15 bis 20 Prozent, da sie nicht in der Lage sind, Verträge zu überprüfen und/oder die Verwendung von Ersatzteilen ordnungsgemäß zu überwachen.
Eine Methode der kontinuierlichen Verbesserung
Die Umsetzung einer digitalen Transformation führt zu deutlichen Verbesserungen der operativen Leistungsfähigkeit und damit zu enormen finanziellen Vorteilen für Unternehmen im Bereich der Anlagen- und Gerätewartung.
Durch die Eliminierung von Aufgaben ohne Wertschöpfung können sich Ihre Teams auf ihre Kunden konzentrieren, Geräte gleich beim ersten Mal richtig reparieren, zusätzliche Einnahmequellen erschließen und sicherstellen, dass Sie alles abrechnen können, was Sie abrechnen müssen – ohne dabei Geld zu verschenken.
Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess, der sich stetig weiterentwickelt und ausweitet. Unternehmen, die aus irgendeinem Grund diese Chance nicht nutzen, werden im Hinblick auf Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit zunehmend von ihren Konkurrenten abgehängt und letztendlich vom Markt verschwinden.
Abschluss
Unternehmen, denen der Übergang von traditionellen und manuellen Prozessen zu 100% digitalisierten Prozessen gelingt, verzeichnen deutliche Verbesserungen der operativen Leistungsfähigkeit, was zu enormen finanziellen Vorteilen führt.
Durch die Eliminierung mühsamer Aufgaben können sich Ihre Teams auf ihre Kunden konzentrieren, Geräte gleich beim ersten Mal richtig reparieren, zusätzliche Einnahmequellen erschließen und sicherstellen, dass Sie alles abrechnen können, was Sie abrechnen müssen.
