PDFs sind ein sehr beliebtes und praktisches Dateiformat zum Teilen digitaler Dokumente. Sie erhalten Formatierung, Schriftarten, Bilder und Links des Originaldokuments, unabhängig von der verwendeten Software oder dem Betriebssystem. PDFs haben jedoch auch einen großen Nachteil: Sie sind oft schwer zu bearbeiten oder auszufüllen.
Deshalb kann es sinnvoll sein, Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare umzuwandeln, also in interaktive Dokumente, die es den Benutzern ermöglichen, Informationen direkt in die dafür vorgesehenen Felder einzugeben.
Was ist ein PDF-Formular und warum sollte man es verwenden?
Ein ausfüllbares PDF-Formular ist ein interaktives Dokument zur Informationserfassung. Es wird erstellt, indem dem Dokument Unterschriftenfelder, Kontrollkästchen, auszufüllende Textfelder oder Dropdown-Menüoptionen hinzugefügt werden.
Das auszufüllende PDF-Formular ist in vielen Fällen sehr nützlich, zum Beispiel:
- Bestellungen
- Spesenabrechnungen
- Mietformulare
- Stundenzettel der Subunternehmer
- Die Quittungen
- Umfragen und Studien
- Die Rechnungen
Durch die Umwandlung Ihrer PDFs in ausfüllbare Formulare können Sie:
- Vereinfachen Sie die Datenerfassung und -verarbeitung : Sie müssen Dokumente nicht mehr ausdrucken, scannen oder per Post oder E-Mail versenden. Sie können Antworten direkt auf Ihrem Computer oder Smartphone empfangen und diese problemlos in andere Software exportieren.
- Verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit : Bieten Sie Ihren Kunden, Partnern oder Mitarbeitern eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihre Formulare auszufüllen. So vermeiden Sie Dateneingabefehler, Löschungen und unleserliche Dokumente. Das erhöht die Antwortraten und die Kundenzufriedenheit.
- Optimieren Sie Ihr Markenimage : Sie zeigen, dass Sie technologisch führend sind und sich für die Umwelt engagieren. Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch und Ihren CO₂-Fußabdruck. Sie stärken Ihre Glaubwürdigkeit und Professionalität.
Hier finden Sie ein Video-Tutorial zur Erstellung eines interaktiven PDF-Formulars.
Wie wandle ich meine PDFs in ausfüllbare Formulare um?
Um Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare umzuwandeln, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Nutzen Sie spezielle Software : Es gibt Programme, die speziell für die Erstellung und Konvertierung von PDF-Formularen entwickelt wurden, wie beispielsweise Adobe Acrobat Pro , Foxit PhantomPDF oder Nitro Pro. Mit diesen Programmen können Sie Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Listen und vieles mehr erstellen. Sie können außerdem das Aussehen und Verhalten der Formulare anpassen und erweiterte Funktionen wie Datenvalidierung, automatische Berechnung oder elektronische Signaturen hinzufügen.
- Nutzung eines Online-Dienstes : Es gibt auch Webplattformen, mit denen Sie Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare umwandeln können, ohne Software auf Ihrem Computer installieren zu müssen. Beispiele hierfür sind PDFescape, JotForm oder Smallpdf. Diese Dienste sind in der Regel kostenlos oder kostengünstig, können jedoch Einschränkungen hinsichtlich Dateigröße, Anzahl der Formulare oder Sicherheit aufweisen.
- Nutzung einer mobilen App : Um Ihre PDFs auf Ihrem Smartphone oder Tablet in ausfüllbare Formulare umzuwandeln, können Sie eine spezielle App wie Adobe Fill & Sign, PDFelement oder CamScanner herunterladen. Mit diesen Apps können Sie Ihre Papierdokumente mit der Kamera Ihres Geräts scannen oder Ihre digitalen Dateien aus dem internen Speicher oder einem Cloud-Dienst wie Google Drive oder Dropbox importieren. Anschließend können Sie Formularfelder hinzufügen und diese mit Ihrer Tastatur oder einem Stift ausfüllen.
Die 5 Vorteile der Umwandlung Ihrer PDFs in ausfüllbare Formulare
- Die Garantie für zuverlässiges und solides Sehen
PDF-Formulare sind eine intelligente, relevante und zuverlässige Methode, um wichtige Daten sofort zu erfassen. Sie können Ihre Formulare individuell an die gewünschten Informationen anpassen und bei Bedarf ändern, um die Integrität und Genauigkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.
- Eine Steigerung der Effizienz
Fehlende Informationen, Tippfehler oder gar beschädigte Dokumente: Papierakten erhöhen das Risiko menschlicher Fehler. Indem Sie Ihre PDFs in ausfüllbare Formulare umwandeln und Ihre Dokumente digitalisieren, minimieren Sie diese Risiken. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und Energie. Die mühsamen und sich wiederholenden Aufgaben, die mit Papier verbunden sind (Drucken, Scannen, Speichern, Formulare suchen usw.), werden Ihnen bald völlig überholt vorkommen.
- Mehr Sicherheit
Der Umgang mit Daten erfordert absolute Sicherheit, dass Ihre Dokumente nicht in falsche Hände geraten – eine echte Herausforderung, insbesondere bei der gleichzeitigen Verwaltung zahlreicher physischer Akten. Die Umstellung auf Online-Formulare bietet Ihnen diese Sicherheit und nutzt alle verfügbaren Sicherheitsfunktionen. So ist beispielsweise das PDF-Formular passwortgeschützt, und die elektronische Signatur ist rechtsverbindlich.
- Eine vereinfachte Benutzererfahrung
Um Ihre Antwortraten zu steigern, ist es entscheidend, Formulare anzubieten, die schnell und einfach auszufüllen sind. Ihre Nutzer können ein PDF-Formular von jedem Gerät und Browser ausfüllen, ohne Software herunterladen oder zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Ihr Dokument bleibt während des gesamten Prozesses einfach und einheitlich, ohne dass die Benutzerfreundlichkeit darunter leidet.
- Eine positive Umweltauswirkung
Es ist kein Geheimnis, dass Formulare viel Papierkram und Druckkosten verursachen. Durch die Digitalisierung Ihrer Dokumente reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck. Weniger Papier, Geräte und Verbrauchsmaterialien bedeuten außerdem Kosteneinsparungen!
Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umwandlung Ihrer PDFs in ausfüllbare Formulare eine effektive Lösung zur Vereinfachung der Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente darstellt. Sie sparen Zeit, Geld und Speicherplatz. Sie verbessern die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Daten. Sie stärken die Kundenbindung und verbessern Ihr Markenimage.
