Wir alle haben diesen Reflex, eine Adresse einzugeben, schnell zwei Zeilen zu schreiben und auf „Senden“ zu klicken, ohne viele Fragen zu stellen. Denn tief im Inneren ist es alltäglich geworden. Doch Messaging-Apps mit ihren übersichtlich angeordneten Schaltflächen und versteckten Optionen helfen uns selten dabei, wirklich zu verstehen, was wir tun. Man glaubt, eine friedliche Nachricht zu senden, aber ohne es zu merken, hat man vielleicht seinen Chef, seinen Ex und seinen nervigen Kollegen in die gleiche Schleife gezogen. Und solche Dinge erklärt einem niemand.
E-Mails sind wie geschäftliche Texte: Ein Fehltritt, ein falsches Wort oder ein Empfänger zu viel können die Teamatmosphäre ruinieren oder einen als jemanden erscheinen lassen, der nichts weiß. Das Schlimmste daran ist, dass die meisten Fehler auf Details zurückzuführen sind, die Apps verschweigen. Man öffnet seinen Posteingang und sieht die Felder „An“, „CC“ und „BCC“, aber keine einzige Zeile, die erklärt, wozu sie eigentlich dienen. Man glaubt, es zu wissen, bis man eines Tages versehentlich sein gesamtes Adressbuch in eine E-Mail kopiert, die eigentlich vertraulich bleiben sollte.
Die Abkürzungen, die wir ohne nachzudenken nehmen
Wir sind Experten im Schnelligkeitsmanagement geworden. Ein „Allen antworten“ genügt, und die Nachricht ist abgeschickt. Doch in unserer Eile vergessen wir, dass eine Nachricht ein Minimum an Nachdenken erfordert. Besonders, wenn mehrere Personen beteiligt sind. Eine E-Mail an das Team, die Partner oder einen Kunden zu senden, ist nicht dasselbe. Und doch behandeln wir alles gleich. Und genau da beginnen die Probleme.
Sie versenden eine Folge-E-Mail an einen Kunden und möchten, dass Ihr Kollege unauffällig nachfasst. Sie setzen ihn in eine sichtbare Kopie. Doch in Wirklichkeit antwortet dieser Kollege allen, weil er glaubt, das Richtige zu tun. Und schon haben Sie Tür und Tor für eine oberflächliche Diskussion geöffnet, die nie hätte stattfinden dürfen. Oder noch schlimmer: Sie vergessen, vertrauliche Adressen zu verbergen, und jeder erhält am Ende eine komplette Datei mit Kontakten, die er nie hätte sehen sollen.
Hier berühren wir etwas Grundlegendes, das nie klar erklärt wurde, wie den berühmten Unterschied zwischen CC und BCC, den wir zwar zu verstehen glauben, aber selten vollständig beherrschen. Und die Apps in all dem? Sie lassen einen rätseln. Als ob jeder von der Schule wissen müsste, wie man saubere und effektive digitale Kommunikation betreibt.
Es geht um Absicht (und Diskretion)
CCing (Carbon Copying) ist so ähnlich, als würde man einem Freund eine SMS schicken und den anderen Freund in eine Endlosschleife stecken, sodass er die Story verfolgen kann, ohne unbedingt zu antworten. Er sieht alles, kann reagieren, bleibt aber normalerweise diskret. Es ist nützlich, aber man muss es mit Bedacht tun. Zu viele CCs führen zu einer Kakophonie. Jeder möchte kommentieren, seine Meinung äußern, sich einbringen. Und am Ende verliert man den Überblick über die ursprüngliche Nachricht.
Blind Carbon Copy (BCC) ist heimtückischer. Sie weihen jemanden ein, ohne dass jemand davon weiß. Es ist, als würden Sie jemandem ein Headset geben, damit er heimlich ein Gespräch mithören kann. Es ist nützlich, wenn Sie jemanden überwachen müssen, ohne dass es jemand anderes merkt. Zum Beispiel Ihren Vorgesetzten oder einen Kollegen, der einfach ein Auge auf die Dinge haben muss. Aber es ist auch ein zweischneidiges Schwert. Falsch eingesetzt, kann es Misstrauen oder Missverständnisse schaffen.
Was Messaging-Apps Ihnen nie sagen werden: Diese Tools sind nicht nur technische Optionen, sondern Signale. Die Wahl zwischen CC und BCC ist eine Nachricht für sich. Sie zeigen oder verbergen sie. Sie fügen sie ein oder schließen sie aus. Und das müssen Sie verstehen, um Missgeschicke zu vermeiden. Und vor allem zwingt es Sie, zwei Sekunden darüber nachzudenken, wer was sehen soll, denn sobald es gesendet ist, gibt es kein Zurück mehr.
Man lernt mehr im Job als in Tutorien.
Die Wahrheit ist: Jeder lernt durch Fehler. Man lernt, wie man eine Mailingliste verwaltet, nachdem man vergessen hat, BCC für einen Massenversand zu verwenden. Man versteht die Auswirkungen einer „Allen antworten“-Funktion, wenn der Chef einen Kommentar liest, der nicht für ihn bestimmt war. So ist das nun einmal. Und da Apps einem einfach die Schaltflächen zeigen, ohne ihre Verwendung zu erklären, tut man eben, was man kann.
Dasselbe gilt für automatische Signaturen, Anhänge, die wir vergessen, und solche, die wir um Mitternacht versenden, ohne über ihre Auswirkungen nachzudenken. Dafür gibt es kein universelles Handbuch. Es sind kleine Regeln, die wir mit der Zeit lernen. Das Problem ist, dass manche Fehler unverzeihlich sind. Und manchmal bleiben sie einem lange im Gedächtnis. Man kann so tun, als wäre es ein Versehen gewesen, ein Klick zu viel oder Unachtsamkeit, aber das Bild, das man vermittelt, bleibt.
E-Mail ist mehr als eine Nachricht, es ist ein Bild
Was den Leuten selten bewusst ist: Ihre Nachrichten sagen genauso viel über sie aus wie ihre Art, in Meetings zu sprechen oder sich bei einem Date zu kleiden. Eine gut formulierte, klare und respektvolle Nachricht hinterlässt einen starken Eindruck. Umgekehrt erweckt eine willkürlich verschickte E-Mail mit Tippfehlern, Personen in CC, die nicht dabei sein sollten, oder einem vergessenen Anhang den Eindruck von Nachlässigkeit, auch wenn dies nicht der Fall ist.
Glauben Sie nicht, dass Apps Ihnen das beibringen. Sie sind dazu da, es Ihnen beizubringen, nicht, wie man es richtig macht. Es liegt also an jedem von uns, sich die Zeit zu nehmen, kurz nachzudenken, bevor wir auf den Knopf drücken. Und vor allem: Hören Sie auf zu denken, es sei nur eine E-Mail. Denn oft ist es viel mehr als das. Und wenn Sie immer noch Zweifel haben, lesen Sie Ihre letzte E-Mail noch einmal, schauen Sie sich an, wen Sie geschrieben haben, und fragen Sie sich, ob Sie es nicht besser hätten machen können.
